Como cualquiera que haya asistido a una conferencia del Instituto CLOC puede decirle, inspiran la conexión y la colaboración. ¿Y las innovaciones y tecnologías expuestas? Pueden ser igual de inspiradoras.
Aquí, entonces, sin ningún orden en particular, hay cinco tendencias de tecnología legal evidentes en CLOC 2018, cada una con una buena oportunidad de impulsar tanto la transformación digital como el papel en expansión de Legal Operations en cualquier empresa con visión de futuro.
1 - La colaboración impulsa la evolución
Jason Parkman lo señalaba en una reciente entrada de su blog: El espíritu de conexión que se muestra en una reunión de CLOC es asombroso. La conexión lleva a la colaboración, y la colaboración está impulsando las tendencias de la tecnología jurídica y dando forma al futuro de las operaciones jurídicas.
En mi opinión, lo notable es lo omnipresente que está esta apertura y voluntad de trabajar juntos. Se manifiesta en la forma en que los profesionales de operaciones jurídicas comparten y enseñan a través de CLOC, sí, pero también en la forma en que los proveedores de plataformas trabajan estrechamente con los clientes, cómo los equipos de operaciones jurídicas y sus propias partes interesadas se unen en torno a tecnologías como la automatización del flujo de trabajo para inventar nuevas y mejores formas de llevar a cabo los negocios.
Entre las tendencias tecnológicas jurídicas, esta puede ser la más llamativa porque es una fusión del compromiso humano y el ingenio tecnológico, y no muestra signos de desaceleración, sino todo lo contrario, ya que estas herramientas permiten una cooperación aún más fluida y el trabajo en equipo en toda la empresa. La planificación y el establecimiento de metas para aprovechar la colaboración en la consecución de objetivos y la creación de un entendimiento compartido de las prioridades ayudarán a las organizaciones a sacar el máximo partido de esta nueva capacidad.
Otra forma muy visible en la que esto se manifiesta es en cómo las tecnologías complementarias están acercando a las empresas alineadas, forjando conexiones que producen un nivel completamente nuevo de valor y oportunidad para los usuarios de Legal Ops. Esto es evidente en nuestra propia historia, y por eso fue tan oportuno anunciar la fusión de Mitratech y ThinkSmart, y el potencial que tal conexión crea, en el CLOC de este año.
2 - Los datos y los análisis son cada vez más importantes
En cualquier organización en la que se adopte la automatización de flujos de trabajo u otras tecnologías de procesos, la analítica es una consideración fundamental. No es de extrañar que los departamentos de Operaciones Jurídicas, empeñados en dotar de eficiencia a los procesos jurídicos, los estén adoptando. La analítica sirve como una forma de demostrar el valor de la tecnología, y de las propias contribuciones de Legal Ops a la empresa, por lo que fue un tema muy discutido en CLOC 2018.
La toma de decisiones basada en datos y la confianza en las métricas pueden ser el procedimiento operativo estándar en muchas áreas de una empresa, pero todavía estamos en la etapa "reveladora" cuando se trata de su potencial para muchos departamentos jurídicos corporativos. Aquellos que dominan la analítica de procesos jurídicos están encontrando nuevas economías y mejoras para las operaciones internas y la forma en que utilizan y gestionan el asesoramiento externo.
Uno de los aspectos que se presentaron en CLOC fue la idea de compartir datos entre empresas y bufetes para ayudar a optimizar mutuamente el modo en que trabajan juntos. Como explicó Winston Yeung, director sénior de Operaciones Jurídicas de T-Mobile, esto no solo ayuda a alinear expectativas y objetivos, sino que impulsa debates francos en torno a métricas y datos que generan confianza y mejores relaciones entre su departamento y los bufetes de abogados externos.
3 - La ciberseguridad es una preocupación creciente
Si alguna vez ha habido una operación empresarial en la que la seguridad de los datos debería ser una preocupación clave, es la de Operaciones Jurídicas. Los departamentos internos y los abogados externos tienen acceso a la información más sensible de una empresa, y evaluar hasta qué punto están protegidos esos datos puede ser una tarea ardua. Las empresas pueden confiar en cuestionarios de seguridad para evaluar lo bien que las empresas externas están protegiendo esos datos, por ejemplo, lo que puede ser un enfoque ineficaz. Algunas optan simplemente por confiar en que sus proveedores externos hagan un trabajo adecuado, sin revisión.
Justin Hectus señaló, durante una sesión de apertura en CLOC 2018, cómo su propia firma, Keesal, Young & Logan, había visto duplicarse las evaluaciones de ciberseguridad de los clientes tanto en 2016 como en 2017. Sin embargo, el 85% de los clientes todavía no realizan evaluaciones de ciberseguridad, un problema agravado por la falta de talento cualificado en ciberseguridad, y hay poca estandarización en los marcos de evaluación. Rellenar papeleo en lugar de ejecutar medidas de seguridad reales, dijo, "simplemente no tiene sentido". Como señala, "agilizar el proceso redunda realmente en beneficio de todos".
La integración de las mejores prácticas y protocolos de ciberseguridad en las plataformas de tecnología jurídica, como la automatización de los flujos de trabajo, contribuirá a ello. Mientras tanto, la dirección de CLOC ha puesto en marcha una nueva iniciativa destinada a mejorar la ciberseguridad de los bufetes de abogados, al tiempo que insta a Legal Ops a examinar y evaluar a sus proveedores de servicios jurídicos con mayor rigor. Con el tiempo, esperan generar un nuevo estándar de la industria para la ciberseguridad de Legal Ops que pueda ser adoptado por todos.
4 - Utilizar la tecnología como herramienta para la madurez de las operaciones jurídicas
La planificación de la evolución de las capacidades de Operaciones Jurídicas de una organización no debe desvincularse de la adopción de tecnología, sobre todo porque las plataformas tecnológicas adecuadas pueden acelerar esa evolución y ayudar a las Operaciones Jurídicas a alcanzar un mayor estado de madurez y valor. Las sesiones de CLOC incluyeron una mesa redonda en la que participaron Kevin Clem, de HBR Consulting, y Jeff Franke, de Yahoo y CLOC, en la que explicaron el concepto de "modelo de madurez" y plantearon la pregunta que toda empresa debería hacerse: ¿Cómo es realmente una función de operaciones jurídicas sólida?
Esa pregunta forma parte de una tendencia hacia el autoexamen de lo que constituye la "madurez" y qué tecnologías contribuyen a ese crecimiento. Es vital que los departamentos de operaciones jurídicas sean honestos consigo mismos; en esta encuesta de diciembre se pedía a los departamentos jurídicos que se clasificaran del 1 al 5 en función del grado de madurez que consideraban que tenían sus departamentos de operaciones jurídicas. Más del 42% afirmaron que eran un "4" o un "5", pero eso invita al escepticismo.
Los defensores de las tecnologías de operaciones jurídicas entienden que hay un enorme margen de mejora, y muchos de ellos son líderes jurídicos internos como Jeff y Connie Brenton, que han sido testigos de los resultados por sí mismos. La inclinación hacia la tecnología como medio para alcanzar mayores niveles de madurez operativa seguirá creciendo, siempre y cuando los proveedores de tecnología
5 - Los recursos tecnológicos crecen de forma explosiva
Más y más proveedores de recursos estaban en la cubierta en CLOC 2018, creciendo en número y variedad a medida que las Operaciones Legales en sí mismas crecen en aceptación y alcance. La gama de opciones disponibles para los equipos de Operaciones Jurídicas, incluidas las opciones tecnológicas, se está ampliando tan rápidamente que se hace más crucial examinar adecuadamente las soluciones competidoras y los proveedores que las suministran.
Por este motivo, muchos ponentes y asistentes coincidieron en la importancia de realizar evaluaciones tecnológicas exhaustivas para determinar qué herramientas tecnológicas satisfacen mejor las necesidades de un departamento concreto de operaciones jurídicas. A continuación, poner a prueba a los proveedores de la competencia permitirá seleccionar al proveedor que demostrará ser el mejor socio con el paso del tiempo. Esta debida diligencia dará lugar a la toma de decisiones tecnológicas que marquen los primeros éxitos, lo que ayudará a evangelizar la adopción y fomentar la receptividad a nuevas innovaciones.
¿Una consideración clave a tener en cuenta en este panorama de la tecnología legal? Las nuevas soluciones deben ser capaces de integrarse con los sistemas existentes, porque "arrancar y sustituir" es una frase que frunce el ceño de cualquier director financiero. Las nuevas tecnologías que pueden integrarse correctamente amplían de hecho el ciclo de vida y el valor de las plataformas heredadas. A medida que proliferan las opciones, es importante que los CIO y los CTO eviten precipitarse a la hora de adoptar tendencias tecnológicas jurídicas, sino que las juzguen como parte de una trayectoria de transformación a largo plazo.
