En un post anterior, exploramos tres grandes razones para alejarse de la vieja escuela, los procesos de retención legal manual en el nuevo reino emocionante y eficiente de las soluciones de retención legal SaaS.
Como ya hemos dicho, una retención legal puede ser compleja, consumir muchos recursos y ser enloquecedoramente imprecisa, y abre riesgos de incumplimiento y resultados de litigios poco ideales.
Estas tres razones para pasar a una solución SaaS de retención legal -evitar los costes y las sanciones por incumplimiento, certificar que se está llegando a los custodios adecuados y garantizar su cumplimiento- son muy poderosas. Pero no son, ni mucho menos, las únicas justificaciones para pasar de los procesos tradicionales, propensos a errores, a la gestión de la retención legal basada en SaaS.
A continuación, analizamos las razones 4, 5 y 6 para dar el paso. Si está interesado en revisar la lista completa que hemos reunido, puede descargar una copia de un nuevo ebook, 9 razones por las que necesita una solución SaaS de retención legal, simplemente haciendo clic en la imagen adyacente del ebook.
Integrar y colaborar mejor
En un departamento jurídico interno de tamaño normal (o incluso pequeño), hay una avalancha constante de asuntos que gestionar y tareas que ejecutar. Fuera del departamento jurídico, las distintas unidades y grupos corporativos se dedican, como es natural, a gestionar sus propias y complejas operaciones.
Pero para reducir el riesgo de expolio accidental, es imprescindible que las unidades y equipos multifuncionales de toda la empresa conozcan las retenciones legales y los datos o activos específicos que pretenden identificar. ¿Utilizar enfoques manuales y convencionales para coordinar esto y conseguir los resultados adecuados? Es prácticamente imposible.
Como señalamos en la Razón nº 2 de nuestro post anterior, una solución SaaS de retención legal que esté integrada con una base de datos de RRHH o de la empresa puede identificar con rapidez y precisión a los custodios adecuados para determinados datos y materiales. Pero los beneficios de la integración entre plataformas/productos pueden extenderse aún más si una herramienta de retención legal está conectada con sistemas de gestión de asuntos, gestión de contenidos y activos, correo electrónico, directorios globales, etc:
- Una comunicación mejor y más automatizada mejora la conservación de los datos, al tiempo que maximiza la eficacia y el ahorro.
- Las retenciones legales pueden lanzarse desde la gestión integrada de asuntos, en lugar de por separado.
- El estado de custodia y conservación de los datos puede supervisarse y notificarse de forma centralizada.
¿Otra ventaja clave?
- La mejora de la comunicación, la colaboración y la capacidad de respuesta entre el departamento jurídico y otros equipos corporativos fomenta la colaboración y eleva el prestigio del departamento jurídico dentro de la organización.
Contener los costes de los proveedores para la recogida y el tratamiento de la ESI
Una retención legal mal ejecutada puede disparar los costes del e-discovery. ¿Cómo? Una vez identificada la información electrónica relevante, la siguiente tarea consiste en recopilarla y procesarla ("culling") para eliminar cualquier dato o material irrelevante, y almacenarla para su revisión.
Para lograrlo, los departamentos jurídicos internos suelen recurrir a proveedores externos, consultores forenses o incluso a sus propios departamentos informáticos. Pero si se han cometido errores de identificación durante el proceso de retención legal -como no identificar todos los datos relevantes-, puede suponer costes adicionales de recopilación y procesamiento.
En primer lugar, los costes de recogida y tratamiento pueden acumularse rápidamente, ya que muchos proveedores cobran por hora o por dispositivo. He aquí un ejemplo elemental que se sitúa en el extremo inferior de la escala, para un único asunto relativamente modesto:
Ahora extrapole eso a múltiples asuntos, o a asuntos más complejos que implican muchos más dispositivos en un gran entorno corporativo - y luego calcule los costes adicionales causados por un proceso de retención legal deficiente.
¿Un coste adicional para el proveedor? Estos datos deben cargarse en una herramienta de revisión de documentos. Esto también suele subcontratarse, y los proveedores suelen cobrar por gigabyte tanto por procesar como por cargar los datos. Esto puede costar entre 150 y 250 dólares por gigabyte procesado y entre 50 y 100 dólares por gigabyte cargado en la herramienta de revisión. De nuevo: imagínese el coste si hay decenas de miles, o posiblemente millones de documentos asociados a un asunto individual, y un proceso de retención legal deficiente da lugar a que haya que hacer aún más trabajo de proveedor.
Eliminar los costes de las entrevistas con los guardianes
El proceso de retención legal se basa en un compromiso efectivo con los principales custodios de datos o documentos potencialmente relevantes. Una vez identificados los datos necesarios, parte del proceso de localización de esos datos consiste en entrevistar a los posibles custodios para evaluar exactamente qué datos, documentos y registros deben conservarse, y dónde residen esos elementos: en correos electrónicos, en una unidad de disco, en un dispositivo móvil, incluso en mensajes de texto o publicaciones en redes sociales.
Tradicionalmente, corresponde al departamento jurídico realizar entrevistas en persona con estos custodios para averiguar dónde se guarda esta información o, con frecuencia, delegar el trabajo en un asesor externo.
El precio del cumplimiento puede ser elevado, incluso en este ejemplo tan conservador:
La automatización de este paso mediante una solución SaaS de retención legal puede ahorrar al departamento jurídico gran parte del coste que supone esta parte del proceso. ¿Cómo?
- Mediante interfaces de arrastrar y soltar, un equipo jurídico interno puede diseñar cuestionarios personalizados y autoguiados para los custodios, utilizando plantillas que incorporan las mejores prácticas jurídicas y preguntas validadas por los tribunales.
- El diseño sencillo y claro de un buen cuestionario web permite a los custodios responder con rapidez y precisión, evitando la necesidad de sentarse con los abogados.
- Los recordatorios y escalamientos automatizados también pueden maximizar el cumplimiento.
- Una solución SaaS de calidad generará al instante informes dignos de auditoría sobre el proceso de retención legal para que pueda tomar las medidas adecuadas para que resista el escrutinio de los tribunales.
¿Quiere la lista completa?
Todo está en el ebook, 9 razones por las que necesita una solución SaaS de retención legal. ¿Está explorando sus opciones de tecnología jurídica o preparando un caso de adopción para presentar a otras partes interesadas o a la dirección? Será una herramienta útil para evaluar los muchos pros (y los casi inexistentes contras) del software de retención legal SaaS.
