无论您是在为冬季天气影响、疫情应对，还是任何其他业务中断做准备，请谨记：一切都始于周密的计划。在制定业务连续性计划时，请注意您需要哪些不同资源来持续服务客户并维持业务运转——例如借助业务连续性管理软件等技术手段。
这些资源的示例包括互联网连接或技术设备、设施或办公室的访问权限、各类设备或耗材——每个部门或业务职能需要哪些资源？在运营中断期间，您将如何获取这些资源？
一旦制定了书面业务连续性计划，就需要对其进行测试，以确保在业务中断期间该计划能按预期发挥作用。换言之，企业能否持续运营并为客户提供服务？
为进行测试，您需要让员工参与其中——他们是否已做好准备，是否接受过应对措施的培训？ 请思考如何向员工传达指令、职责分工及相关信息。在测试过程中若发现计划漏洞或改进空间，务必记录发现问题以便后续处理。最后，请将测试或实际业务中断事件中汲取的经验教训纳入明年的计划中。
市场定义
高德纳将业务连续性管理计划（BCMP）解决方案定义为“管理业务连续性管理（BCM）计划的关键工具。它们提供风险评估、业务影响分析、业务流程、供应商和IT依赖性映射以及计划管理功能。部分产品还具备计划演练能力、资源建模能力以及危机/事件管理‘精简版’支持。”
Forrester将业务连续性管理（BCM）软件定义为“用于创建、维护、测试、传达和执行更结构化、更及时、更协作且更可操作的业务连续性计划的工具”。
为什么需要业务连续性管理软件？
动态计划
当今企业面临的威胁比以往任何时候都更频繁、更广泛。尽管新冠疫情占据了舆论焦点，但这并不意味着其他事件就此停息；事实上，网络攻击、极端天气、IT系统中断和供应链中断等干扰事件正持续增加。
事件往往具有多重影响同时发生或一环扣一环的特性。例如2021年春季，得克萨斯州遭遇冰暴导致供暖和网络中断，灾情因此雪上加霜。
大多数灾难具有动态性，会随时间推移而变化。由于全球化的影响，其后果可能波及范围极广。因此，组织的应对措施必须能够迅速调整方向，而业务连续性计划同样需要具备动态性。
这些事件叠加疫情的影响，凸显了制定并演练应对不同时长灾害的必要性，例如制定少于一周、一个月、数月甚至更长期限的恢复计划。
面对不同的灾害、情景和影响，需要制定、管理、演练和维护多种类型的计划，这些计划很可能由单个组织内的不同人员或部门负责。
商业预期
在当今商业环境中，客户期望值极高。数字化业务意味着企业运营全天候不间断。数据安全法规与网络安全威胁的双重压力，迫使企业必须制定更周全的规划方案——例如将网络攻击应对计划纳入业务连续性管理（BCM）体系。
入门
技术设置
以下是BCM软件中您需要为项目填充的模块示意图。其中包含大量不同的活动和输入项，可能令人望而生畏：
我们建议从基础开始：人员、部门、地点、关系和资源。
业务连续性管理软件的一大优势在于，它能突破数据分散在不同文档和电子表格的局限，充分发挥关系型数据库的强大功能。这种数据库支持系统（模块）间的数据共享，使我们能够跨领域、跨计划、跨流程访问基础数据。
组织可能需要连接某些核心系统，以消除数据管理中的手动操作环节，例如连接人力资源目录或IT资产库的API接口，这些接口能实现信息的实时同步。
您的软件还可能提供另一项功能：设置按计划进行批量上传。
BCM软件通常提供单点登录功能，为终端用户提供便利；或支持文件同步功能，当文件在其他位置更新时，BCM软件中的对应文件或文件夹会自动同步更新。
无论哪种方式，为数据管理引入自动化都能帮助您保持数据的相关性——这对于组织韧性至关重要，因为它能确保数据更准确，并简化数据收集与维护流程。
程序设置
在确定从何处着手时，请考虑以下几点：
-
贵组织的目标是什么？
-
贵组织当前的业务连续性管理（BCM）处于什么状态？
-
如何遵循生命周期/选定的框架？
-
是否存在监管需求（例如多边认可安排）或其他需要立即关注的事项？
您需要一款软件，它能让您自主选择起点，并遵循贵组织选定的方法论。
若选择专为业务连续性管理设计且具备可扩展性的软件，请先配置当前工作领域。切勿在设置过程中迷失方向，应优先关注需要处理的重点区域。
接下来设置权限。您可能不希望显示某些模块或区域，若您的组织规模较大，还需考虑该软件能否将业务区域进行分段管理，同时又能轻松汇总数据以满足管理和报告需求。
现在正是通过培训将意识融入项目的好时机。举办简短的会议，让人们了解软件及其在其中的角色。
分析与风险评估
业务连续性管理（BCM）的最佳实践之一是风险评估。传统上，BCM风险评估侧重于针对特定地点的威胁评估。由于BCM通常与风险管理相融合，现有的BCM软件已超越威胁评估范畴，能够支持各类运营风险评估，例如IT风险、第三方风险以及业务流程风险评估。
某些软件提供可发送给相关领域专家的调查问卷。它们可能包含调查模板和威胁清单。通过使用其公式或创建自定义公式并添加权重，软件能帮助您评估反馈结果。
业务连续性管理软件还能创建风险登记册，并提供风险热力图及其他风险报告，以揭示风险优先级和趋势。利用该软件可比较分析各类风险，确定所需控制措施/处理方案的级别，并确保控制措施得以实施。
业务影响分析（BIA）
业务影响分析（BIA）常被视为耗时过程，却是业务连续性管理（BCM）生命周期中的关键环节。若未能充分理解业务流程的优先级，遭遇灾难时将耗费更长时间才能恢复关键业务。该分析涵盖诸多要素，包括业务流程、资源配置、依赖关系及相互依存关系。
使用软件自动化收集业务影响分析（BIA）数据。某些软件可通过提供BIA向导并映射依赖关系与相互依赖关系来简化此过程。
若不确定如何确定恢复时间目标（RTO），可使用该软件测算最大停机时间，或让其根据公式自动计算RTO值。随后，该软件能自动客观地对流程进行优先级排序。
利用软件更轻松地识别差距，例如IT系统未能满足业务流程的恢复时间目标（RTO）或恢复点目标（RPO）的情况。
规划
业务连续性管理软件通常允许管理员通过完成进度跟踪、报告及审批工作流来强制执行规划要求。
拥有软件是建立标准化体系的绝佳契机。您可以创建自定义模板，或利用系统模板辅助制定计划。通过共享功能，可在所有计划中统一传递标准信息。只需在一个计划中修改内容，即可实现全局同步更新。
计划和场景的类型多种多样。业务连续性管理软件可支持创建任意数量的计划、场景、团队和任务。权限管理机制能将不同业务领域进行分区，使其能够独立管理和维护各自的专项计划。
让利益相关者能够访问其计划，并允许他们创建团队和任务，同时附加必要文件。通过赋予所有权，将有更多人参与其中，业务连续性管理（BCM）将更深入地融入企业文化。同时，您仍可通过设置审批工作流来管理计划创建流程。
第三方/供应链规划
使用该软件的业务影响分析（BIA）组件，识别与关键流程相关的供应商。根据对关键流程的影响程度，对关键供应商进行优先级排序。
考虑制定适当且可行的供应链连续性策略，并将此与业务连续性计划相结合，例如通过追踪替代供应商和供货商来实现。
识别供应商风险，并通过供应商应急计划为供应商失效做好准备。
ISO 22318为供应链连续性提供了指导方针：
- 制定一项考虑供应链连续性需求的战略
- 运用业务影响分析（BIA）方法分析供应链，以识别关键活动或流程
- 考虑适当且可行的供应链连续性策略，并将其与业务连续性计划整合。
- 持续实施绩效管理，以维持供应链中适当的连续性管理水平，并实现持续改进。
事件管理
使用您的BCM软件的事件管理功能来激活计划或仅激活所需部分。您可以根据场景、位置、应用程序或系统、流程等条件进行激活，而软件正是为您提供这种能力的工具。
危机期间，人们需要聚焦于自身目标、行动要务及沟通对象。当应急预案启动时，某些软件会将计划精简至这些核心要素，使每位团队成员都能通过操作手册快速明确自身职责。
某些软件支持将文件附加到特定计划、团队、任务等对象上，使团队成员能轻松获取重要文件。软件还能简化团队成员的即时替换流程。 由于无法预知灾难发生时哪些人员可参与救援，您可在软件中预先设定所需人员类型（如护士或工程师），并在岗位确定时直接指派人员。部分软件支持直接向团队成员发送任务邮件，无需其登录系统操作，这对高管或临时加入的成员尤为便利。
跟踪正在执行的任务以及恢复进程的当前状态。使用软件辅助事后分析，例如显示未达恢复时间目标（RTO）的环节，并自动记录灾难事件。
危机公关
如果您的软件具备通知系统，您将很快看到投资回报率。
您可以为各类设备配置该系统，例如电子邮件和短信。消息可发送给员工及外部利益相关方，如供应商和监管机构。疫情让我们认识到，与员工及外部联系人保持沟通对提升组织士气和信心至关重要。
软件可追踪响应的返回情况，双向通信平台支持实时答疑。部分平台提供会议桥接功能。
通信规划是应急准备计划的关键组成部分。通过通知系统，您能够为各类突发状况预先准备好信息推送方案。多数系统支持通过选择预先定义的群组（如部门或地点）来快速发送消息。
可能的场景
不同类型的紧急通讯信息
- 启动应急指挥中心
- 向整个组织发出警报
- 向高层领导发送警报
- 立即通知相关人员网络安全事件，并建议其采取防护措施。
BCM 通知
某些业务连续性管理（BCM）系统允许您在灾难激活时向团队成员发送任务。系统还会自动发送通知，例如提醒更新计划和业务影响分析（BIA）。可自动执行的任务包括：
- 触发邮件
- 审批流程
- 日程安排
- 作业
- 后续
- 监测
合规与项目基准测试
许多系统都采用了更易识别的标准，并提供了衡量和映射合规性的方法。
使用业务连续性管理（BCM）软件，在特定框架下追踪您的业务连续性管理合规性。随后，利用映射功能评估业务连续性管理计划的进展及与特定标准的实际符合程度。最后，生成审计报告以供内部和外部审查。
锻炼
演练是业务连续性管理生命周期中的关键步骤。
使用BCM软件来：
-
安排锻炼
-
框架练习、训练与意识
-
文档练习
-
追踪并管理行动后评估
-
向内部和外部审计师证明对锻炼要求的遵守情况
持续进行的业务连续性管理维护
商业环境瞬息万变。法规要求与最佳实践需每年开展业务连续性活动，包括业务影响分析、风险评估、演练及计划制定。若缺乏业务连续性管理软件，持续维护与信息调取工作可能令人望而生畏。
高级管理层和董事会必须每年至少批准一次这些变更。某些软件支持领导层仅审查已变更的区域或轻松查看修订标记，因为它具备自动版本控制功能。
对于关系型数据库软件而言，无论该软件如何进入系统，BCM软件都能通过将个体变更级联至整个系统，从而实现全球数据的同步更新。
报告
该软件支持创建项目管理指标与分析。关系型数据库可生成复杂报告，汇总整个系统的业务连续性状况。手动从文档中收集数据来创建指标是一项艰巨任务，且极易出现不准确的情况。
由于业务连续性管理软件专为报告功能设计，即使您不确定需要哪些报告，系统也提供了可直接运行的默认报告模板。
假设建模不仅能揭示特定影响的效果，还能在运行不同情景时凸显存在的差距。
其他用途
供应商管理
供应商管理与供应商应急计划不同。您需要对供应商进行分类并持续监控，同时保持其联系方式的实时更新。务必确保供应商履行服务水平协议（SLA），掌握其最新联络方式，并清楚合同到期日期。
库存管理
同时追踪硬件和软件及其相关的一切信息。
业务流程
业务流程清单包含各项流程的依赖关系与相互依赖关系，同时提供组织结构与依赖关系映射的概览。
主要收获
-
无论采用何种业务连续性管理方法、方法论或成熟度水平，都具有积极意义。
-
改善和建设抗灾文化
-
完善业务连续性管理计划
-
使计划更安全、更易获取
-
提供更可靠的数据
-
便于维护和程序追踪
-
提供项目管理的工具和工作流程
-
提供更优质的危机沟通
-
提供业务连续性情报
-
成为业务连续性管理（BCM）所有事项的唯一可信数据源
业务连续性是一个持续循环的过程，敏捷性能够通过一体化业务连续性方案——规划、培训、测试、预警和恢复——助力您的组织保持韧性。
编者按： 本文章最初发表在 Preparis 业务连续性软件网站上。2024 年 10 月，Mitratech 收购了业务连续性规划和应急响应解决方案的领先供应商Preparis。对内容进行了更新，以反映 Mitratech 扩大的产品范围、行业进步和监管动态。
