Hay nada menos que cuatro áreas principales en las que la automatización del flujo de trabajo jurídico puede revolucionar las operaciones jurídicas. Explorémoslas en este extracto de nuestro nuevo ebook.
La automatización jurídica genera una amplia gama de beneficios
La automatización de los flujos de trabajo puede aportar enormes beneficios a cualquier empresa. Pero es especialmente ventajosa para los departamentos de operaciones jurídicas.
¿Cómo? Ayudándoles a afrontar una serie de retos:
- Mandatos corporativos para prestar más servicios jurídicos con mayor rapidez, pero limitando (o incluso recortando) los costes.
- La carga que supone el cumplimiento de la normativa y la legislación, con sanciones por errores y retrasos.
- Los peligros de los procesos manuales repetitivos y de alta frecuencia con múltiples pasos, que generan errores.
- La demanda de transparencia, centralización y colaboración, sobre todo a medida que crece una organización.
La automatización de los flujos de trabajo de operaciones jurídicas no solo ayuda a superar todos estos retos. Al hacerlo, genera toda una serie de ventajas.
Para entender todas las recompensas que una solución de automatización del flujo de trabajo jurídico basada en SaaS puede aportar a Legal Ops y a la empresa en su conjunto, vamos a separarlas en cuatro "categorías de beneficios" diferentes.
Hemos mostrado esas áreas en el gráfico de la derecha. Pero cuando se profundiza en los detalles, la lista es extensa e impresionante.
Beneficios operativos:
- La adopción rápida conduce a resultados rápidos, especialmente con plataformas SaaS basadas en navegador con una experiencia de usuario intuitiva, herramientas de diseño de arrastrar y soltar y curvas de aprendizaje cortas.
- La velocidad y la eficacia del flujo de trabajo aumentan ahora que los usuarios siguen siempre una ruta de trabajo predefinida.
- Reducción significativa de los costes operativos gracias al ahorro de tiempo, mano de obra e incluso materiales.
- El retorno inmediato de la inversión en WFA es habitual, ya que el ahorro de costes equivale a una rápida amortización de la inversión en una plataforma.
- Escalabilidad, ya que si un flujo de trabajo se automatiza correctamente una vez, puede ejecutarse mil veces con la misma eficacia.
- Ejecución verificable de cada proceso, con transparencia casi total en cualquier flujo de trabajo.
- Mayores índices de finalización (éxito del proceso) para todos los flujos de trabajo.
- Cumplimentación precisa de formularios y documentos, gracias al uso de formularios dinámicos y plantillas de documentos con inteligencia incorporada para guiar la cumplimentación y presentación precisas.
- Eliminación de errores en los procesos, gracias a la estandarización y la automatización de tareas repetitivas (y propensas a errores) como el enrutamiento, el archivo y las notificaciones.
- Captura de datos más precisa, ya que la fuente más exacta suele ser la persona a la que sirve el flujo de trabajo o el empleado más cercano al proceso, cuyo rendimiento se juzga por su resultado; darles acceso de autoservicio al flujo de trabajo impulsa la precisión de la entrada.
- Aumento de la productividad del autoservicio. El uso de notificaciones automatizadas para eliminar las tareas de perseguir a los compañeros para que proporcionen aprobaciones o información aumenta considerablemente la productividad.
- Minimización de la costosa intervención de abogados en tareas mundanas/repetitivas.
- Apoyo al proceso de principio a fin, ya que sustituimos el conocimiento limitado del proceso que cada participante individual a lo largo de la cadena puede (¡o no!) poseer.
- Integración sin fricciones a menor coste, ya que una plataforma de automatización de flujos de trabajo SaaS de primera clase funcionará sin problemas con sistemas heredados y productos de terceros, eliminando la necesidad de costosas instalaciones "rip-and-replace" o consultas de TI y desarrolladores.
- Trabajo de mayor calidad. Un estudio de 2006 sobre proveedores sanitarios que habían automatizado el flujo de trabajo reveló que no sólo se habían obtenido los beneficios esperados, como ahorro de tiempo, reducción del estrés del personal y mejora de la moral, sino que también había mejorado la calidad real de la atención prestada a los pacientes.
Ventajas de cumplimiento y seguridad:
- Aumentan los índices de cumplimiento y se minimizan las responsabilidades. Un ejemplo sencillo: un flujo de trabajo automatizado no olvidará una fecha límite, por lo que las sanciones por retraso pueden reducirse o eliminarse.
- Mejora de la auditoría a un nivel suficiente a efectos probatorios.
- La claridad, la visibilidad y la posibilidad de elaborar informes están garantizadas para todos los flujos de trabajo.
- Archivado y protección frente a desastres garantizados, ya que los flujos de trabajo y los activos se almacenan automáticamente en la nube (o en las instalaciones o en configuraciones híbridas).
- Mayor seguridad, si su plataforma WFA está equipada para cumplir las normas de certificación de seguridad de primer nivel y proporcionar la mejor integración de firma electrónica, confirmación de identidad por vídeo e incluso almacenamiento de registros de auditoría de flujo de trabajo basado en blockchain.
Beneficios de gobernanza y colaboración:
- Mejora de la gobernanza, ya que la centralización y la estandarización de procesos van ahora de la mano, proporcionando un marco para el control y seguimiento de las Operaciones Jurídicas y un marco cohesivo de gestión de riesgos.
- Alineación de datos básicos a partir de una única fuente de verdad, lo que facilita enormemente a los empleados de cualquier lugar localizar, gestionar, compartir e informar sobre el trabajo de los casos.
- La accesibilidad móvil y remota mejora la productividad y el compromiso.
- Aumento de la colaboración, especialmente si la plataforma del AMFE jurídico cuenta con herramientas de colaboración flexibles y funciones de invitación y notificación a los participantes.
Los equipos de operaciones jurídicas que adoptan el WFA son más receptivos a las necesidades corporativas, e incluso pueden ser considerados "agentes del cambio" positivos para impulsar mejoras de procesos en otras partes de la organización.
Beneficios corporativos y culturales:
Todos los beneficios enumerados anteriormente impulsan otros beneficios "macro" significativos para Legal Ops:
- Mejora de los servicios corporativos y a las partes interesadas, gracias a una mayor agilidad, capacidad de respuesta, precisión, seguridad y otras ventajas.
- Fortalecimiento de los vínculos con los clientes corporativos y de la colaboración: Una vez automatizadas las tareas repetitivas, Legal Ops puede estrechar lazos con la clientela interna, lo que elimina cargas para todos los implicados.
- Mejor reputación dentro de la empresa: Los equipos de operaciones jurídicas que adoptan el WFA son más receptivos a las necesidades corporativas, e incluso pueden ser vistos como "agentes de cambio" positivos para impulsar mejoras de procesos en otras partes de la organización.
- Moral positiva: Los bufetes de abogados que han implementado la automatización del flujo de trabajo han visto cómo los empleados, especialmente los Millennials, adquieren una visión más positiva de la organización; los abogados más jóvenes sienten que sus bufetes les apoyan y que forman parte de un equipo de colaboración.
- Creación de empleo: Los departamentos de operaciones jurídicas han trasladado a sus propias empresas las tareas más tecnológicas para acelerar el desarrollo y la implantación de herramientas tecnológicas personalizadas que mejoren la colaboración con clientes, empleados y usuarios finales.
Guía para una planificación proactiva de la tecnología de operaciones jurídicas
Con tantos beneficios potenciales, es vital dar el paso hacia tecnologías de operaciones jurídicas como la automatización del flujo de trabajo. Cada vez son más los despachos y empresas que lo hacen.
¿Qué es igual de importante? Tomar las decisiones correctas en lo que respecta a la preparación para la adopción del AMFE jurídico y la elección de la plataforma de automatización del flujo de trabajo jurídico adecuada. Hemos cubierto todas las todas las facetas de la adopción de la automatización del flujo de trabajo jurídico en nuestro nuevo ebook, Why Your Legal Ops Needs a Leading-Edge Workflow Automation Platform.
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