5 Trends in der Rechtstechnologie, die wir beim CLOC 2018 gesehen haben
Jeder, der schon einmal an einer Konferenz des CLOC-Instituts teilgenommen hat, kann bestätigen, dass diese Konferenzen zu Kontakten und Zusammenarbeit anregen. Die gezeigten Innovationen und Technologien? Sie können genauso anregend sein.
Hier sind also, in keiner bestimmten Reihenfolge, fünf Trends in der Rechtstechnologie, die auf der CLOC 2018 zu sehen waren und die gute Chancen haben, sowohl die digitale Transformation als auch die wachsende Rolle von Legal Operations in jedem zukunftsorientierten Unternehmen voranzutreiben.
1 - Zusammenarbeit ist der Motor der Entwicklung
Jason Parkman hat dies in seinem jüngsten Blogbeitrag hervorgehoben: Der Geist der Verbundenheit, der sich bei einem CLOC-Treffen zeigt, ist erstaunlich. Verbindung führt zu Zusammenarbeit, und Zusammenarbeit treibt die Trends in der Rechtstechnologie voran und prägt die Zukunft von Legal Operations.
Was ich bemerkenswert finde, ist, wie weit verbreitet diese Offenheit und Bereitschaft zur Zusammenarbeit ist. Sie zeigt sich darin, wie Fachleute aus dem Bereich Legal Ops sich über CLOC austauschen und unterrichten, aber auch in der Art und Weise, wie Plattformanbieter eng mit ihren Kunden zusammenarbeiten, wie Legal Ops-Teams und ihre eigenen Interessenvertreter sich um Technologien wie die Workflow-Automatisierung herum zusammenschließen, um neue, bessere Wege der Geschäftsabwicklung zu finden.
Unter den Rechtstechnologietrends ist dieser vielleicht der auffälligste, weil er eine solche Verschmelzung von menschlichem Engagement und technischem Einfallsreichtum darstellt, und es gibt keine Anzeichen dafür, dass er sich verlangsamt - ganz im Gegenteil, denn diese Tools ermöglichen eine noch reibungslosere Zusammenarbeit und Teamwork im gesamten Unternehmen. Die Planung und Festlegung von Zielen, um die Zusammenarbeit zur Erreichung der Ziele zu nutzen, und die Schaffung eines gemeinsamen Verständnisses der Prioritäten werden den Unternehmen helfen, das Beste aus dieser neu entdeckten Fähigkeit zu machen.
Dies zeigt sich auch darin, dass komplementäre Technologien die Unternehmen einander näher bringen und Verbindungen schaffen, die den Anwendern von Legal Ops eine völlig neue Wertschöpfung und neue Möglichkeiten eröffnen. Das zeigt sich in unserer eigenen Geschichte, und deshalb war es so passend, den Zusammenschluss von Mitratech und ThinkSmart und das Potenzial, das eine solche Verbindung schafft, auf dem diesjährigen CLOC anzukündigen.
2 - Daten und Analysen gewinnen immer mehr an Bedeutung
In jeder Organisation, in der Workflow-Automatisierung oder andere Prozesstechnologien eingeführt werden, sind Analysen ein wichtiger Faktor. Es ist keine Überraschung, dass die Abteilungen für Rechtsangelegenheiten, die in die Effizienz juristischer Prozesse investiert haben, sich diese zu eigen machen. Mit Hilfe von Analysen lässt sich der Wert der Technologie und der Beitrag von Legal Ops zum Unternehmen nachweisen. Daher war dies ein viel diskutiertes Thema auf der CLOC 2018.
Datengestützte Entscheidungsfindung und die Verwendung von Kennzahlen mögen in vielen Bereichen eines Unternehmens zum Standard gehören, aber was ihr Potenzial für viele Rechtsabteilungen eines Unternehmens angeht, befinden wir uns noch in der Phase der "Enthüllung". Diejenigen, die die Analyse von Rechtsprozessen beherrschen, finden neue Einsparungen und Verbesserungen für interne Abläufe und die Art und Weise, wie sie externe Anwälte nutzen und verwalten.
Ein Aspekt, der auf der CLOC vorgestellt wurde, war die Idee des Datenaustauschs zwischen Unternehmen und Kanzleien, um die Zusammenarbeit gegenseitig zu optimieren. Wie Winston Yeung, Senior Director of Legal Ops bei T-Mobile, erläuterte, trägt dies nicht nur dazu bei, Erwartungen und Ziele abzustimmen, sondern fördert auch offene Diskussionen über Kennzahlen und Daten, die Vertrauen und bessere Beziehungen zwischen seiner Abteilung und externen Anwaltskanzleien schaffen.
3 - Cybersicherheit ist ein wachsendes Problem
Wenn es jemals einen Geschäftsbereich gab, in dem die Datensicherheit ein zentrales Anliegen sein sollte, dann ist es die Rechtsabteilung. Interne Abteilungen und externe Anwälte sind in die sensibelsten Informationen eines Unternehmens eingeweiht, und die Bewertung, wie gut diese Daten geschützt sind, kann eine große Herausforderung darstellen. Unternehmen können sich zum Beispiel auf Sicherheitsfragebögen verlassen, um zu beurteilen, wie gut externe Firmen diese Daten schützen, was ein ineffizienter Ansatz sein kann. Manche vertrauen einfach darauf, dass ihre externen Anbieter die Aufgabe angemessen erledigen, ohne sie zu überprüfen.
Justin Hectus wies während einer Eröffnungssitzung beim CLOC 2018 darauf hin, dass sich die Zahl der Cybersecurity-Bewertungen bei seiner Kanzlei Keesal, Young & Logan in den Jahren 2016 und 2017 verdoppelt habe. Dennoch führen 85 % der Kunden immer noch keine Cybersecurity-Bewertungen durch, ein Problem, das durch einen Mangel an qualifizierten Cybersecurity-Talenten noch verschärft wird, und es gibt kaum standardisierte Bewertungsrahmen. Es macht einfach keinen Sinn, Papierkram auszufüllen, anstatt tatsächliche Sicherheitsmaßnahmen durchzuführen", sagte er. Eine Straffung des Prozesses ist im Interesse aller Beteiligten", betont er.
Die Integration von bewährten Verfahren und Protokollen für die Cybersicherheit in juristische Technologieplattformen, wie z. B. die Automatisierung von Arbeitsabläufen, wird dabei helfen. In der Zwischenzeit hat die CLOC-Führung eine neue Initiative ins Leben gerufen, die darauf abzielt, die Cybersicherheit von Anwaltskanzleien zu verbessern und gleichzeitig die Rechtsabteilungen aufzufordern, ihre Anbieter von Rechtsdienstleistungen strenger zu prüfen und zu bewerten. Letztendlich hoffen sie, einen neuen Industriestandard für die Cybersicherheit von Rechtsabteilungen zu schaffen, der von allen übernommen werden kann.
4 - Einsatz von Technologie als Instrument für die Reife von Legal Ops
Die Planung der Entwicklung der Legal Operations-Fähigkeiten eines Unternehmens sollte nicht von der Einführung von Technologien abgekoppelt werden, zumal die richtigen Technologieplattformen diese Entwicklung beschleunigen und den Legal Ops helfen können, einen höheren Reifegrad und Wert zu erreichen. Zu den CLOC-Sitzungen gehörte eine Diskussionsrunde mit Kevin Clem von HBR Consulting und Jeff Franke von Yahoo und CLOC, in der sie das Konzept des "Reifegradmodells" erläuterten und die Frage stellten, die sich jedes Unternehmen stellen sollte: Wie sieht eine starke Legal Ops-Funktion wirklich aus?
Diese Frage ist Teil eines Trends zur Selbstuntersuchung, was "Reife" bedeutet und welche Technologien zu diesem Wachstum beitragen. Für Rechtsabteilungen ist es von entscheidender Bedeutung, ehrlich zu sich selbst zu sein. In dieser Umfrage vom Dezember wurden Rechtsabteilungen gebeten, sich selbst auf einer Skala von 1 bis 5 zu bewerten, wie reif sie ihre Rechtsabteilungen einschätzen. Mehr als 42 % der Befragten gaben an, eine 4 oder 5 zu sein, was jedoch skeptisch stimmt.
Die Befürworter von Legal Ops-Technologien sind sich bewusst, dass es einen enormen Spielraum für Verbesserungen gibt, und viele von ihnen sind Führungskräfte aus der Rechtsabteilung wie Jeff und Connie Brenton, die die Ergebnisse selbst erlebt haben. Die Tendenz zur Technologie als Mittel zum Erreichen eines höheren Reifegrads der Abläufe wird weiter zunehmen, solange die Technologieanbieter
5 - Die technischen Ressourcen wachsen explosionsartig
Auf der CLOC 2018 waren immer mehr Anbieter von Ressourcen zu sehen, deren Anzahl und Vielfalt mit der wachsenden Akzeptanz und dem zunehmenden Umfang von Legal Operations selbst wächst. Das Angebot an Optionen für Legal-Ops-Teams, einschließlich technologischer Optionen, wächst so schnell, dass es immer wichtiger wird, konkurrierende Lösungen und die Anbieter, die sie liefern, richtig zu prüfen.
Aus diesem Grund waren sich viele Referenten und Teilnehmer einig, dass es wichtig ist, eine umfassende Technologiebewertung durchzuführen, um festzustellen, welche technischen Hilfsmittel den Anforderungen einer bestimmten Rechtsabteilung am besten gerecht werden. Durch die Prüfung konkurrierender Anbieter wird dann derjenige herausgefiltert, der sich im Laufe der Zeit als der beste Partner erweisen wird. Diese Due-Diligence-Prüfung wird dazu führen, dass eine Technologieauswahl getroffen wird, die bereits in der Anfangsphase erfolgreich ist und dazu beiträgt, die Akzeptanz zu erhöhen und die Bereitschaft für weitere Innovationen zu fördern.
Eine wichtige Überlegung, die man in dieser juristischen Technologielandschaft im Auge behalten sollte? Neue Lösungen müssen sich in bestehende Systeme integrieren lassen, denn "Rip-and-Replace" ist ein Begriff, der jedem CFO ein müdes Lächeln ins Gesicht zaubert. Neue Technologien, die sich richtig integrieren lassen, verlängern den Lebenszyklus und den Wert bestehender Plattformen. Angesichts der zunehmenden Zahl von Optionen ist es für CIOs und CTOs wichtig, Trends in der Rechtstechnologie nicht vorschnell zu übernehmen, sondern sie als Teil eines langfristigen Transformationspfads zu betrachten.
