Perspectivas de automatización del último seminario web en directo de Mitratech - Knock Knock: Abriendo la Puerta Legal a la Contratación de Autoservicio
El martes 13 de diciembre, Brian McGovern, Director Ejecutivo de Corporate Legal and Claims de Mitratech, se sentó con ejecutivos de Rubrik, Micro Focus y KP Labs para hablar sobre la innovación en los flujos de trabajo jurídicos. Aunque nuestros panelistas trabajan ahora con departamentos de diversos tamaños y niveles de madurez, comparten un denominador común.
Sami Najm, Director de Asuntos Jurídicos de Rubrik, Jessica Vander Ploeg, Vicepresidenta de Operaciones Jurídicas de Micro Focus, y Tarryn Puzsar, Directora de Automatización de Procesos Empresariales de KP Labs, trabajaron juntos anteriormente en NetApp. TAPsocio de confianza de Mitratech, y un destacado defensor de la automatización del flujo de trabajo.
Por ejemplo, el departamento jurídico de Sami, compuesto por 20 personas, se divide a partes iguales entre la parte jurídica comercial y la jurídica corporativa para dar servicio a los más de 2.500 empleados de Rubrik. Por su parte, el departamento jurídico de Jessica, compuesto por 50 personas, opera con seis funciones -la jurídica comercial es, con diferencia, la más importante- para atender a más de 11.000 empleados de Micro Focus.
¿La mejor práctica que estos dos departamentos y ejecutivos tienen en común? La automatización del flujo de trabajo jurídico. Tarryn inició la conversación explicando por qué las herramientas de autoservicio están trascendiendo los sectores, las funciones y los modelos de negocio.
"Los equipos buscan la eficiencia y se esfuerzan por hacer su vida más fácil. Así que se plantean la gran pregunta de cómo transformar lo mundano, cómo aumentar nuestra eficiencia. Y parece que es la automatización de procesos. Todo el mundo está pensando en cómo agilizar su vida mediante algo parecido a una puerta de entrada legal". -Tarryn Puzsar, Directora de Automatización de Procesos Empresariales, KP Labs
A continuación encontrará un resumen de los aspectos más destacados del seminario web. También puede ver la repetición completa aquí.
Un resumen rápido: ¿Qué es una puerta de entrada legal?
Una puerta de entrada jurídica es un portal de solicitud de servicios jurídicos que sustituye al frenesí de chats, correos electrónicos y preguntas puntuales y, en su lugar, dirige a cualquier persona que busque asesoramiento jurídico hacia el mismo canal de contacto. Aquí, se les pueden solicitar tipos de solicitudes rutinarias (plantillas de contratos) o preguntas frecuentes ya respondidas (como "cuál es nuestra política para___..."). En ese caso, toda la información necesaria se recopila por adelantado (empresa, dirección, estado, partes implicadas, etc.) antes de enviarla al departamento jurídico, lo que sustituye las idas y venidas de información.
Los empleados pueden utilizar los portales de consultas jurídicas en toda la organización para cuestiones como contratos de venta, acuerdos con proveedores o simplemente cuestiones jurídicas generales. Por otro lado, los portales de consultas jurídicas permiten conocer la carga de trabajo del personal jurídico y proporcionan datos valiosos sobre la duración de los procesos, los cuellos de botella o las carencias de personal.
Como explica Tarryn, una puerta de entrada legal es un portal que permite a las organizaciones colaborar estrechamente con los servicios jurídicos y, al mismo tiempo, ser autosuficientes:
"Haces posible que varios equipos entren y trabajen en los contratos, y también está el elemento de autoservicio que se vuelve increíblemente importante cuando hablamos de estos cientos de correos electrónicos en nuestras bandejas de entrada. ¿Cuántas solicitudes de correo electrónico crees que podrías eliminar y poner en un proceso de autoservicio?". -Tarryn Puzsar, Directora de Automatización de Procesos Empresariales, KP Labs
Cuando se utilizan correctamente, los portales de peticiones jurídicas canalizan y clasifican las solicitudes para acelerar la obtención de valor, agilizar la redacción y revisión, organizar la gestión de documentos y ofrecer asesoramiento jurídico de autoservicio. Otras ventajas de un portal jurídico son:
- Métricas detalladas sobre tipos de solicitudes, cargas de trabajo, etc.
- Mejoras de procesos basadas en datos
- Ahorro de costes
Entonces, ¿qué tipo de procesos deberías automatizar? Como recomienda Jessica, busque tareas de gran volumen y baja complejidad. O mejor aún, busca aquellas en las que puedas conseguir un mayor impacto.
"¿Dónde podemos marcar la diferencia más mensurable? Ya sea en volumen total, en retorno de la inversión o simplemente en valor para la empresa" - Jessica Vander Ploeg, Directora Senior de Operaciones Jurídicas de Micro Focus.
Rubrik, Inc. ha sido nombrada ganadora del premio "Mejor uso de la tecnología" de Corporate Counsel, reconocido por la innovación demostrada en el uso de TAPla solución de automatización de flujos de trabajo de Mitratech, para transformar el proceso de admisión legal. En los primeros 60 días desde el lanzamiento de TAP, el equipo de Rubrik utilizó su puerta de entrada legal de autoservicio para resolver 68 solicitudes administrativas, incluyendo el envío de plantillas de contratos, certificados de seguros, respuesta a preguntas frecuentes, etc. En los dos primeros meses, Rubrik pudo ahorrar unas 6 horas de trabajo administrativo, una cifra que prevén que no hará más que aumentar.
"Lo más lógico era centrarme en cómo era mi día a día y en qué podía ayudar a mi equipo a ahorrar tiempo" - Sami Najm, Director, Legal en Rubrik
A pesar de su diferencia de tamaño, Rubrik, Micro Focus y KP Labs coincidieron en los tres principales flujos de trabajo de autoservicio que los profesionales de las operaciones jurídicas pueden empezar a aprovechar hoy mismo para mejorar sus operaciones.
Sus tres primeros flujos de trabajo de autoservicio
1. CND
Durante nuestro debate en directo, casi la mitad de los responsables de operaciones legales que asistieron afirmaron querer automatizar el proceso de NDA, lo que no sorprendió a nuestros panelistas. Como explica Tarryn, la posibilidad de convertir las copias en papel y las idas y venidas internas en un proceso automatizado y racionalizado con una plantilla previamente firmada ahorra tiempo y dinero a todo el mundo.
"Los acuerdos de confidencialidad de autoservicio son sin duda uno de los flujos de trabajo que más beneficios pueden aportar, no sólo en términos de rentabilidad de la inversión, sino también internamente. Se trata de un flujo de trabajo de gran volumen, y las métricas que se pueden obtener de ellos son fenomenales". fenomenales". - Tarryn Puzsar, Directora de Automatización de Procesos Empresariales, KP Labs
Como muchas empresas, Micro Focus tenía una bandeja de entrada de correo electrónico que estaba creando un caos interno a la hora de gestionar los acuerdos de confidencialidad. A medida que el equipo se acercaba al final del año fiscal, necesitaba una forma de filtrar y agilizar fácilmente las solicitudes.
"Nuestro equipo comercial estaba ahogado, y pudimos hacernos cargo de esa bandeja de entrada. Luego, pudimos utilizar esos datos y conocimientos para crear algo automatizado". - Jessica Vander Ploeg, Vicepresidenta de Operaciones Jurídicas de Micro Focus
2. Acuerdos de evaluación
Cuando empezaron a trabajar juntos en operaciones jurídicas, Tarryn y Sami se dieron cuenta de que las solicitudes más repetitivas y de mayor volumen eran los acuerdos de evaluación. ¿Por qué era necesario un toque humano para enviar la misma información una y otra vez para cada acuerdo? Pues no debería.
"Para nosotros fue un fruto fácil y al alcance de la mano que nos abrió la puerta a la automatización de más acuerdos. La respuesta inmediata que obtuvimos fue que la falta de contacto humano después de automatizar nuestros acuerdos de evaluación aceleró realmente el proceso de contratación para el equipo de ventas. Y desde el punto de vista comercial, al equipo de ventas le encantó que su ciclo de ventas se redujera a medida que el equipo legal obtenía estos acuerdos más rápidamente y reducía la rotación." - Sami Najm, Director Jurídico de Rubrik
3. Acuerdos sobre privacidad y contratación pública
Para Jessica, de Micro Focus, los flujos de trabajo basados en la privacidad y las adquisiciones estaban teniendo un gran impacto en los clientes empresariales, especialmente en el departamento jurídico. En estos flujos de trabajo, los solicitantes envían detalles como información sobre proveedores y transacciones, partes implicadas y criterios de acuerdo. A continuación, el flujo de trabajo puede establecer dinámicamente los términos del contrato, incluir cláusulas basadas en criterios preaprobados y predeterminados y, a continuación, enviarlos para su firma electrónica. Esto permite a Micro Focus crear y ejecutar contratos más rápidamente, recopilando toda la información necesaria por adelantado y generando contratos específicos para las necesidades de cada proveedor.
Los flujos de trabajo basados en la privacidad y las adquisiciones van más allá de la aceleración de las operaciones para Micro Focus; una vez ejecutados y firmados los contratos, los metadatos pueden extraerse del repositorio de datos centralizado.
"Uno tiene un alto ROI, el otro tiene una alta capacidad de gobierno, lo que hemos descubierto, incluso si hay un flujo de trabajo de bajo volumen o el ROI no es grande, el alto gobierno o la automovilidad son beneficiosos". - Jessica Vander Ploeg, Vicepresidenta de Operaciones Jurídicas de Micro Focus.
Profundizar en los datos del autoservicio
Además de reducir el ciclo de ventas y las comunicaciones por correo electrónico, otro nivel de retorno de la inversión en el flujo de trabajo procede del análisis durante el proceso, que permite tomar decisiones basadas en datos. Por ejemplo, Rubrik ha aprovechado sus métricas de automatización para realizar contrataciones más inteligentes, asignar cargas de trabajo y tomar medidas de gestión. El equipo dispone ahora de datos sobre la procedencia de cada solicitud: cada ticket de entrada captura quién es esa persona, su organización, su responsable, su centro de costes, geografía, etc.
"Cuando alguien pregunta: 'Oye, ¿de dónde viene el grueso de tu trabajo? ¿Necesito contratar en Europa o Asia? ¿necesito más personal para más acuerdos de confidencialidad o acuerdos complejos? Esas respuestas solían estar en una caja negra en la que se hacían grandes conjeturas, pero ahora nuestro Director Jurídico puede entrar en el cuadro de mandos y decir: 'sí, necesitamos esto, y aquí están los datos del año pasado para respaldarlo'". - Sami Najm, Director Jurídico de Rubrik
¿Listo para dar el primer paso hacia la automatización? Obtenga más información sobre nuestra colaboración con KP Labs aquí: https://mitratech.com/partners/wfa/kp-labs/.
