从业者视角:第二部分:为联邦合同合规计划办公室的新型审计审查做好准备!

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本文是关于联邦合同合规计划办公室(OFCCP)拟议审计实践变更系列文章的第二篇。有关OFCCP对标准"供应与服务"日程安排函拟议更新的文章,请参阅此处。本文将审视OFCCP关于"重点审查"和"合规核查"的提案。我们建议您在6月7日截止前,积极参与针对这些变更的公众意见征询期。

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联邦合同合规计划办公室(OFCCP)于2018年8月发布的第2018-04号指令中宣布,将实施"重点审查"。 "重点"审查将仅限于贵方其中一项计划,即《第11246号行政令》种族/性别计划、《第503节》计划或《退伍军人就业与再培训援助法案》计划。目前OFCCP尚未针对《第11246号行政令》计划发布审查日程通知函。该机构表示此类审查将作为最佳实践交流平台,但仍要求提供大量数据。

联邦合同合规计划办公室(OFCCP)正启动针对第503条款的专项审查,近期发布的《合规审查公告》(CSAL)中包含500项此类审查。为协助OFCCP推进残疾人专项审查工作,美国管理和预算办公室(OMB)于去年秋季审议并批准了《第503条款专项审查日程安排函》。 与标准审查通知函相同,该函件有效期至2019年6月30日,但在新第503条专项审查通知函获批前仍保持效力。

所有重点审查均将在现场进行。今年针对第503条款的审查将在公司总部开展。不过为了让您稍作喘息,联邦合同合规计划办公室(OFCCP)虽将于5月9日开始寄送日程安排函,但实际现场审查将推迟至9月1日或之后进行。考虑到现场审查的准备工作量之大,这或许只是聊以自慰的安慰。

第503节和《退伍军人就业与再培训援助法案》专项审查的详细材料,必须在收到日程安排函后30天内以电子方式提交。

《第503节》和《退伍军人就业与再培训援助法案》专项审查要求提供相同类型的数据,包括:

  • 外展活动成效评估
  • 员工专属自我标识信息
  • 补偿详情
  • 雇佣、晋升与解雇细则
  • 贵单位《第503节》及《第11246号行政命令》计划的副本
  • 身体和心理工作资格评估
  • 您的集体谈判协议(CBA)

政府估计需要10.5小时来收集并整理这些信息,以便提交第503条或《退伍军人就业与再培训援助法案》专项审查。您是否同意?您是否同意该机构应在宣传为"快速无痛审查"的公告中包含复杂的计划和薪酬细节?

“合规检查”功能新增了哪些内容?

合规检查已停用逾十年,故令人耳目一新。过去承包商需提交"目标进展报告"、"便利措施实例"及外联详情。虽然审查在现场进行,但联邦合约合规计划办公室(OFCCP)前往被审查设施的差旅时间,通常远超完成合规检查所需的20-30分钟。

联邦合同合规计划办公室承诺,审查仍将仅限于简要的记录核查。现场核查为可选项。

联邦合同合规计划办公室(OFCCP)现要求您提交全部三份"书面平权行动计划",并明确说明哪些便利措施获得批准或被拒绝。外联要求与之前保持一致——至少书面要求如此("招聘广告示例,包括州就业服务机构的职位列表")。 但鉴于莱恩局长对外联工作重要性的强调,我建议进行彻底的自我评估。例如,应准备向该机构说明贵机构自主开展的社区组织外联补充措施(相关信息应及时记录,最好使用供应商的外联工具)。未雨绸缪方为上策。

若您负责维护施工计划,则需提供人员活动及薪资数据。建筑承包商还须提交其退伍军人及残疾人计划的交易分析报告,除非您仅参与联邦资助项目。


编者按:本文最初发表于 Circaworks.com。2023 年 4 月,Mitratech 收购了包容性招聘和 OFCCP 合规软件的领先供应商 Circa。此后,我们对内容进行了更新,以反映我们扩大的产品范围、不断发展的人才招聘合规法规以及人力资源管理的最佳实践。