当你处于危急关头时，不是想办法解决的时候。企业领导者意识到，为业务中断做好准备并承受住业务中断的最佳时机就是使用紧急消息系统。这就是为什么必须建立一个事件管理平台，以便在员工、供应商甚至客户之间进行双向群发通信。在重大事件发生之前，如果应急信息传递系统已经就位，您就可以向组织成员传递重要信息。
业务连续性计划是贵组织在危机或异常情况下开展业务的指南。在制定计划的过程中，您将创建系统和制定方法，以帮助预防灾难和在业务中断后进行恢复。它将帮助贵组织保持弹性，以便在任何情况下都能生存。
制定连续性计划的目的是预防。对于贵组织无法控制的事件，连续性计划将帮助贵组织在恢复过程之前和期间继续运行。
制定一项有效的业务连续性计划，可以使您的企业或组织在危机时期成功运作。除沟通外，以下是业务连续性计划的其他重要组成部分：
1.风险和潜在业务影响
2.规划适当的应对措施
3.角色和责任
4.测试和培训
仅有计划是不够的。您的组织领导者必须定期审查并在必要时修订计划，以确保计划能够满足您的需求。您的组织必须建立一个系统，及时更新员工的联系信息。如果通信系统中没有正确的数据，就无法与所有员工取得联系。
除了在紧急情况下有效通知员工外，您还可以使用紧急信息传递系统来帮助部门间沟通和改善社区关系。例如，一些警察部门使用各种信息传递系统与他们所服务的公民取得联系并向他们传递有价值的信息。
当我们发现可以轻松设置各种群组和部门时，很明显，这将使我们能够利用它来与员工进行其他沟通。
杰里-莱伯格 信息系统总监
当您积极主动地确定如何在危机期间共享信息时，就能体现出您对员工的重视。在本文中，我们将讨论为什么考虑使用紧急信息传递系统适合贵组织的五个原因。
1.向会员传递统一准确的信息
在紧急情况下，公司领导向成员传达准确信息的能力至关重要。根据灾难的范围和性质，有关所发生事件的信息将来自多个来源。全国性新闻来源和地方性新闻来源都可能对事件进行报道。随着互联网的普及，人员也可以通过收听自己喜欢的播客或博客文章来查找信息。
利用紧急信息传递系统可以从一个主要来源向组织成员传递准确的信息。由于每个人都能同时接收到相同的信息，因此减少了混淆。您还可以立即处理任何错误信息。您的员工知道他们掌握了有关危机的最新准确信息，因此会感到安心和安全。
在制定应急计划时，可以提前准备一些要传达的信息。预设信息可以在紧急情况发生时节省时间。
作为健全的业务连续性计划的一部分，您需要考虑领导者应如何在员工中传播信息。您的组织必须从一个中央位置或组织内的个人发布信息，以消除混乱。危机的类型将决定领导者应该传递哪类信息，以及应该多久提供一次信息更新。
通过有效的紧急信息发布系统，您可以根据需要增加或减少通信频率。最初，您可能需要在事件发生后数小时内发布信息。随着时间的推移和事态的控制，更新频率可以降低。
您还可以向所有员工发送电子邮件，通报业务运营的变化和可用资源的使用情况。当许多员工在不同地点远程工作时，转发这类信息的功能就非常有用。
2.核实紧急情况下组织成员的安全
自然灾害、主动枪击事件和恶劣天气事件是许多人每天都要面对的不幸事件。无论是西部的野火还是南部的飓风，全国性的灾难都影响着美国的许多人。
2020 年，虽然美国正处于大流行病的肆虐之中，但还是发生了几起涉及工作场所暴力的事件。根据美国国家海洋和大气管理局（NOAA）的数据，在 2021 年大西洋飓风季节，美国大陆共发生了21 次命名风暴和 7 次登陆飓风。COVID-19 冠状病毒大流行也无一幸免。所有这些事件都说明了应急消息系统对企业至关重要的原因。
在重大事件中，您直接联系成员以提供重要信息的能力可能意味着生与死的区别。在发生工作场所暴力事件时，您可以提醒员工受到威胁的确切地点，以便他们避开该地点。
当发生重大事件时，您还可以向员工发送信息，要求他们做出回应，核实他们是否收到了信息以及他们的安全情况。
当会员回复信息时，您将直接收到这些信息。您可以利用这些信息来确定您需要采取哪些措施来解决任何额外的安全需求或问题。
3.提供内置报告系统
有效的信息传递系统可以让你捕捉到组织成员何时回复信息及其回复详情的相关信息。在大多数情况下，你可以打印一份报告，显示何时发送信息、谁收到了信息、如何收到以及何时收到。作为通信流程的管理者，您可以分析这些信息以改进流程。报告可以突出系统中的漏洞。例如，你可能无意中遗漏了一组需要纳入信息传递系统的人员。
这些报告将成为历史文献，供日后微调程序时研究。如果对某个人是否收到某些信息有任何疑问，这些报告还可以证明个别成员的回复历史。
4.为未知因素编制预算
应急计划可以为您的组织节约成本。我们常听到这样一句话：没有计划，就等于计划失败。您可以将这句话应用于组织如何处理紧急情况和自然灾害。您的组织应该为未知情况制定计划和预算。预览连续性计划可以突出战略中的不足，确定需要开发的流程以及目前可能无法购买的设备。
在危机发生前制定业务连续性计划时，您将有机会进行业务连续性测试，如桌面演习，以完成整个流程。您还可以对每个组织级别的成员进行培训。在此过程中，您会发现哪些具体程序可能需要进一步制定或改进。
在危机发生之前制定计划，还可以确定贵组织是否需要购置特定设备，以便在特定情况下协助运作。除了紧急情况，您可能永远不会使用某些设备。因此，只有到了那个时候，您才会知道自己需要这些设备。为特定事件制定计划并进行桌面演练可以帮助您更好地为处理紧急情况做好准备。
如果您的组织足够幸运，您将有机会为所需设备编制预算。通常情况下，设备成本取决于对产品的需求，而危机期间对产品的需求会增加。当需求没有那么大时，计划和购买设备可以节省成本。这也可能是贵组织拥有可用资金的时候。当危机发生时，这些资金可能就不存在了。
5.满足州和联邦通信要求
一些机构必须满足医疗保险和医疗补助服务机构 (CMS)以及其他监管组织的要求，建立群体通知系统 ，以做好应急准备。医院和其他医疗机构一贯使用群发通知系统来应对危机事件，并与其他医疗服务提供者、患者和家属进行沟通。
医疗机构必须制定书面的应急通讯计划，其中包括如何协调病人护理。通讯计划还应包括医疗机构与应急管理机构互动和协调的方法。建立通讯系统的目的之一是在发生灾难时帮助保护病人的健康和安全。
测试紧急通知功能有助于让员工放心，我们确实制定了计划，一旦发生事故，他们就会收到通知。这些测试还提醒员工使用知识中心制定个人应急计划。
Jennifer Greer，杰克逊医疗集团安全专家
组织领导应至少每年审查一次设施的连续性，并在必要时进行更新。各机构可灵活决定如何制定和实施沟通计划。
其他机构，如执法部门、急救人员、应急通信中心和学校系统，可能会有自愿或强制的通信认证和监管合规要求。
如果您的组织必须满足特定的监管要求，Preparis 有工具帮助您的企业建立有效的应急通信战略。
编者按： 本文章最初发表在 Preparis 业务连续性软件网站上。2024 年 10 月，Mitratech 收购了业务连续性规划和应急响应解决方案的领先供应商Preparis。对内容进行了更新，以反映 Mitratech 扩大的产品范围、行业进步和监管动态。
