十大最常见的 I-9 表格错误

第 1 部分.雇员信息和证明

对于员工来说，I-9 表格可能是开始新工作前的一个繁琐步骤。新员工会对新的工作机会感到兴奋，但他们会急于完成入职过程中所需的堆积如山的文书工作吗？ 繁琐的 I-9 表格很容易让员工和雇主出错。

在第 1 部分，员工经常会犯 I-9 栏目留空的错误。如果员工认为某些字段是可选的，这种情况尤其常见。

例如，第 1 部分的常见错误是新员工漏填了 "使用过的其他姓氏（如有）"部分。在 I-9 表格中留有空白是不允许的，而且会被视为罚款的理由；例如，由于 A&F 旧的电子I-9 平台中第 1 部分的错误，ICE 对 Abercrombie & Fitch 公司处以七位数的罚款 。无论雇主使用哪种方式管理 I-9，他们都应确保在 I-9 的 "使用过的其他姓氏（如果有）"部分输入 "N/A"（如果没有其他姓氏）。

第 1 部分的另一个常见错误是，新员工没有选择四（4）个新员工身份识别框中的一个（见下文第 1 部分左侧）。

如果员工是美国公民、非美国公民国民、合法永久居民或获准工作的外国人，则必须记录其身份。

如果新员工选择了第三（3）格 "合法永久居民 "或第四（4）格 "获准工作的外国人"，则必须填写相应的信息。

准备人和/或翻译认证的方框也是如此。员工必须勾选两 (2) 个选项中的一 (1) 个，不得留空（见下文）。

第 2 部分.雇主或授权代表审查与核实

I-9 表格第 2 部分要求当面核实员工身份。 与往常一样，新员工的身份证件必须由雇主或雇主指定的第 2 部分审批人当面审核。

第 2 部分中的大多数错误都发生在文件验证栏中。在最近对 150 万份 I-9 表进行分析后，我们发现超过50% 的 I-9 表在这一部分至少有一处错误。 与电子表格相比，纸质表格尤其容易在文件验证字段中出错。如果您的团队目前正在管理纸质 I-9 表，您可能会承担重大责任，并面临巨额审计罚款的风险。

50% 这一惊人的高错误率主要是由于美国公民及移民服务局（USCIS）和国土安全部（DHS）认为可接受的文件不断增加，因为新表格每隔几年就会更新一次。

第 2 部分的关键是记住必须从 列表 A（护照等单一证件）或列表 B和列表 C（如驾照和社会保障卡）中选择 证件。

作为雇主，在要求新员工提供文件进行核实时，一定要避免要求提供具体的文件。这样做会被视为歧视，而且在联邦劳工和/或移民机构（如移民及海关执法局（ICE）、移民局或国土安全部）进行审核时，雇主可能会受到潜在的审查和工作场所罚款。新员工可自行决定将哪些文件带到面谈时进行审查，但文件必须是真实的，与新员工有关，且不得受雇主的影响。

雇员可自行阅读说明并决定携带哪些文件进行验证。雇主有责任确保雇员在开始美国境内有薪工作后三（3）个工作日内携带可接受的文件。

雇主必须牢记填写第 2 部分雇主证明部分的所有字段。请务必记录雇员首次领取工资的日期。

最后，第 2 部分中记录的新员工首次领取工作报酬的日期必须与您的薪资记录中记录的日期一致，因为 ICE 在审核 I-9 表格时有充分理由要求提供 I-9 表格、薪资记录、营业执照等。

第 3 节.返聘和续聘

雇主可根据重新雇用员工的原始 I-9 表格填写时间，选择制作全新的 I-9 表格或使用原始 I-9 表格的第 3 部分。 如果重新雇用过程发生在填写原始 I-9 表格后不到三年的时间内，那么雇主可以选择使用第 3 部分来记录重新雇用。对于美国公民、非公民国民和大多数永久居民，雇主不应要求员工出示清单 A 或清单 C 的就业授权文件。这样做可能会被视为歧视。

如果重新雇用过程发生在填写原始 I-9 表三年之后，则必须填写新的 I-9 表。在这种情况下，无论公民身份如何，员工都必须填写新的 I-9 表，并出示未过期的第 2 部分身份证件。

最后，雇主必须在获得临时工作许可的外国公民的工作许可到期前对其进行重新认证，这一点非常重要。

影响雇主的其他错误

另一个常见错误是文件保存不一致。雇主往往会在员工离开公司并超过法定保留期后忘记清除 I-9 表记录。

美国公民与移民服务局（USCIS）关于正确清理 I-9 表的规定被称为1 年 3 年规则。当雇佣关系结束时，雇主必须将 I-9 表保留至员工第一天带薪工作后的三年，或自终止雇佣之日起的一年（以较晚者为准）。

请记住，即使员工辞职或被解雇，雇主 仍需对员工 I-9 表格中的错误 负责。这里建议的做法是自我审核和 I-9 表格补救程序。

最后，在保留员工工作许可和身份证件的图像时，有一些重要因素需要注意：

• 首先，使用 E-Verify 系统的雇主必须保留 I-9 表格第 2 部分所列的某些 A 类文件（如美国护照）。这些 A 类证件属于 E-Verify 照片匹配规则的适用范围，雇主必须核实 E-Verify 系统中显示的图像与员工提供的证件上的图像相符。如果雇主参加了 E-Verify 系统，就不能选择保留照片匹配文件。
• 其次，雇主可选择保留所有员工文件的影像（第 2 和第 3 部分）。如果雇主选择为一名或部分员工保留所有文件的副本，则必须为所有员工保留副本。不一致的做法（如保留外国公民的文件，但不保留美国公民的文件）会被视为歧视，并使雇主面临调查和潜在罚款的风险。
• 第三，请记住，如果雇主不参加E-Verify 系统，则在填写 I-9 表格的第 2 部分时无需复印 I-9 文档。不过，雇主或雇主指定的审批人仍需检查新员工提交的文件是否真实。

I-9 表格非常复杂。选择合适的 电子管理合作伙伴是任何团队合规流程的关键组成部分，也是避免代价高昂的错误的最重要一步。