俗话说：'犹豫不决者必败'。这句话可以修改一下： 犹豫不决的人将在法庭上败诉。 单凭这一点，就足以成为用 SaaS 法律保留软件取代传统法律保留程序的理由。
正如我们最近指出的，法律保留可能是一项非常复杂的任务，可能涉及数千份文件和数百人，分散在不同的业务部门和边界、服务器和系统中。找到并保存正确的记录和数据，尤其是同时管理多个搁置？如果法律部门仍然依赖人工和传统方法来管理这一切，就会产生违规风险和负面诉讼结果。
法律保留软件解决方案通过自动化和标准化法律保留，帮助降低风险，减少成本、人力以及流程中可能出现的混乱，从而使其高效、全面并具有可辩护性。最好的 最好的这些解决方案都是基于 SaaS 的，并能与 ELM 和事项管理平台顺利集成。因此，可以对法律部门投资组合的各个方面进行集中监督和控制。
此外，随着法院越来越习惯于法律支持软件采用者所表现出的更高的合规性，他们会越来越不能容忍（就像法院容易做的那样）那些达不到SaaS 支持水平的软件。不难预料，他们对那些达不到 SaaS 支持水平的公司的容忍度会越来越低（这也是法院的一贯作风）。
以下是 理由采用 SaaS 法律持有解决方案：
避免因不遵守规定而付出代价和受到制裁
如果没有正确执行法律保留，负面结果可能不止一个方面：有可能在诉讼中败诉，也有可能因未 "合理 "努力遵守而受到司法制裁。
法院可能会对与不遵守规定有关的废弃证据的一方进行处罚，但处罚的范围可能会超出经济成本。法院可强制披露证据，或作出有利于对方当事人的判决。
或者，它可以选择发布不利于陪审团的指示作为一种制裁：在 O'Berry v. Turner在 2016 年佐治亚州的一起人身伤害案中，联邦法官发现被告保存数据的努力 "微乎其微"，并指示陪审团可以推定丢失的证据会对被告的案件造成损害。
值得一提的例子有：失败的法律保留程序如何影响了参与诉讼的公司？
删除数据将被罚款 300 万美元：
2012 年，当 Plantronics 收到反垄断诉讼的通知时，公司通知员工保存相关信息，举办培训课程，并定期发出合规提醒。然而，一位高管仍然删除了他 40% 以上的电子邮件，甚至敦促其他人效仿，导致数千封电子邮件丢失。尽管 Plantronics 努力保存并恢复了这些数据，联邦法官还是对该公司处以 300 万美元的制裁。
马虎 "是如何给哈珀柯林斯基督教出版社一记耳光的？
在一起针对哈珀-柯林斯公司宗教出版部门的诉讼过程中，一位特别主事官和一位治安法官都发现被告在保存过程中表现出 "故意的盲目性"，"随意、粗心"、"自制、迟缓、马虎"，并表现出 "瘫痪甚至故意迟缓"，其 "对可辩护的收集和搜索的承诺[充其量]只是敷衍了事"。除其他材料外，相关时间段内超过 75 万封电子邮件和附件没有得到保存。多重处罚中包括什么？哈珀-柯林斯-克里斯汀公司被禁止提供某些证据进行辩护，并将承担特别主事官 75% 的费用和成本，以及原告 50% 的律师费。该案于 2012 年开庭审理，处罚总额可能高达七位数。
联系正确的保管人
如果你已经（大体上）确定了你需要在法律保留下保存的资料的位置，那么你就必须向负责保存的人--保管人--发出适当的指示。但在这里，我们又遇到了手动法律保留系统的不足之处。
通常情况下，法务部门只能猜测谁是相关 ESI 或实体文件的负责人。如果隶属于大型企业或全球性企业，内部法务人员必须在遥远的办事处确定潜在的保管人，这几乎是难上加难。
在许多情况下，他们以前从未接触过这些员工或他们的经理，因此他们要解开组织的疙瘩，找出合适的保管人。
当相关数据分散在可能甚至成千上万的托管人手中时，就会出现另一个困难。对于法律部门来说，仅仅识别谁是真正合格的托管人就会耗费大量的时间，而且会有很多兔子洞和死胡同。
解决方案是什么？通过应用程序接口（API）/直接连接器（Direct Connector）与人力资源数据库和企业平台数据库实现无缝集成的SaaS 法律持有解决方案。这样，软件就能直接与这些数据库同步。对企业内部法律团队有什么好处？
- 获取数据和设备，以便进行早期个案评估，收集相关资料。
- 能够暂停可能危及关键数据的常规删除任务。
- 显著加快持有过程中的识别阶段。
- 更有可能直接锁定正确的保管人，并获得及时回应和证明。
- 它不需要信息技术协助（或只需极少的参与）。
确保保管人合规
也许你已经从法律运营团队成员那里发出了一条法律保留信息。然后再由内部律师发出一条。甚至，在最紧急的情况下，由总法律顾问发出。然而，目标保管人的回应呢？不存在。
但是，要让 每一个负责保存与持有相关的数据或文件的人100% 遵守规定 吗？这绝对是当务之急。
然而，有时保管员根本不会注意到您发送的通知，或者延迟回复。或者，如果他们一开始就不是正确的联系人（见原因 2），他们甚至会忽略通知或跳过回复，因为他们还有很多其他工作要做。在这种情况下，他们就会把你蒙在鼓里，不知道他们一开始就不应该联系你，这样你就会浪费更多重要的跟进时间。
正如我们前面提到的，当保管人的数量达到数百甚至数千时，使用传统方法跟踪合规情况并进行适当的跟进或升级就变得更加困难。这在一定程度上增加了流程的不准确性，可能经不起法庭或对方律师的审查。
答案是什么？答案不是 A）游行到他们的办公室，在他们家门口安营扎寨，或者 B）把问题抛给上级（使用同样的劳动密集型流程，请记住），这可能也会毫无结果地耗费他们的时间。
当托管人的数量达到数百甚至数千时...
自动提醒和升级是 SaaS 法律保留管理解决方案的一项重要功能：
- 它们简化并加快了指示和证明过程，并以自动提醒取代了电子表格或其他手工托管跟踪方式，从而提高了准确性。
- 托管人既会收到初始通知，也会收到您设置的后续通知，以确保您在规定时间内完成合规性要求。
- 如果收件人不遵守规定，问题就会自动上报给他们的上级。不过，如果将最初的保管人通知流程自动化，这种情况就更容易避免了。
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