Cuando te encuentras en medio de una situación crítica, no es el momento de intentar averiguar cómo la vas a manejar. Los líderes de las organizaciones se dan cuenta de que el mejor momento para prepararse y soportar una interrupción del negocio es con un sistema de mensajería de emergencia. Por eso es esencial contar con una plataforma de gestión de incidentes que permita la comunicación masiva bidireccional entre sus empleados, proveedores e incluso clientes. Con un sistema de mensajería de emergencia ya instalado antes de que se produzca un incidente crítico, puede hacer llegar información crucial a los miembros de su organización.
Un plan de continuidad del negocio es la guía de su organización para operar durante crisis o circunstancias inusuales. Al desarrollar el plan, creará sistemas y desarrollará métodos para ayudar a prevenir un desastre y recuperarse después de una interrupción del negocio. Ayudará a su organización a mantenerse resiliente para poder sobrevivir a cualquier circunstancia.
El objetivo de establecer un plan de continuidad es la prevención. Para los eventos sobre los que su organización no tiene control, un plan de continuidad le ayudará a seguir operando antes y durante el proceso de recuperación.
El desarrollo de un plan de continuidad empresarial eficaz puede marcar la diferencia a la hora de que su empresa u organización pueda funcionar con éxito en tiempos de crisis. Además de la comunicación, estos son otros componentes fundamentales de un plan de continuidad empresarial:
1. Riesgos y posible impacto en el negocio
2. Planificar una respuesta adecuada
3. Funciones y responsabilidades
4. Pruebas y formación
No basta con tener un plan. Los líderes de su organización deben revisar y modificar periódicamente el plan según sea necesario para garantizar que satisfaga sus necesidades. Su organización debe contar con un sistema para mantener actualizada la información de contacto del personal. Si los datos correctos no se encuentran en el sistema de comunicaciones, será imposible ponerse en contacto con todos los empleados.
Además de su eficacia para notificar a los empleados en caso de emergencia, los sistemas de mensajería de emergencia pueden utilizarse para facilitar la comunicación entre departamentos y mejorar las relaciones con la comunidad. Por ejemplo, algunos departamentos de policía utilizan diversos sistemas de mensajería para ponerse en contacto con los ciudadanos a los que prestan servicio y comunicarles información importante.
A medida que descubrimos la facilidad con la que se podían crear diversos grupos y departamentos, se hizo evidente que esto nos permitiría utilizarlo para otros medios de comunicación con nuestros empleados.
Jerry Lehberger, Director de Sistemas de Información
Cuando adoptas un enfoque proactivo a la hora de definir cómo compartirás la información durante las crisis, demuestras el valor que otorgas a tus empleados. En este artículo, analizaremos cinco razones por las que considerar unsistema de mensajería de emergenciaes adecuado para tu organización.
1. Transmitir información uniforme y precisa a los miembros.
Durante las emergencias, es fundamental que los líderes de la empresa sean capaces de transmitir información precisa a sus miembros. Dependiendo del alcance y la naturaleza del desastre, la información sobre lo que está sucediendo provendrá de varias fuentes. Tanto los medios de comunicación nacionales como los locales pueden informar sobre el incidente. Gracias a Internet, el personal también puede sintonizar su podcast o blog favorito para encontrar información.
El uso de un sistema de mensajería de emergencia le permitirá enviar información precisa desde una fuente principal a los miembros de su organización. Dado que todos reciben la misma información al mismo tiempo, hay menos confusión. También puede corregir cualquier información errónea de inmediato. Sus empleados estarán tranquilos y se sentirán seguros al saber que disponen de información actualizada y precisa sobre la crisis.
A medida que desarrolla sus planes de emergencia, puede preparar con antelación parte de la información que desea comunicar. Los mensajes preestablecidos ahorran tiempo cuando se produce la situación.
Como parte de un plan sólido de continuidad del negocio, deberá considerar cómo sus líderes deben difundir la información entre la plantilla. Su organización debe publicar la información desde una ubicación central o a través de una persona concreta dentro de la organización para evitar confusiones. El tipo de crisis determinará el tipo de información que los líderes deben transmitir y la frecuencia con la que deben proporcionar actualizaciones de dicha información.
Con un sistema eficaz de mensajes de emergencia, puede aumentar o disminuir la frecuencia de las comunicaciones según sea necesario. Al principio, es posible que tenga que difundir información a las pocas horas de producirse el suceso. A medida que pasa el tiempo y la situación se va controlando, esas actualizaciones pueden ser menos frecuentes.
También puede enviar un correo electrónico a todos los empleados para comunicarles los cambios en las operaciones comerciales y el uso de los recursos disponibles. La posibilidad de reenviar este tipo de información resulta muy útil cuando muchos empleados trabajan a distancia desde diferentes ubicaciones.
2. Verificar la seguridad de los miembros de la organización durante una emergencia.
Los desastres naturales, los tiroteos y los fenómenos meteorológicos extremos son incidentes desafortunados a los que muchas personas se enfrentan a diario. Ya sean incendios forestales en el oeste o huracanes en el sur, los desastres nacionales afectan a gran parte de la población de Estados Unidos.
Aunque el país se encontraba en medio de una pandemia en 2020, se produjeron varios incidentes relacionados conla violencia en el lugar de trabajo. Según la Administración Nacional Oceánica y Atmosférica (NOAA), durante la temporada de huracanes del Atlántico de 2021 se registraron21 tormentas con nombre y siete huracanes que tocaron tierraen el territorio continental de Estados Unidos. La pandemia del coronavirus COVID-19 no ha dejado a nadie indiferente. Todos estos incidentes son ejemplos de las razones por las que un sistema de mensajería de emergencia es esencial para su organización.
Durante incidentes críticos, su capacidad para ponerse en contacto directamente con los miembros y proporcionarles información esencial podría marcar la diferencia entre la vida y la muerte. Durante un incidente de violencia en el lugar de trabajo, puede alertar a los empleados sobre la ubicación exacta de la amenaza para que puedan mantenerse alejados de ese lugar.
Cuando se producen incidentes críticos, también puede enviar mensajes a los empleados para solicitarles que respondan, verificando que han recibido el mensaje y que se encuentran bien.
A medida que los miembros respondan a los mensajes, usted recibirá esa información directamente. Puede utilizarla para determinar qué medidas debe tomar para abordar cualquier necesidad o inquietud adicional en materia de seguridad.
3. Proporcionar un sistema de informes integrado.
Un sistema de mensajería eficaz le permitirá recopilar información sobre cuándo los miembros de la organización respondieron a los mensajes y los detalles de sus respuestas. En la mayoría de los casos, tendrá la posibilidad de imprimir un informe que muestre cuándo enviaron el mensaje, quién lo recibió, cómo lo recibieron y cuándo. Como gestores del proceso de comunicación, pueden analizar esta información para mejorar el proceso. Los informes pueden poner de relieve las deficiencias del sistema. Por ejemplo, es posible que hayan omitido inadvertidamente a un grupo de personas que deben incluir en el sistema de mensajería.
Estos informes se convierten en documentación histórica que se estudiará más adelante para perfeccionar el proceso. También proporcionan pruebas del historial de respuestas de cada miembro, en caso de que surja alguna duda sobre si una persona ha recibido determinada información.
4. Presupuestar lo desconocido
Los planes de contingencia pueden ser una medida de ahorro para su organización. A menudo se dice que si no se planifica, se está planificando el fracaso. Esta afirmación se puede aplicar a la forma en que las organizaciones gestionan las emergencias y los desastres naturales. Su organización debe planificar y presupuestar para lo desconocido. La revisión previa del plan de continuidad puede poner de relieve las lagunas de su estrategia e identificar los procesos que deben desarrollarse y los equipos que deben adquirirse y que quizá no estén disponibles en la actualidad.
Cuando se crea un plan de continuidad del negocio antes de que se produzca una crisis, se tiene la oportunidad de realizar pruebas de continuidad del negocio, como simulacros, para poner en práctica el proceso. También se puede formar a los miembros de cada nivel de la organización. Al hacerlo, se descubrirá qué procedimientos específicos pueden necesitar un mayor desarrollo o mejora.
Trabajar en el plan antes de que se produzca una crisis también puede ayudar a identificar la necesidad de su organización de adquirir equipos específicos que le ayuden a funcionar en una situación determinada. Aparte de una emergencia, es posible que nunca utilice determinados equipos. Por lo tanto, no sabrá que los necesita hasta que llegue ese momento. Planificar eventos específicos y realizar simulacros puede ayudarle a prepararse mejor para manejar emergencias.
Si su organización tiene la suerte de poder hacerlo, tendrá la oportunidad de presupuestar el equipo que necesita. Por lo general, el costo del equipo depende de la demanda del producto, que aumenta durante una crisis. Cuando la necesidad no es tan grande, planificar y comprar el equipo podría suponer un ahorro de costos. También podría ser un momento en el que su organización disponga de fondos. Es posible que esos fondos no estén disponibles cuando se produzca la crisis.
5. Cumplir con los requisitos de comunicación estatales y federales.
Algunas instituciones deben cumplir con los requisitos delos Servicios de Medicare y Medicaid (CMS) y otras organizaciones reguladoras para disponer de un sistema de notificación masiva parala preparación ante emergencias. Los hospitales y otras instalaciones médicas utilizan constantemente sistemas de notificación masiva para responder a incidentes de crisis y comunicarse con otros proveedores de atención médica, pacientes y familiares.
Las instalaciones médicas deben contar con un plan de comunicación de emergencia por escrito que describa cómo la instalación coordinará la atención de los pacientes. El plan de comunicación también debe incluir el método que utilizará la instalación para interactuar y coordinarse con los organismos de gestión de emergencias. Uno de los objetivos de desarrollar un sistema de comunicación es ayudar a proteger la salud y la seguridad de los pacientes en caso de desastre.
Probar la función de notificación de emergencias ayuda a tranquilizar a los empleados, ya que les demuestra que contamos con planes y que se les notificará si se produce algún incidente. Estas pruebas también recuerdan a los empleados que deben utilizar el centro de conocimientos para elaborar sus planes de emergencia personales.
Jennifer Greer, especialista en seguridad, Jackson Healthcare
Los líderes de la organización deben revisar la continuidad de las instalaciones al menos una vez al año y actualizarla según sea necesario. Las instalaciones tienen flexibilidad para determinar cómo formular y ejecutar el plan de comunicación.
Otras instituciones, como las fuerzas del orden, los servicios de emergencia, los centros de comunicación de emergencias y los sistemas escolares, pueden tener requisitos de comunicación para la acreditación y el cumplimiento normativo, ya sea de forma voluntaria u obligatoria.
Si su organización debe cumplir con requisitos normativos específicos, Preparis cuenta con la herramienta necesaria para ayudar a su empresa a desarrollar una estrategia eficaz de comunicaciones de emergencia.
Nota del editor: Este post fue publicado originalmente en Preparis Business Continuity Software. En octubre de 2024, Mitratech adquirió Preparis, un proveedor líder de soluciones de planificación de continuidad de negocios y respuesta a emergencias. El contenido ha sido actualizado para reflejar la oferta ampliada de productos de Mitratech, los avances de la industria y los desarrollos regulatorios.
