Que vous vous prépariez à faire face aux intempéries hivernales, à une pandémie ou à toute autre interruption de vos activités habituelles, n'oubliez pas que tout commence par un plan solide. Lors de l'élaboration de votre plan de continuité des activités, prenez note des différentes ressources dont vous aurez besoin pour continuer à servir vos clients et à faire fonctionner l'entreprise - grâce à une technologie telle qu'un logiciel de gestion de la continuité des activités.
Ces ressources comprennent par exemple une connexion Internet ou une technologie, l'accès à une installation ou à un bureau, des équipements ou des fournitures - de quoi chaque département ou fonction de l'entreprise a-t-il besoin et comment y accèdera-t-il en cas de perturbation ?
Une fois que vous avez rédigé un plan de continuité des activités, vous devez le tester pour vous assurer qu'il fonctionne comme vous le souhaitez en cas d'interruption. En d'autres termes, pouvez-vous continuer à fonctionner et à servir vos clients ?
Pour tester, vous devrez impliquer vos collaborateurs - sont-ils prêts, préparés et formés à la manière de réagir ? Réfléchissez à la manière dont vous communiquerez les instructions, les rôles, les responsabilités et les informations à vos employés et à votre personnel. En testant vos plans, vous découvrirez peut-être des lacunes ou des points à améliorer - veillez à documenter vos conclusions afin de pouvoir y remédier. Enfin, n'oubliez pas d'intégrer les enseignements tirés des tests ou des interruptions d'activité réelles dans vos plans pour l'année prochaine.
Définitions du marché
Gartner définit les solutions de gestion de la continuité des activités (BCMP) comme "les outils clés utilisés pour gérer les programmes de gestion de la continuité des activités (BCM). Elles fournissent des fonctionnalités d'évaluation des risques, d'analyse de l'impact sur l'activité, de cartographie des processus métier, des fournisseurs et des dépendances informatiques, ainsi que de gestion des plans. Certains produits offrent également une capacité d'exercice du plan, une capacité de modélisation des ressources et un soutien 'allégé' à la gestion des crises/incidents.
Forrester définit les logiciels de gestion de la continuité des activités comme des "outils utilisés pour créer, maintenir, tester, communiquer et exécuter des plans de continuité des activités plus structurés, plus actuels, plus collaboratifs et plus faciles à mettre en œuvre".
Pourquoi avez-vous besoin d'un logiciel de gestion de la continuité des activités ?
Plans dynamiques
Aujourd'hui, les menaces qui pèsent sur les entreprises sont plus nombreuses que jamais, plus fréquentes et plus répandues. Le COVID-19 domine peut-être les conversations, mais cela ne signifie pas que tous les autres incidents se sont arrêtés ; en fait, il y a eu une augmentation des interruptions telles que les cyberattaques, les intempéries, les pannes informatiques et les perturbations de la chaîne d'approvisionnement.
Les incidents ont souvent des effets multiples qui se produisent en même temps ou un événement qui en déclenche un autre. Par exemple, au printemps 2021, le Texas a été confronté à des tempêtes de verglas qui ont privé le pays de chauffage et d'internet, ce qui a aggravé la catastrophe.
La plupart des catastrophes sont dynamiques et évoluent dans le temps. En raison de la mondialisation, les effets peuvent avoir une grande portée. Par conséquent, la réponse d'une organisation doit pouvoir changer de cap rapidement et les plans de continuité doivent être tout aussi dynamiques.
Ces incidents, qui s'ajoutent à la pandémie, montrent la nécessité de planifier et de s'exercer pour des catastrophes de différentes durées, comme des plans pour moins d'une semaine, un mois, plusieurs mois ou même des récupérations à plus long terme.
La diversité des catastrophes, des scénarios et des impacts s'accompagne de nombreux types de plans à créer, à gérer, à mettre en œuvre et à maintenir, qui appartiendront probablement à différentes personnes ou à différents services au sein d'une même organisation.
Attentes des entreprises
Dans l'environnement commercial actuel, les attentes des clients sont élevées. L'activité numérique signifie que les affaires se déroulent 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Les lois sur la sécurité des données et les menaces liées à la cybersécurité ont entraîné des besoins supplémentaires en matière de planification, comme l'intégration de la planification des cyberattaques dans la gestion de la continuité des activités.
Pour commencer
Configuration technique
Voici un diagramme des domaines du logiciel BCM que vous devrez remplir pour votre programme. Il existe un grand nombre d'activités et d'entrées différentes, ce qui peut sembler décourageant :
Nous recommandons de commencer par les fondations : le personnel, les départements, les sites, les relations et les ressources.
L'un des grands avantages du logiciel BCM est qu'au lieu d'avoir des données réparties dans différents documents et feuilles de calcul, nous pouvons utiliser la puissance d'une base de données relationnelle. Une base de données relationnelle permet le partage des données dans l'ensemble du système (modules), de sorte que nous pouvons accéder aux données fondamentales, quel que soit le domaine, le plan ou le processus.
Il existe certains systèmes centraux auxquels une organisation peut vouloir se connecter afin d'éliminer la composante manuelle de la gestion des données, comme les API vers votre répertoire RH ou votre inventaire informatique, qui permettent de synchroniser ces informations en temps réel.
Une autre option offerte par votre logiciel consiste à programmer des téléchargements par lots.
Les logiciels BCM offrent souvent la possibilité d'une signature unique, ce qui facilite la tâche de l'utilisateur final, ou la synchronisation des fichiers, qui met automatiquement à jour le fichier ou le dossier dans le logiciel BCM lorsqu'il est mis à jour ailleurs.
Quoi qu'il en soit, l'automatisation de la gestion des données vous aidera à maintenir la pertinence de vos données, ce qui est essentiel pour la résilience de l'organisation, car cela garantit des données plus précises et facilite la collecte et la mise à jour des données.
Configuration du programme
Pour savoir par où commencer, voici quelques éléments à prendre en compte :
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Quels sont les objectifs de votre organisation?
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Quel est l'état actuel de la gestion de la continuité des activités de votre organisation ?
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Comment suivre le cycle de vie/le cadre choisi ?
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Existe-t-il des besoins réglementaires (par exemple, des ARM) ou d'autres éléments nécessitant une attention immédiate ?
Vous voulez un logiciel qui vous permette de choisir le point de départ et de suivre la méthodologie choisie par votre organisation.
Si vous choisissez un logiciel conçu pour le BCM et évolutif, configurez les zones sur lesquelles vous travaillez. Ne vous perdez pas dans la configuration. Concentrez-vous d'abord sur les domaines qui requièrent votre attention.
Ensuite, définissez les autorisations. Il se peut que vous ne souhaitiez pas afficher certains modules ou domaines, et si votre organisation est plus grande, vous pouvez envisager que le logiciel puisse segmenter les domaines de l'entreprise, mais aussi les regrouper facilement à des fins de gestion et d'établissement de rapports.
C'est le bon moment pour sensibiliser au programme par le biais de la formation. Organisez de courtes sessions pour faire connaître le logiciel et le rôle de chacun.
Analyse et évaluation des risques
L'évaluation des risques fait partie des meilleures pratiques de gestion de la continuité des activités. Traditionnellement, les évaluations des risques BCM étaient des évaluations des menaces centrées sur les sites. Le BCM étant souvent intégré à la gestion des risques, il existe des logiciels BCM qui vont au-delà de l'évaluation des menaces et prennent en charge tous les types d'évaluation des risques opérationnels, tels que les processus informatiques, les processus de tierce partie et les processus d'entreprise.
Certains logiciels proposent des enquêtes que vous pouvez envoyer à l'expert en la matière concerné. Ils peuvent fournir des modèles d'enquête et une liste de menaces. Les logiciels vous permettent d'évaluer les réponses en utilisant leurs formules ou en créant les vôtres et en les pondérant.
Le logiciel BCM peut également créer des registres de risques et fournir des cartes thermiques et d'autres rapports sur les risques afin de révéler les priorités et les tendances. Le logiciel BCM permet de comparer et d'analyser les risques, de déterminer le niveau de contrôle/traitement requis et de s'assurer que les contrôles sont mis en œuvre.
Analyse d'impact sur les entreprises (BIA)
Le BIA est souvent perçu comme un exercice fastidieux, mais il s'agit d'une partie cruciale du cycle de vie de la gestion des risques de l'entreprise. Si vous ne comprenez pas parfaitement la priorité de vos processus, il vous faudra plus de temps pour poursuivre vos activités essentielles en cas de sinistre. Le BIA comprend de nombreux éléments tels que les processus, les ressources, les dépendances et les interdépendances.
Utilisez un logiciel pour automatiser la collecte des données BIA. Certains logiciels peuvent faciliter cette tâche en fournissant un assistant BIA et en cartographiant vos dépendances et interdépendances.
Si vous ne savez pas comment déterminer l'objectif de temps de récupération (RTO), utilisez le logiciel pour déterminer votre interruption maximale ou demandez-lui de déterminer les RTO sur la base d'une formule. Le logiciel peut alors hiérarchiser les processus automatiquement et objectivement.
Utiliser des logiciels pour identifier plus facilement les lacunes, par exemple entre les systèmes informatiques qui ne respectent pas le RTO ou le RPO d'un processus d'entreprise.
Planification
Les logiciels de gestion de la continuité des activités permettent généralement aux administrateurs d'appliquer les exigences de planification en utilisant le suivi de l'achèvement, les rapports et les flux de travail d'approbation.
Le fait de disposer d'un logiciel est une excellente occasion d'établir une normalisation. Vous pouvez créer votre propre modèle ou utiliser les modèles du système pour vous guider dans la création d'un plan. Utilisez la fonctionnalité de partage pour fournir des informations standard à chacun de vos plans. Modifiez une information dans un plan pour qu'elle soit répercutée dans tous vos plans.
Il existe de nombreux types de plans et de scénarios. Les logiciels de gestion de la continuité des activités peuvent vous permettre d'avoir autant de plans, de scénarios, d'équipes et de tâches que vous le souhaitez. Les autorisations permettent de segmenter les différents domaines de résilience afin qu'ils puissent gérer et maintenir leurs propres plans.
Donnez aux parties prenantes l'accès à leurs plans et permettez-leur de créer des équipes et des tâches, ainsi que de joindre les fichiers nécessaires. Avec l'appropriation, davantage de personnes s'impliqueront et la gestion de la continuité des activités deviendra plus ancrée dans la culture, et vous pourrez toujours gérer la création de plans en mettant en place des flux de travail d'approbation.
Planification des tiers/de la chaîne d'approvisionnement
Utiliser le composant BIA du logiciel pour identifier les fournisseurs associés aux processus critiques. Hiérarchiser les fournisseurs critiques en fonction de leur impact sur les processus critiques.
Envisager des stratégies de continuité de la chaîne d'approvisionnement appropriées et réalisables et les intégrer aux plans de prévention des crises, par exemple en recherchant d'autres vendeurs et fournisseurs.
Identifier les risques liés aux fournisseurs et prévoir les défaillances de ces derniers par le biais d'un plan d'urgence.
La norme ISO 22318 fournit des lignes directrices pour la continuité de la chaîne d'approvisionnement :
- Élaborer une stratégie qui tienne compte de la nécessité d'assurer la continuité de la chaîne d'approvisionnement
- Analyser la chaîne d'approvisionnement à l'aide de l'AIB afin d'identifier les activités ou les processus critiques
- Envisager des stratégies de continuité de la chaîne d'approvisionnement appropriées et réalisables et les intégrer aux plans de la CB.
- Gestion continue des performances afin de maintenir un niveau approprié de gestion de la continuité au sein de la chaîne d'approvisionnement et d'assurer une amélioration continue.
Gestion des incidents
Utilisez la gestion des incidents de votre logiciel BCM pour activer les plans ou seulement la partie nécessaire. Vous pouvez vouloir activer les plans en fonction d'un scénario, d'un lieu, d'une application ou d'un système, ou encore d'un processus, et le logiciel vous donne la possibilité de le faire.
Pendant une crise, les gens doivent se concentrer sur l'endroit où ils vont, sur ce qu'ils doivent faire et sur les personnes avec lesquelles ils doivent communiquer. Certains logiciels réduisent le plan à ces seuls éléments lorsqu'il est activé, de sorte que chaque membre de l'équipe dispose d'un carnet de route lui permettant de visualiser rapidement les tâches qui lui incombent.
Avec certains logiciels, les fichiers peuvent être attachés à des plans, des équipes, des tâches, etc. spécifiques, ce qui permet à un membre de l'équipe d'obtenir facilement des fichiers importants. Les logiciels facilitent le changement de membres de l'équipe à la volée. Vous pouvez donc indiquer dans le logiciel le type de personne dont vous aurez besoin, par exemple une infirmière ou un ingénieur, et nommer la personne au fur et à mesure que les postes sont pourvus. Certains logiciels vous permettent d'envoyer des tâches par courrier électronique directement aux membres de l'équipe sans qu'ils aient à entrer dans le logiciel, ce qui peut s'avérer utile pour les cadres ou les membres qui sont remplacés à la volée.
Gardez une trace des tâches effectuées et de l'état d'avancement du rétablissement. Utilisez un logiciel pour vous aider dans votre analyse rétrospective, par exemple en montrant où vous n'avez pas respecté les délais d'exécution et en assurant automatiquement le suivi de la catastrophe.
Communication de crise
Si votre logiciel dispose d'un système de notification, vous verrez rapidement le retour sur investissement.
Vous pouvez configurer le système pour tous les types d'appareils, comme le courrier électronique et les SMS. Les messages peuvent être envoyés aux employés et aux parties prenantes externes, telles que les fournisseurs et les autorités de réglementation. La pandémie nous a montré que la communication avec les employés et les contacts externes est essentielle pour le moral et la confiance dans l'organisation.
Les logiciels permettent de suivre le retour des réponses et les plateformes de communication bidirectionnelle vous permettent de répondre aux questions en temps réel. Certaines plateformes offrent un pont de conférence.
La planification des communications est un élément clé de votre plan de préparation aux situations d'urgence. Grâce à un système de notification, vous serez en mesure de préparer des messages pour tous les types de circonstances. De nombreux systèmes vous permettent d'envoyer des messages en sélectionnant simplement des groupes définis dans le système, tels que des départements ou des sites.
Scénarios possibles
- Tireur actif
- Défaillance du serveur
- Panne d'électricité
- Incident de sécurité
- Violation de données
Différents messages de communication d'urgence
- Activation du centre d'opérations d'urgence
- Alerter l'ensemble de l'organisation
- Envoyer une alerte à la haute direction
- Informer immédiatement les gens d'une cyber-faille et leur conseiller de prendre des mesures de protection
Notifications BCM
Certains systèmes de gestion de la continuité des activités peuvent vous permettre d'envoyer des tâches aux membres de l'équipe lorsqu'une catastrophe est déclenchée. Il existe également des notifications pilotées par le système, comme des rappels de mise à jour des plans et des BIA. Automatisez les tâches telles que :
- Déclenchement des courriels
- Procédures d'approbation
- Programmation
- Affectation
- Suivi
- Contrôle
Conformité et évaluation comparative des programmes
De nombreux systèmes intègrent les normes les plus connues et fournissent un moyen de mesurer et de cartographier la conformité.
Utilisez le logiciel BCM pour suivre votre conformité BCM dans un cadre particulier. Ensuite, utilisez les capacités de cartographie pour évaluer les progrès de votre programme de gestion de la continuité des activités et la conformité réelle avec la norme en question. Enfin, générez un rapport d'audit à des fins d'examen interne et externe.
Exercice
L'exercice est une étape essentielle du cycle de vie du BCM.
Utiliser le logiciel BCM pour :
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Programmer des exercices
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Exercices d'encadrement, formation et sensibilisation
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Exercices sur documents
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Suivre et gérer les actions ultérieures
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Démontrer la conformité de l'exercice aux auditeurs internes et externes
Maintenance continue du BCM
Les choses changent régulièrement dans le monde des affaires. Les réglementations et les meilleures pratiques exigent des activités annuelles de continuité des activités, y compris le BIA, l'évaluation des risques, les exercices et les plans. Sans logiciel de gestion de la continuité des activités, cette maintenance constante et les demandes d'informations peuvent être décourageantes.
La direction générale et le conseil d'administration doivent approuver ces changements au moins une fois par an. Certains logiciels permettent à la direction d'examiner uniquement les domaines qui ont été modifiés ou de voir facilement les modifications suivies, car ils fournissent une version automatique.
Avec un logiciel qui est une base de données relationnelle, quelle que soit la manière dont le logiciel est introduit dans le système, le logiciel BCM facilite les mises à jour globales des données en répercutant les changements individuels dans l'ensemble du système.
Rapports
Le logiciel permet de créer des mesures et des analyses de gestion de programme. Une base de données relationnelle permet de créer des rapports complexes qui résument la continuité des activités dans l'ensemble du système. La collecte manuelle de données à partir de documents pour créer des indicateurs est une tâche importante qui peut facilement être inexacte.
Le logiciel BCM étant conçu pour l'établissement de rapports, il existe des rapports par défaut que vous pouvez exécuter même si vous n'êtes pas sûr des rapports dont vous pourriez avoir besoin.
La modélisation par simulation est un bon moyen non seulement de voir les effets d'un certain impact, mais aussi de mettre en évidence les lacunes lors de l'exécution de différents scénarios.
Utilisations supplémentaires
Gestion des fournisseurs
La gestion des fournisseurs diffère du plan d'urgence pour les fournisseurs. Vous devez classer vos fournisseurs, les surveiller et disposer d'informations de contact actualisées. Assurez-vous qu'ils respectent leurs accords de niveau de service, que vous disposez de leurs coordonnées et que vous connaissez les dates d'expiration des contrats.
Gestion des stocks
Garder une trace du matériel et des logiciels, ainsi que de toutes les informations qui y sont associées.
Processus d'entreprise
Un inventaire des processus d'entreprise comprend les dépendances et les interdépendances. Il fournit également une vue d'ensemble de la cartographie de l'organisation et des dépendances.
Principaux enseignements
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Est bénéfique quelle que soit l'approche, la méthodologie ou le niveau de maturité du BCM
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Améliorer et construire une culture de la résilience
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Maturité des programmes de gestion de la continuité des activités (BCM)
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Rendre les plans plus sûrs et plus accessibles
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Fournit des données plus fiables
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Facilite l'entretien et le suivi des programmes
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Fournit des outils et des flux de travail pour la gestion du programme
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Amélioration de la communication en cas de crise
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Fournit des informations sur la continuité des activités
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Devient la source unique de vérité pour tout ce qui concerne la gestion du cycle de vie des produits (BCM)
La continuité des activités est un cycle continu et Agility peut aider votre organisation à maintenir sa résilience grâce à une approche tout-en-un de la continuité des activités : planifier, former, tester, alerter et récupérer.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Preparis Business Continuity Software. En octobre 2024, Mitratech a acquis Preparis, un fournisseur de premier plan de solutions de planification de la continuité des activités et d'intervention d'urgence. Le contenu a été mis à jour pour refléter les offres de produits élargies de Mitratech, les progrès de l'industrie et les développements réglementaires.
