¿Qué significa formulario I-9? ¿Cómo puede identificar los errores comunes del formulario I-9? El formulario I-9 es un documento de dos páginas exigido por el gobierno federal que se utiliza para verificar la identidad y la autorización de empleo de las personas contratadas para trabajar en Estados Unidos.
Cada empleador es responsable de garantizar la correcta cumplimentación del formulario I-9 para todas las personas contratadas para trabajar en EE.UU. Una vez cumplimentados, los empleadores deben conservar estos formularios durante un período de tiempo determinado a efectos de futuras inspecciones sancionadas por el gobierno de EE.UU..
A pesar de tener sólo dos páginas, el formulario I-9 tiene más de 1.500 normas y es uno de los formularios federales más regulados y auditados de Estados Unidos. Debido a la naturaleza y las complejidades subsiguientes del I-9, los errores tanto por parte del empleado como del empleador son comunes. Si desea conocer más a fondo los detalles del I-9, lea más sobre el formulario I-9 aquí.
Después de procesar millones de I-9 cada año, nosotros y Pearl Law Group hemos identificado diez de los errores más comunes cometidos en el Formulario I-9. A continuación, vamos a identificar exactamente dónde se cometen estos errores comunes, y explorar cómo editar los formularios I-9 para que puedan ser evitados.
Sección 1 Información y certificado del empleado
El formulario I-9 puede ser un paso tedioso para los empleados antes de empezar un nuevo trabajo. Los recién contratados estarán entusiasmados con su nueva oportunidad laboral, pero ¿estarán ansiosos por completar la montaña de papeleo requerido durante el proceso de incorporación? El tedioso formulario I-9 es propenso a cometer errores tanto por parte del empleado como del empresario.
En la Sección 1, los empleados cometen a menudo el error de dejar en blanco los campos del I-9. Esto es especialmente frecuente si el empleado interpreta que algunos campos son opcionales. Esto es especialmente común si el empleado interpreta que algunos campos son opcionales.
Por ejemplo, un error común en la Sección 1 se produce cuando un nuevo empleado omite una entrada para la sección "Otros apellidos utilizados (si los hay)". Dejar formularios I-9 en blanco no está permitido y puede ser motivo de multas; por ejemplo, la multa de siete cifras impuesta por el ICE a Abercrombie & Fitch debido a un error en la Sección 1 en la antigua plataforma electrónica I-9 de A&F. Independientemente de lo que los empleadores utilicen para gestionar los I-9, deben asegurarse de que introducen "N/A" si no se aplica ningún otro nombre en la sección "Otros apellidos utilizados (si los hubiera)" del I-9.
Otro error común que se comete en la Sección 1 ocurre cuando un nuevo empleado no selecciona una de las cuatro (4) casillas de identificación de nuevos empleados (que se encuentran en el lado izquierdo de la Sección 1 a continuación).
Si un empleado es ciudadano estadounidense, nacional de Estados Unidos, residente legal permanente o extranjero autorizado a trabajar, esta condición debe estar documentada.
Si el recién contratado selecciona la casilla número tres (3) "residente legal permanente" o la número cuatro (4) "extranjero autorizado a trabajar", deberá incluir la información correspondiente.
Esto es igual para las casillas con la certificación de preparador y/o traductor. El empleado debe marcar una (1) de las dos (2) opciones; no puede dejar este campo en blanco (véase más abajo).
Sección 2. Revisión y verificación por el empleador o el representante autorizado
La Sección 2 del Formulario I-9 requiere la verificación en persona de la identificación del empleado. Como siempre, los documentos de identificación del nuevo empleado deben ser revisados en persona por el empleador o por un Aprobador de la Sección 2 designado por el empleador.
La mayoría de los errores cometidos en la Sección 2 se cometen en los campos de verificación de documentos. Tras un análisis reciente de 1,5 millones de formularios I-9, descubrimos que más del 50% de los I-9 analizados tenían al menos un error en esta sección. Los formularios en papel, a diferencia de los formularios electrónicos, están especialmente expuestos a errores en los campos de verificación de documentos. Si su equipo gestiona actualmente formularios I-9 en papel, puede estar asumiendo una responsabilidad importante y corriendo el riesgo de ser objeto de cuantiosas multas de auditoría.
Esta alarmante tasa de error del 50% se debe principalmente al continuo aumento de la documentación que el Servicio de Ciudadanía e Inmigración de Estados Unidos (USCIS) y el Departamento de Seguridad Nacional (DHS) consideran aceptable a medida que se actualizan nuevos formularios cada pocos años.
La clave del apartado 2 es recordar que hay que elegir un documento de la lista A (un único documento como el pasaporte) o un documento de la lista B y de la lista C (como el permiso de conducir Y la tarjeta de la seguridad social).
Como empleador, asegúrese de evitar solicitar documentación específica cuando pida a un recién contratado que proporcione documentación para su verificación. Hacerlo se considera discriminatorio y puede exponer al empleador a un posible escrutinio y a multas en el lugar de trabajo durante una auditoría por parte de organismos federales de trabajo y/o inmigración, como el Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE), el USCIS o el DHS. El nuevo empleado tiene plena discreción sobre los documentos que lleva a la reunión en persona para su revisión, siempre que el documento parezca auténtico y esté relacionado con el nuevo empleado, y no debe estar influenciado por el empleador.
Corresponde al empleado leer las instrucciones y decidir qué documentos desea aportar para su verificación. Es responsabilidad del empleador simplemente asegurarse de que el empleado traiga la(s) forma(s) aceptable(s) de documentación dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al inicio de su trabajo remunerado dentro de los Estados Unidos.
Los empresarios deben acordarse de rellenar todos los campos de la parte de la sección 2 relativa a la certificación del empresario. Asegúrese de documentar la fecha en la que se paga por primera vez al empleado.
Por último, la primera fecha en la que se paga al recién contratado por su trabajo, tal y como se documenta en la Sección 2, debe coincidir con la fecha documentada en sus registros de nóminas, ya que ICE tiene pleno derecho a solicitar los Formularios I-9, registros de nóminas, licencias comerciales, etc. durante una auditoría del Formulario I-9.
Sección 3. Reverificación y recontratación
Dependiendo de cuándo se completó el Formulario I-9 original para un empleado que está siendo recontratado, un empleador puede optar por crear un Formulario I-9 completamente nuevo o utilizar la Sección 3 del Formulario I-9 original creado. Si el proceso de recontratación se produce menos de tres años después de que se completara el Formulario I-9 original, el empleador puede optar por utilizar la Sección 3 para documentar la recontratación. En el caso de los ciudadanos estadounidenses, los nacionales no ciudadanos y la mayoría de los residentes permanentes, el empleador no debe pedir al empleado que presente su documento de autorización de empleo de la Lista A o la Lista C. Hacerlo podría considerarse discriminatorio. Hacerlo podría considerarse discriminatorio.
Si el proceso de recontratación se produce más de tres años después de que se rellenara el Formulario I-9 original, deberá crearse un nuevo Formulario I-9. En este caso, el empleado, independientemente de su estatus de ciudadanía, debe rellenar un nuevo formulario I-9 y presentar los documentos de identidad de la Sección 2 que no hayan caducado.
Por último, es muy importante que los empresarios vuelvan a verificar a los extranjeros con autorización de trabajo temporal antes de que expire su autorización de trabajo.
Otros errores que afectan a los empresarios
Otro error común es la retención incoherente de documentos. Con demasiada frecuencia, los empresarios olvidan eliminar los registros del formulario I-9 después de que los empleados hayan abandonado la empresa y haya transcurrido el periodo de conservación reglamentario.
La norma del USCIS para la correcta purga del Formulario I-9 se conoce como la regla de 1 año y 3 años. Cuando el empleo termina, los empleadores deben conservar el Formulario I-9 durante tres años después del primer día de trabajo remunerado del empleado o un año a partir de la fecha de terminación, lo que ocurra más tarde.
Recuerde, incluso si el empleado renunció o fue despedido, los empleadores siguen siendo responsables de los errores en el Formulario I-9 del empleado. La práctica sugerida en este caso es la auto-auditoría y un proceso de remediación del Formulario I-9.
Por último, cuando se trata de conservar imágenes de la autorización de trabajo y del documento o documentos de identidad del empleado, hay factores importantes que deben tenerse en cuenta:
- En primer lugar, los empleadores que utilizan E-Verify deben conservar determinados tipos de documentación de la lista A (por ejemplo, pasaporte de EE.UU.) con arreglo a la sección 2 del formulario I-9. Estos documentos de la lista A están sujetos a la regla de coincidencia de fotografías de E-Verify. Estos documentos de la lista A entran dentro de la regla E-Verify Photo Match, en la que el empleador debe verificar que la imagen presentada en el sistema E-Verify coincide con la imagen del documento proporcionado por el empleado. Conservar un documento Photo Match no es opcional si el empleador participa en E-Verify.
- En segundo lugar, un empresario puede optar por conservar imágenes de todos los documentos de los empleados (tanto para la Sección 2 como para la Sección 3). Si un empleador opta por conservar copias de todos los documentos para uno o algunos empleados, deberá hacerlo para todos los empleados. La incoherencia (por ejemplo, conservar los documentos de los extranjeros, pero no de los ciudadanos estadounidenses) puede considerarse discriminatoria y expone al empresario al riesgo de investigación y posibles multas.
- En tercer lugar, tenga en cuenta que los empleadores no necesitan hacer copias de la documentación I-9 durante la cumplimentación de la sección 2 del formulario I-9 si no participan en E-Verify. Sin embargo, los empleadores o los aprobadores designados por el empleador todavía están obligados a examinar la documentación presentada por un nuevo empleado para verificar su autenticidad.
El formulario I-9 es complejo. La elección del socio de gestión electrónica es un componente crucial en el proceso de cumplimiento de cualquier equipo y el paso más importante para eliminar errores costosos."
Cómo evitar cometer errores en el formulario I-9
Rellenar correctamente el formulario I-9 es esencial tanto para los empresarios como para los empleados. Si evita los errores más comunes, podrá garantizar el cumplimiento de la ley y evitar complicaciones innecesarias. Estos son algunos consejos que le ayudarán a evitar cometer errores en el formulario I-9.
1. Familiarícese con las instrucciones: Tómese el tiempo necesario para comprender los requisitos descritos en las instrucciones del formulario antes de empezar. Esto le aclarará qué información debe facilitar y cómo debe documentarla.
2. Utilice la versión más reciente del formulario: USCIS actualiza periódicamente el formulario I-9, así que asegúrese de que está utilizando la última versión disponible en su sitio web. El uso de formularios obsoletos podría dar lugar a imprecisiones o rechazos.
3. Rellene todas las secciones con precisión: Cada sección del Formulario I-9 tiene un propósito específico, así que asegúrese de que cada campo se rellena con precisión y en su totalidad. Dejar alguna parte en blanco puede suponer un incumplimiento.
4. Verifique los documentos correctamente: Cuando verifique la identidad y la autorización de empleo de un empleado, examine cuidadosamente sus documentos originales tal y como se requiere en las instrucciones del formulario. Aceptar o rechazar incorrectamente documentos válidos puede dar lugar a problemas legales.
5. Conserve los registros adecuadamente: Conserve copias de los formularios I-9 cumplimentados de acuerdo con las directrices federales: guárdelas de forma segura y separadas de los expedientes de personal, garantizando al mismo tiempo un fácil acceso para las inspecciones en caso necesario.
6. Forme a su personal: Instruya al personal clave implicado en la cumplimentación del formulario I-9 sobre los procedimientos adecuados, incluidos los representantes de RRHH o cualquier persona responsable de la contratación de nuevos empleados dentro de su organización.
7. Realice autoauditorías periódicas: Realice autoauditorías periódicas de las prácticas de los Formularios I-9 de su empresa para identificar cualquier error potencial o áreas de mejora de forma proactiva.
8. Busque ayuda profesional si es necesario: Si le resulta difícil navegar por las normas de inmigración o tiene escenarios complejos (trabajadores remotos), considere la posibilidad de buscar la orientación de un abogado de inmigración o un consultor de recursos humanos con experiencia especializado en asuntos de cumplimiento de inmigración.
Siguiendo estos consejos, puede minimizar el riesgo de cometer errores en el formulario I-9.
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