El cumplimiento de los contratos es una vía de doble sentido. Para cumplirlo, no sólo hay que ser plenamente consciente de lo que se espera de la contraparte, sino que también hay que ser consciente de lo que la contraparte espera de uno. Sin el cumplimiento de los contratos, ninguna de las partes obtendrá lo que necesita y, en el proceso, se perderá mucho tiempo, dinero y esfuerzo. Por lo tanto, el seguimiento del cumplimiento del contrato debe considerarse una parte esencial del ciclo de vida del contrato.
Teniendo en cuenta la importancia de controlar el cumplimiento de los contratos, ¿cómo puede hacerlo una empresa? Algunas de las mejores prácticas para el cumplimiento de los contratos son:
- Mantenga una base de datos actualizada de plantillas y utilice las propias plantillas de su empresa como referencia para los contratos en la medida de lo posible.
- Mantener una base de datos de todos los contratos firmados y activos.
- Guarde un resumen de toda la información clave sobre sus contratos. La información clave incluye fecha de inicio, fecha de finalización, tipo de renovación, deberes y obligaciones, notificaciones, fechas de pago, etc.
- Haga un seguimiento del cumplimiento de los contratos y mida las pérdidas y ganancias cuantificables relacionadas con él. Esto incluye la pérdida de ingresos y las penalizaciones por incumplimiento.
- Identificar los motivos históricos de incumplimiento en contratos anteriores y las contrapartes (clientes y proveedores) con más probabilidades de no cumplir.
El cumplimiento de los contratos es una vía de doble sentido
Estas prácticas son un buen punto de partida para realizar un seguimiento del cumplimiento de los contratos y utilizarlo en beneficio de sus empresas.
Un enfoque inicial para el seguimiento del cumplimiento de los contratos consiste en recopilar manualmente toda la información y disponer de una lista actualizable que se revise cuando sea necesario. Este enfoque es viable cuando el volumen de contratos es bajo. Sin embargo, cuando los contratos se cuentan por cientos o miles, el seguimiento manual del cumplimiento de los contratos se convierte rápidamente en un lastre para la productividad.
El seguimiento manual del cumplimiento de los contratos requiere mucho tiempo y depende en gran medida de que los empleados gestionen manualmente grandes cantidades de datos. Además, la probabilidad de que se produzcan errores humanos convierte el seguimiento manual del cumplimiento de los contratos en un riesgo empresarial en sí mismo.
¿La mejor solución para garantizar el cumplimiento de los contratos?
Afortunadamente, los sistemas modernos de gestión de contratos, como ContractRoom, están diseñados para automatizar todo el ciclo de vida del contrato, incluido su cumplimiento. Aunque se podría pensar que el software de gestión de contratos se centra principalmente en reducir el tiempo necesario para crear y firmar un contrato, las plataformas más sólidas, conocidas como gestión del ciclo de vida del contrato, también automatizan las tareas posteriores a la firma, como el cumplimiento del contrato.
Un sistema CLM como ContractRoom mantiene una base de datos de contratos pasados en un repositorio inteligente para que el proceso de seguimiento del cumplimiento de los contratos sea tan fácil como buscar en el navegador web. El uso de la IA y el aprendizaje automático para automatizar el cumplimiento de los contratos es lo suficientemente valioso como para que muchas empresas opten por importar contratos pasados que no se crearon en el sistema al repositorio de ContractRoom para permitir el análisis de contratos y el seguimiento del cumplimiento de contratos en todo su corpus de contratos.
Para ver cómo una plataforma de CLM como ContractRoom puede ayudarle a automatizar el seguimiento del cumplimiento de sus contratos, póngase en contacto con nosotros para programar una demostración.
