Cuando se trata del departamento jurídico, el tema de la reducción de costes puede ser peliagudo. ¿Cómo puede una empresa reducir el gasto jurídico sin comprometer la calidad del trabajo? Especialmente cuando se trata de abogados externos.
Esto es especialmente preocupante con ellos, ya que pueden no tener la misma credibilidad que su equipo interno. El incumplimiento de las directrices de facturación por parte de los abogados externos es un problema que puede hacer que su empresa gaste cientos o miles de dólares más de lo que debería.
Sin embargo, con las herramientas y estrategias adecuadas, se puede agilizar el proceso de gestión jurídica, maximizar la eficiencia y reducir el gasto legal global.
Cómo reducir el gasto jurídico
Cuando corren tiempos difíciles para su empresa, tiene que empezar a analizar los gastos y cómo puede recortar gastos innecesarios. He aquí algunas formas de reducir el gasto legal:
Revisar las facturas existentes
Puede que te sorprenda cómo te están facturando; muchas tareas administrativas (como buscar un correo electrónico) pueden acabar en tu factura. Si revisas tus facturas, podrás detectar facturas poco éticas o despilfarros innecesarios. La tecnología jurídica, como el software de facturación electrónica de Acuity ELM, puede facilitar mucho el proceso de revisión de facturas. El análisis predictivo supervisa su historial y reconoce picos e irregularidades en presupuestos, rendimiento, facturas y mucho más. Mediante el seguimiento de las fluctuaciones en sus procesos, puede identificar y resolver los problemas de manera más eficiente, y evitar que vuelvan a ocurrir.
Mejorar la claridad
La alta dirección y el asesor externo deben llegar a un acuerdo sobre lo que debe incluirse en el presupuesto jurídico. El equipo jurídico debe ser transparente en cuanto a su facturación, y usted debe dejar claras sus expectativas.
Redactar unas directrices de facturación exhaustivas es una forma de garantizar el cumplimiento. En estas directrices, indique qué pagará y qué no pagará y cómo quiere que se gestionen los casos. Por ejemplo, puede incluir en las directrices que no pagará por el tiempo de investigación ni por la formación de becarios. También puede especificar el número de personas que trabajarán en un caso o evento concreto.
Girar hacia dentro
¿Por qué pagar más por un trabajo que puede realizar de forma más eficiente su equipo interno? Cuando se trata de procesos que requieren un conocimiento profundo de su negocio, su equipo jurídico corporativo es el más adecuado para ese trabajo. Sin embargo, sus abogados externos pueden encargarse de casos que requieran conocimientos especializados. Utilice su plataforma ELM para determinar el mejor uso de sus recursos.
Simplificar los procesos
Cuando trabaje con un abogado externo, debe disponer de un sistema para compartir información y documentos. En lugar de facturar por horas el tiempo invertido en revisar múltiples correos electrónicos, pida al abogado que elabore un resumen del asunto y lo cargue en su sistema de gestión de asuntos. Habilite la gestión electrónica de documentos para acceder fácilmente a los documentos importantes.
Si su abogado externo está sobrefacturando, ¡podría perder miles de dólares cada año en tareas minúsculas! Contar con un plan integral reduce los costes tanto de su equipo interno (que ya no tiene que preocuparse de la gestión de documentos) como de su abogado externo.
Automatizar el proceso de facturación
Como ya se ha mencionado, la tecnología puede ser de gran ayuda a la hora de gestionar los gastos jurídicos. La tecnología de gestión jurídica empresarial (ELM) tiene la capacidad de transformar su relación con sus abogados externos. Olvídese de las incómodas llamadas telefónicas para resolver una disputa de facturación; olvídese de rebuscar entre montones de papeles para gestionar la facturación.
Gane control del proceso de facturación al disponer de una solución tecnológica para:
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- Revise su factura al detalle para detectar errores y puntos problemáticos.
- Apruebe automáticamente las facturas que no infrinjan numerosas directrices.
- Garantizar el cumplimiento de los plazos de presentación de facturas.
- Reciba alertas de incidencias en las facturas.
Sacudirse el peso de procesos anticuados
Los procesos manuales son un peso muerto que merma la eficacia, la productividad, el servicio al cliente y la calidad de las relaciones con los abogados externos y otros proveedores de servicios jurídicos. La automatización de los procesos clave de las operaciones jurídicas, como la facturación y la revisión de facturas, proporcionará mejores resultados para todos y permitirá al departamento jurídico demostrar a la alta dirección que ha mejorado su juego evolucionando para adaptarse a las nuevas realidades a las que se enfrenta todo el mundo en los negocios hoy en día.
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