Wenn Sie sich mitten in einer kritischen Situation befinden, ist das nicht der richtige Zeitpunkt, um zu überlegen, wie Sie damit umgehen sollen. Führungskräfte in Unternehmen wissen, dass sich am besten mit einem Notfall-Nachrichtensystem auf Betriebsunterbrechungen vorbereiten und diese überstehen lassen. Deshalb ist es unerlässlich, über eine Plattform für das Incident Management zu verfügen, die eine bidirektionale Massenkommunikation zwischen Ihren Mitarbeitern, Lieferanten und sogar Kunden ermöglicht. Mit einem Notfall-Nachrichtensystem, das bereits vor einem kritischen Vorfall eingerichtet ist, können Sie wichtige Informationen an die Mitglieder Ihres Unternehmens weitergeben.
Ein Business-Continuity-Plan ist der Leitfaden Ihres Unternehmens für den Betrieb in Krisen oder außergewöhnlichen Situationen. Bei der Entwicklung des Plans erstellen Sie Systeme und entwickeln Methoden, die dazu beitragen, Katastrophen zu verhindern und sich nach einer Betriebsunterbrechung wieder zu erholen. Er hilft Ihrem Unternehmen, widerstandsfähig zu bleiben, um jede Situation zu überstehen.
Das Ziel der Erstellung eines Kontinuitätsplans ist die Prävention. Bei Ereignissen, auf die Ihre Organisation keinen Einfluss hat, hilft Ihnen ein Kontinuitätsplan dabei, Ihren Betrieb vor und während des Wiederherstellungsprozesses aufrechtzuerhalten.
Die Entwicklung eines wirksamen Plans zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs kann darüber entscheiden, ob Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation in Krisenzeiten erfolgreich funktionieren kann. Neben der Kommunikation sind folgende Punkte weitere wichtige Bestandteile eines Plans zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs:
1. Risiken und potenzielle Auswirkungen auf das Geschäft
2. Planung einer angemessenen Reaktion
3. Aufgaben und Verantwortlichkeiten
4. Testen und Schulung
Es reicht nicht aus, nur einen Plan zu haben. Die Führungskräfte Ihrer Organisation müssen den Plan regelmäßig überprüfen und bei Bedarf überarbeiten, um sicherzustellen, dass er Ihren Anforderungen entspricht. Ihre Organisation muss über ein System verfügen, mit dem die Kontaktdaten der Mitarbeiter auf dem neuesten Stand gehalten werden können. Wenn die richtigen Daten nicht im Kommunikationssystem vorhanden sind, ist es unmöglich, alle Mitarbeiter zu kontaktieren.
Neben ihrer Wirksamkeit bei der Benachrichtigung von Mitarbeitern in Notfällen können Sie Notfall-Nachrichtensysteme auch zur Unterstützung der abteilungsübergreifenden Kommunikation und zur Verbesserung der Beziehungen innerhalb der Gemeinde einsetzen. Beispielsweise nutzen einige Polizeibehörden verschiedene Nachrichtensysteme, um mit den Bürgern, denen sie dienen, in Kontakt zu treten und ihnen wichtige Informationen zu übermitteln.
Als wir feststellten, wie einfach es ist, verschiedene Gruppen und Abteilungen einzurichten, wurde uns klar, dass wir dies auch für andere Kommunikationszwecke mit unseren Mitarbeitern nutzen können.
Jerry Lehberger, Leiter der Abteilung für Informationssysteme
Wenn Sie proaktiv festlegen, wie Sie Informationen in Krisensituationen weitergeben, zeigen Sie damit, wie wichtig Ihnen Ihre Mitarbeiter sind. In diesem Artikel nennen wir Ihnen fünf Gründe, warum einNotfall-Messaging-Systemfür Ihr Unternehmen sinnvoll ist.
1. Weitergabe einheitlicher und genauer Informationen an die Mitglieder
In Notfällen ist es von entscheidender Bedeutung, dass Führungskräfte in der Lage sind, ihren Mitarbeitern genaue Informationen zu übermitteln. Je nach Ausmaß und Art der Katastrophe stammen die Informationen über die Geschehnisse aus verschiedenen Quellen. Sowohl nationale als auch lokale Nachrichtenquellen können über den Vorfall berichten. Dank des Internets können Mitarbeiter auch ihren Lieblingspodcast oder -blog verfolgen, um Informationen zu erhalten.
Durch die Nutzung eines Notfall-Benachrichtigungssystems können Sie genaue Informationen aus einer primären Quelle an die Mitglieder Ihrer Organisation weiterleiten. Da alle gleichzeitig die gleichen Informationen erhalten, entsteht weniger Verwirrung. Außerdem können Sie Fehlinformationen sofort korrigieren. Ihre Mitarbeiter können beruhigt sein und sich sicher fühlen, da sie über aktuelle und genaue Informationen zur Krise verfügen.
Während Sie Ihre Notfallpläne entwickeln, können Sie einige der Informationen, die Sie kommunizieren möchten, im Voraus vorbereiten. Vordefinierte Nachrichten sparen Zeit, wenn die Situation eintritt.
Als Teil eines soliden Plans zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs müssen Sie überlegen, wie Ihre Führungskräfte Informationen an die Belegschaft weitergeben sollen. Ihre Organisation muss Informationen von einer zentralen Stelle oder einer Person innerhalb der Organisation veröffentlichen, um Verwirrung zu vermeiden. Die Art der Krise bestimmt, welche Informationen die Führungskräfte weitergeben sollten und wie oft Sie diese Informationen aktualisieren sollten.
Mit einem effektiven Notfall-Benachrichtigungssystem können Sie die Kommunikationshäufigkeit nach Bedarf erhöhen oder verringern. Zu Beginn müssen Sie möglicherweise innerhalb weniger Stunden nach dem Ereignis Informationen verbreiten. Mit der Zeit und wenn die Situation unter Kontrolle ist, können diese Updates seltener erfolgen.
Sie können auch eine E-Mail an alle Mitarbeiter senden, um Änderungen im Geschäftsbetrieb und in der Nutzung der verfügbaren Ressourcen mitzuteilen. Die Möglichkeit, diese Art von Informationen weiterzuleiten, ist von Vorteil, wenn viele Mitarbeiter von verschiedenen Standorten aus remote arbeiten.
2. Überprüfung der Sicherheit der Organisationsmitglieder während eines Notfalls
Naturkatastrophen, Amokläufe und Unwetter sind tragische Ereignisse, mit denen viele Menschen täglich konfrontiert sind. Ob Waldbrände im Westen oder Hurrikane im Süden – nationale Katastrophen betreffen einen Großteil der Bevölkerung der Vereinigten Staaten.
Obwohl sich das Land 2020 mitten in einer Pandemie befand, kam es zu mehreren Vorfällen vonGewalt am Arbeitsplatz. Nach Angaben der National Oceanic and Atmospheric Administration (NOAA) gab es während der Atlantik-Hurrikansaison 202121 benannte Stürme und sieben Hurrikane, die aufdas Festland der Vereinigten Staatentrafen. Die COVID-19-Coronavirus-Pandemie hat niemanden verschont. All diese Vorfälle sind Beispiele dafür, warum ein Notfall-Benachrichtigungssystem für Ihr Unternehmen unverzichtbar ist.
Bei kritischen Vorfällen kann Ihre Fähigkeit, Mitarbeiter direkt zu kontaktieren und ihnen wichtige Informationen zu übermitteln, über Leben und Tod entscheiden. Bei einem Vorfall von Gewalt am Arbeitsplatz können Sie die Mitarbeiter über den genauen Ort der Bedrohung informieren, damit sie sich von diesem Ort fernhalten können.
Bei kritischen Vorfällen können Sie auch Nachrichten an Mitarbeiter senden, in denen Sie diese auffordern, zu antworten, um zu überprüfen, ob sie die Nachricht erhalten haben und in Sicherheit sind.
Wenn Mitglieder auf die Nachrichten antworten, erhalten Sie diese Informationen direkt. Anhand dieser Informationen können Sie entscheiden, welche Maßnahmen Sie ergreifen müssen, um zusätzliche Sicherheitsanforderungen oder Bedenken zu berücksichtigen.
3. Bereitstellung eines integrierten Berichtssystems
Ein effektives Nachrichtensystem ermöglicht es Ihnen, Informationen darüber zu erfassen, wann Organisationsmitglieder auf Nachrichten geantwortet haben und wie ihre Antworten im Einzelnen lauteten. In den meisten Fällen können Sie einen Bericht ausdrucken, aus dem hervorgeht, wann die Nachricht gesendet wurde, wer sie erhalten hat, wie sie empfangen wurde und wann. Als Verantwortliche für den Kommunikationsprozess können Sie diese Informationen analysieren, um den Prozess zu verbessern. Die Berichte können Lücken im System aufzeigen. Beispielsweise haben Sie möglicherweise versehentlich eine Gruppe von Personen ausgelassen, die Sie in das Messaging-System aufnehmen müssen.
Diese Berichte werden zu historischen Dokumenten, die später zur Feinabstimmung des Prozesses herangezogen werden können. Sie dienen auch als Nachweis für die Reaktionshistorie einzelner Mitglieder, falls jemals die Frage aufkommt, ob eine bestimmte Person bestimmte Informationen erhalten hat.
4. Für Unvorhergesehenes budgetieren
Notfallpläne können für Ihr Unternehmen eine kostensparende Maßnahme sein. Oft hört man, dass mangelnde Planung zum Scheitern führt. Diese Aussage lässt sich auch auf den Umgang von Unternehmen mit Notfällen und Naturkatastrophen übertragen. Ihr Unternehmen sollte sowohl für Unvorhergesehenes planen als auch entsprechende Budgets einplanen. Eine Vorabprüfung des Kontinuitätsplans kann Lücken in Ihrer Strategie aufzeigen und Prozesse identifizieren, die weiterentwickelt werden müssen, sowie Ausrüstung, die angeschafft werden muss, aber derzeit möglicherweise nicht verfügbar ist.
Wenn Sie vor einer Krise einen Business-Continuity-Plan erstellen, haben Sie die Möglichkeit , Business-Continuity-Tests wie Tabletop-Übungen durchzuführen, um den Prozess zu durchlaufen. Sie können auch Ihre Mitarbeiter auf jeder Organisationsebene schulen. Auf diese Weise können Sie feststellen, wo bestimmte Verfahren möglicherweise weiterentwickelt oder verbessert werden müssen.
Die Ausarbeitung des Plans im Vorfeld einer Krise kann auch Aufschluss darüber geben, ob Ihre Organisation bestimmte Ausrüstungsgegenstände anschaffen muss, um in einer bestimmten Situation funktionsfähig zu bleiben. Abgesehen von Notfällen werden Sie bestimmte Ausrüstungsgegenstände möglicherweise nie verwenden. Daher wissen Sie erst in diesem Moment, dass Sie sie benötigen. Die Planung für bestimmte Ereignisse und die Durchführung von Tabletop-Übungen können Ihnen helfen, sich besser auf den Umgang mit Notfällen vorzubereiten.
Wenn Ihre Organisation das Glück hat, haben Sie die Möglichkeit, die benötigte Ausrüstung zu budgetieren. In der Regel hängen die Kosten für die Ausrüstung von der Nachfrage nach dem Produkt ab, die in Krisenzeiten steigt. Wenn der Bedarf nicht so groß ist, kann die Planung und Anschaffung von Ausrüstung zu Kosteneinsparungen führen. Es kann auch sein, dass Ihre Organisation zu diesem Zeitpunkt über die erforderlichen Mittel verfügt. Diese Mittel stehen möglicherweise nicht zur Verfügung, wenn die Krise eintritt.
5. Erfüllung staatlicher und bundesstaatlicher Kommunikationsanforderungen
Einige Einrichtungen müssen die Anforderungender Medicare & Medicaid Services (CMS) und anderer Aufsichtsbehördenerfüllen und über ein Massenbenachrichtigungssystem fürNotfallvorsorge verfügen. Krankenhäuser und andere medizinische Einrichtungen nutzen regelmäßig Massenbenachrichtigungssysteme, um auf Krisenfälle zu reagieren und mit anderen Gesundheitsdienstleistern, Patienten und Familienangehörigen zu kommunizieren.
Medizinische Einrichtungen müssen über einen schriftlichen Notfallkommunikationsplan verfügen, in dem festgelegt ist, wie die Einrichtung die Patientenversorgung koordinieren wird. Der Kommunikationsplan sollte auch die Methode der Einrichtung zur Interaktion und Koordination mit Notfallmanagementbehörden enthalten. Einer der Zwecke der Entwicklung eines Kommunikationssystems besteht darin, die Gesundheit und Sicherheit der Patienten im Katastrophenfall zu schützen.
Das Testen der Notfallbenachrichtigungsfunktion hilft den Mitarbeitern zu versichern, dass wir über Pläne verfügen und dass sie im Falle eines Vorfalls benachrichtigt werden. Diese Tests erinnern die Mitarbeiter auch daran, das Wissenszentrum für ihre persönlichen Notfallpläne zu nutzen.
Jennifer Greer, Sicherheitsspezialistin Jackson Healthcare
Führungskräfte in Organisationen sollten die Kontinuität der Einrichtungen mindestens einmal jährlich überprüfen und bei Bedarf aktualisieren. Die Einrichtungen können flexibel entscheiden, wie sie den Kommunikationsplan formulieren und umsetzen.
Andere Institutionen wie Strafverfolgungsbehörden, Ersthelfer, Notrufzentralen und Schulsysteme können Kommunikationsanforderungen für die Akkreditierung und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften haben, sei es freiwillig oder verpflichtend.
Wenn Ihr Unternehmen bestimmte gesetzliche Anforderungen erfüllen muss, verfügt Preparis über das richtige Tool, um Ihnen bei der Entwicklung einer effektiven Notfallkommunikationsstrategie zu helfen.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Preparis Business Continuity Software veröffentlicht. Im Oktober 2024 übernahm Mitratech Preparis, einen führenden Anbieter von Lösungen für die Geschäftskontinuitätsplanung und Notfallmaßnahmen. Der Inhalt wurde aktualisiert, um dem erweiterten Produktangebot von Mitratech, den Fortschritten in der Branche und den rechtlichen Entwicklungen Rechnung zu tragen.
