Das Aushandeln von Verträgen kann mühsam und intensiv sein, da es verschiedene und manchmal nicht miteinander verbundene Geschäftsbereiche betrifft und unzählige Stunden für die Ausarbeitung, Neuformulierung und Überprüfung der gleichen Details bei allen Kunden und Lieferanten in Anspruch nehmen kann.

Selbst nach tagelangen Verhandlungen und der Unterzeichnung der Vereinbarung ist der Prozess der Vertragserfüllung noch nicht abgeschlossen. Nachdem der Papierkram erledigt ist, beginnt für beide Parteien eine weitere Aufgabe: die Vertragserfüllung. Aber was ist Vertragserfüllung? Vertragserfüllung bedeutet, alle Verpflichtungen zu erfüllen und die im Vertrag festgelegten Bedingungen einzuhalten.

Alle Parteien gehen eine Vertragsbeziehung in der Erwartung ein, dass sie ihre vertraglichen Verpflichtungen erfüllen. Die Einhaltung von Verträgen geschieht jedoch nicht allein durch guten Willen. Für jedes Unternehmen, unabhängig von seiner Größe, kann es eine Herausforderung sein, den Überblick über die Rechte und Pflichten aller von ihm unterzeichneten Verträge zu behalten.

Die Einhaltung von Verträgen ist eine zweiseitige Angelegenheit. Um sie einzuhalten, müssen Sie nicht nur genau wissen, was Sie von Ihrer Gegenpartei erwarten, sondern auch, was diese von Ihnen erwartet. Ohne die Einhaltung von Verträgen erhält keine der beiden Parteien das, was sie braucht, und dabei gehen viel Zeit, Geld und Mühe verloren. Daher sollte die Überwachung der Vertragserfüllung als wesentlicher Bestandteil des Vertragslebenszyklus angesehen werden.

Wie kann ein Unternehmen die Einhaltung von Verträgen überwachen, wenn es weiß, wie wichtig das ist? Einige bewährte Verfahren zur Einhaltung von Verträgen sind:

1. Führen Sie eine aktualisierte Datenbank mit Vorlagen und verwenden Sie so oft wie möglich die Vorlagen Ihres Unternehmens als Grundlage für Verträge.
2. Führen Sie eine Datenbank mit allen unterzeichneten und aktiven Verträgen.
3. Führen Sie eine Übersicht über alle wichtigen Informationen zu Ihren Verträgen. Zu den wichtigsten Informationen gehören das Beginn- und Enddatum, die Art der Verlängerung, Aufgaben und Pflichten, Kündigungen, Zahlungstermine usw.
4. Verfolgen Sie die Vertragserfüllung und messen Sie die damit verbundenen quantifizierbaren Gewinne und Verluste. Dazu gehören entgangene Einnahmen und Strafen für Nichterfüllung.
5. Ermitteln Sie die Gründe für die Nichteinhaltung von Verträgen in der Vergangenheit und die Gegenparteien (Kunden und Lieferanten), bei denen die Wahrscheinlichkeit der Nichteinhaltung am größten ist.

Vertragserfüllung ist eine Zweibahnstraße

Diese Praktiken sind ein guter Ausgangspunkt, um die Einhaltung von Verträgen zu verfolgen und sie im Interesse Ihres Unternehmens zu nutzen.

Ein erster Ansatz zur Verfolgung der Vertragserfüllung besteht darin, alle Informationen manuell zusammenzustellen und eine aktualisierbare Liste zu führen, die bei Bedarf überprüft werden kann. Dieser Ansatz ist praktikabel, wenn das Vertragsvolumen gering ist. Wenn die Zahl der Verträge jedoch in die Hunderte oder Tausende geht, wird die manuelle Nachverfolgung der Vertragserfüllung schnell zur Produktivitätsbremse.

Die manuelle Nachverfolgung der Vertragserfüllung ist sehr zeitaufwändig und hängt stark von den Mitarbeitern ab, die große Datenmengen manuell verwalten müssen. Darüber hinaus macht die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler die manuelle Überwachung der Vertragserfüllung selbst zu einem Geschäftsrisiko.

Die beste Lösung, um die Einhaltung von Verträgen zu gewährleisten?

Glücklicherweise sind moderne Vertragsmanagementsysteme wie ContractRoom darauf ausgelegt, den gesamten Vertragslebenszyklus zu automatisieren - einschließlich der Vertragserfüllung. Man könnte meinen, dass Vertragsmanagement-Software in erster Linie darauf ausgerichtet ist, den Zeitaufwand für die Erstellung und Unterzeichnung eines Vertrags zu reduzieren. Robustere Plattformen, die gemeinhin als Contract Lifecycle Management bezeichnet werden, automatisieren auch Aufgaben nach der Unterzeichnung, wie z. B. die Einhaltung von Verträgen.

Ein CLM-System wie ContractRoom speichert eine Datenbank mit vergangenen Verträgen in einem intelligenten Repository, um die Nachverfolgung der Vertragserfüllung so einfach zu machen wie die Suche in Ihrem Webbrowser. Der Einsatz von KI und maschinellem Lernen zur Automatisierung der Vertragserfüllung ist so wertvoll, dass sich viele Unternehmen dafür entscheiden, frühere Verträge, die nicht im System erstellt wurden, in das ContractRoom-Repository zu importieren, um die Vertragsanalyse und die Verfolgung der Vertragserfüllung für ihren gesamten Vertragsbestand zu ermöglichen.

Wenn Sie wissen möchten, wie eine CLM-Plattform wie ContractRoom Ihnen dabei helfen kann, die Einhaltung von Verträgen zu automatisieren, kontaktieren Sie uns, um eine Demo zu vereinbaren.