第三方供应商、业务关联方及合作伙伴不断扩大的商业网络，往往会催生复杂的数据交换，这些交换过程可能不透明且难以衡量。 例如，负责管理企业IT系统的第三方供应商，可能接触到未被有意或直接共享的敏感信息。2024年第三方风险管理研究显示，61%的企业在过去12个月内遭遇过第三方数据泄露或安全事件，这充分证明了宽松的第三方数据共享政策所带来的风险已呈泛滥之势。
这个复杂的数据共享生态系统加剧了合规需求。企业必须时刻关注不断变化的监管环境，并将数据保护与隐私置于优先地位。本文探讨了组织机构在应对这些挑战、确保合规性并强化防御机制时需重点考虑的因素，以抵御第三方数据共享中固有的风险。
第三方数据共享与合规
第三方数据共享涵盖多种场景，从使用云端存储解决方案到外包支付处理或客户支持。随着对外部实体的依赖日益加深，理解每次数据交换的合规影响变得至关重要。
例如，与营销机构共享客户信息可能需要遵守《通用数据保护条例》（GDPR）或《加州消费者隐私法案》（CCPA），而将敏感财务数据委托给支付处理商则可能需要遵循支付卡行业数据安全标准（PCI DSS）。医疗行业的《健康保险流通与责任法案》（HIPAA）和教育机构的《家庭教育权利与隐私法案》（FERPA）等行业特定法规，为合规环境增添了更多复杂性。认识到各类第三方数据共享场景及其合规影响，对于维持主动的风险管理策略至关重要。
第三方数据共享示例
以下是第三方数据共享可能影响合规性的几个示例：
- 云存储与数据隐私法规：企业常采用AWS或微软Azure等云存储方案来保存敏感客户信息。其必须遵守欧洲《通用数据保护条例》(GDPR)或加州《消费者隐私法案》(CCPA)等数据保护法规。合规要求企业所选云服务必须提供充分的安全措施、数据加密及合同保障，以保护受托信息。
- 个人健康信息（PHI）管理：医疗机构常将电子健康记录（EHR）管理外包给外部供应商，或将患者账单处理等需访问电子健康信息（ePHI）的职能外包。为符合《健康保险携带与责任法案》（HIPAA）要求，必须验证EHR供应商是否遵守严格的隐私与安全规范，包括规范访问管理、加密措施及违规通知流程。 处理个人健康信息的第三方供应商同样必须遵守HIPAA的安全规则。
- 支付处理与PCI DSS：许多组织与Stripe或PayPal等外部服务合作处理支付，共享信用卡号等敏感财务信息。他们必须确保这些合作伙伴遵守支付卡行业数据安全标准（PCI DSS），实施必要的安全措施以保护客户信息。
第三方数据共享关键合规条例
健康保险可携带性与责任法案
《健康保险流通与责任法案》（HIPAA）于1996年颁布，旨在保护敏感的患者信息。随着电子健康记录的普及及对外部合作伙伴依赖程度的加深，理解第三方数据共享的HIPAA合规要求至关重要。HIPAA合规的关键领域包括：
- 业务伙伴协议（BAA）：《健康保险流通与责任法案》（HIPAA）要求受保护实体与处理受保护健康信息（PHI）的第三方供应商签订业务伙伴协议。该协议明确双方在保护PHI方面的责任与义务，包括实施适当的安全措施、遵守HIPAA隐私与安全规则，以及报告任何数据泄露事件。
- 风险评估与安全措施：受保护实体必须对其业务合作伙伴进行全面风险评估，以确保实施必要的个人健康信息保护措施。评估应涵盖第三方供应商的管理、物理及技术安全措施。同时需定期开展审计与安全评估，以持续监控并维持合规状态。
- 培训与认知：HIPAA规定，所有参与处理个人健康信息（PHI）的人员均须接受关于法规及机构政策流程的适当培训。此要求同样适用于业务合作伙伴，受保护实体有责任确保其第三方合作伙伴接受充分培训，并知晓其在HIPAA框架下的义务。
《通用数据保护条例》与第三方数据共享
《通用数据保护条例》（GDPR）于2018年5月正式实施，是一项全面的数据保护法规，规范欧盟境内个人数据的收集、处理和存储。其核心原则包括数据最小化、用途限制，以及确保采取充分的安全措施保护个人数据。以下是关于GDPR与第三方数据共享的若干关键考量：
- 数据处理协议（DPA）：《通用数据保护条例》（GDPR）要求组织与代其处理个人数据的第三方供应商签订数据处理协议。这些协议明确双方责任，包括数据处理的范围和目的、安全措施的实施，以及合同终止后数据的删除或归还。
- 数据保护影响评估（DPIAs）：组织必须开展DPIAs，以评估第三方数据共享及后续个人数据处理相关的潜在风险。这包括识别对数据主体权利的潜在威胁，并采取必要措施减轻这些风险。
《加州消费者隐私法案》与第三方数据共享
《加州消费者隐私法案》（CCPA）于2020年1月颁布实施，是一项旨在加强加州居民隐私权保护的州级隐私法规。其核心条款包括：消费者享有访问、删除个人信息的权利，以及拒绝个人信息被出售的权利。
- 服务提供商协议：根据 《加州消费者隐私法案》（CCPA），组织必须与第三方供应商（即服务提供商）签订协议，这些供应商将代表其处理个人信息。此类协议应详细说明数据处理的目的和范围，禁止为合同规定目的之外的用途保留、使用或披露个人信息，并要求服务提供商采取适当的安全措施。
- 供应商尽职调查：与《通用数据保护条例》（GDPR）类似，《加州消费者隐私法案》（CCPA）要求企业在选择和聘用第三方服务提供商时履行尽职调查义务。这包括评估服务提供商对CCPA的合规性、确保实施适当的安全措施，并持续监督其对法规的遵守情况。
PCI DSS 与第三方数据共享
支付卡行业数据安全标准（PCI DSS）最初于2004年制定，现已更新至4.0版本，旨在加强持卡人数据安全，并推动全球范围内统一数据安全措施的广泛采用。该标准旨在确保组织具备适当的管控措施和流程来保障持卡人数据安全。关键的第三方数据共享考量因素包括：
- 第三方供应商评估：为维持PCI DSS合规性，机构在选择处理持卡人数据的第三方供应商时必须履行尽职调查。该流程包括评估供应商的PCI DSS合规状态、安全措施及数据处理规范。选用符合PCI DSS标准的供应商可最大限度降低数据泄露风险，确保持卡人信息的安全处理。
- PCI DSS对服务提供商的要求： 第三方服务提供商 处理、存储或传输持卡人数据的机构必须遵守PCI DSS要求。关键要求包括：
- 通过防火墙及其他网络安全措施维护网络安全。
- 通过实施强加密和访问控制机制来保护持卡人数据。
- 定期监测和测试网络漏洞，确保及时解决已发现的风险。
- 实施并维护信息安全政策，该政策应阐明组织对保护持卡人数据的承诺。
- 合同协议与责任：组织必须与第三方供应商签订合同协议，明确其在维持PCI DSS合规性方面的责任。这些协议应涵盖安全措施和事件管理。
交叉措施可提升整体合规性
多项法规（如《通用数据保护条例》和《加州消费者隐私法案》）在数据保护目标方面具有相似性。跨司法管辖区运营的组织可通过实施跨合规措施获益，例如：
- 隐私设计与默认隐私保护：将注重隐私的实践融入新产品、服务或流程的开发与实施中，确保仅在必要时收集和处理个人数据，并根据需要知情原则限制数据访问权限。
- 数据映射与清单管理：维护组织内部所有个人数据处理的最新记录，包括与第三方供应商共享的数据。通过这种方式，组织能够有效管理和监控数据流，确保符合《通用数据保护条例》（GDPR）和《加州消费者隐私法案》（CCPA）的要求。
- 事件管理与报告：建立完善的流程来识别、管理和报告数据泄露或安全事件，因为《通用数据保护条例》和《加州消费者隐私法案》均要求及时通报此类事件。
- 持续评估与监控：定期评估第三方数据隐私与安全控制措施，并通过可观测的网络安全指标验证这些控制措施的有效性。若客户数据因第三方供应商数据泄露而出现在暗网论坛上，则应提出补救措施以降低风险。
- 建立 可执行的合同措施：确保所有第三方供应商合同包含可执行的审计、事件响应及数据恢复措施。
结论
在各行各业中，应对第三方数据共享与合规的复杂性始终是持续的挑战。本文重点探讨了HIPAA、GDPR、CCPA和PCI DSS等法规，但还有许多其他区域性、行业特定及全球性法规规范着第三方数据共享实践。 建立稳健的风险管理策略并保持清晰的合同约定至关重要。通过主动应对这些考量，企业既能从第三方数据共享中获益，又能保护客户数据并满足监管要求。
普瑞瓦特如何提供帮助
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- 在第三方供应商合同中纳入数据保护措施
- 发现并映射第三方、第四方及N方关系之间的数据
- 执行自我评估以了解内部流程的成熟度，以及数据所有者的情况。
- 评估第三方数据隐私控制措施
- 当第三方回复与预期不符时，自动执行风险响应与补救措施
- 内置报告功能的相关合规法规报告
- 通过自动将评估结果映射至50多项法规和最佳实践框架，简化并加速报告流程
- 接收自动化的数据泄露通知，以了解客户数据可能面临的风险
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编者按 本文最初发表于 Prevalent.net. 2024 年 10 月，Mitratech 收购了人工智能第三方风险管理公司 Prevalent。此后，我们对内容进行了更新，以纳入与我们的产品、监管变化和合规性相一致的信息。
