谈判合同的过程可能是费力而紧张的，因为它涉及不同的业务部门，有时甚至是毫不相关的业务部门，可能需要花费无数个小时来起草、重新起草和审查所有客户和供应商的相同细节。

即使经过几天的谈判并签署了协议，合同履约过程仍未结束。文书工作完成后，双方的另一项任务就开始了：合同合规。什么是合同履约？合同合规可以理解为完成所有义务并遵守协议中规定的条款。

签订合同的各方都希望履行合同义务。然而，遵守合同并不能仅靠善意。对于任何一家公司来说，无论规模大小，有效地跟踪所有已签合同的权利和义务都是一项挑战。

遵守合同是一条双行道。要遵守合同，你不仅需要充分了解对方的期望，还需要了解对方对你的期望。如果不遵守合同，任何一方都无法获得所需的东西，而且在此过程中会损失无数的时间、金钱和精力。因此，跟踪合同遵守情况应被视为合同生命周期的重要组成部分。

了解了跟踪合同合规性的重要性，公司该如何去做呢？以下是一些合同合规方面的最佳做法：

1. 保持一个最新的模板数据库，并尽可能使用贵公司自己的模板作为合同的基准。
2. 保存所有已签合同和有效合同的数据库。
3. 保存一份有关合同所有关键信息的摘要。关键信息包括开始日期、结束日期、续签类型、责任和义务、通知、付款日期等。
4. 跟踪合同履行情况，衡量与之相关的可量化收益和损失。其中包括收入损失和不履约处罚。
5. 确定过去合同中不合规的历史原因，以及最有可能不合规的交易方（客户和供应商）。

遵守合同是双向的

这些做法是跟踪合同履约情况并利用其为公司谋取最大利益的良好起点。

跟踪合同履约情况的初始方法是人工汇编所有信息，并编制一份可更新的清单，以便在需要时进行审查。在合同数量较少时，这种方法是可行的。但是，当合同数量达到几百或几千份时，手动跟踪合同履行情况很快就会拖累工作效率。

手动合同合规性跟踪非常耗时，而且严重依赖员工手动管理大量数据。此外，人为失误的可能性使得手动合同合规性跟踪本身就是一种业务风险。

确保遵守合同的最佳解决方案？

幸运的是，ContractRoom等现代合同管理系统可以自动处理整个合同生命周期，包括合同合规性。虽然你可能认为合同管理软件 主要侧重于减少创建和签署合同所需的时间，但更强大的平台通常被称为合同生命周期管理，还能自动执行合同合规等签署后的任务。

ContractRoom 等 CLM 系统将过去的合同数据库保存在智能存储库中，使合同合规性跟踪过程就像在网页浏览器中搜索一样简单。利用人工智能和机器学习来自动执行合同合规性是非常有价值的，因此许多公司都选择将过去未在系统中创建的合同导入 ContractRoom 的存储库，以便对整个合同库进行合同分析和合同合规性跟踪。

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