Wenn es um die Rechtsabteilung geht, kann das Thema Kostensenkung ein heikles Thema sein. Wie kann ein Unternehmen die Ausgaben für die Rechtsabteilung senken, ohne die Qualität der Arbeit zu beeinträchtigen? Vor allem, wenn es um externe Rechtsberater geht?
Dies ist besonders problematisch, da sie möglicherweise nicht die gleiche Glaubwürdigkeit besitzen wie Ihr internes Team. Die Nichteinhaltung der Abrechnungsrichtlinien durch externe Anwälte ist ein Problem, das dazu führen kann, dass Ihr Unternehmen Hunderte oder Tausende von Dollar mehr ausgibt, als es eigentlich müsste.
Mit den richtigen Werkzeugen und Strategien können Sie jedoch den Prozess der Rechtsverwaltung rationalisieren, die Effizienz maximieren und Ihre Gesamtausgaben für Rechtsangelegenheiten senken.
Wie man die Ausgaben für Rechtsberatung reduzieren kann
Wenn die Zeiten für Ihr Unternehmen schwierig sind, müssen Sie Ihre Ausgaben überprüfen und überlegen, wie Sie unnötige Kosten einsparen können. Hier sind einige Möglichkeiten, die Ausgaben für Rechtsberatung zu senken:
Überprüfung bestehender Rechnungen
Sie werden vielleicht überrascht sein, wie Sie abgerechnet werden; viele Verwaltungsaufgaben (wie die Suche nach einer E-Mail) können auf Ihrer Rechnung landen. Durch die Überprüfung Ihrer Rechnungen können Sie möglicherweise unethische Rechnungen oder unnötige Verschwendung aufdecken. Rechtstechnologien wie die Software für elektronische Rechnungen von Acuity ELM können den Prozess der Rechnungsprüfung erheblich vereinfachen. Predictive Analytics überwacht Ihre Historie und erkennt Spitzen und Unregelmäßigkeiten bei Budgets, Leistung, Rechnungen und mehr. Indem Sie Schwankungen in Ihren Prozessen verfolgen, können Sie Probleme effizienter erkennen und lösen - und verhindern, dass sie erneut auftreten.
Mehr Klarheit schaffen
Die Unternehmensleitung und die externen Rechtsberater sollten sich darüber einig sein, was in das Budget für Rechtsberatung aufgenommen werden soll. Das Rechtsteam sollte transparent machen, wie es abrechnet, und Sie müssen sich über Ihre Erwartungen im Klaren sein.
Die Ausarbeitung umfassender Abrechnungsrichtlinien ist eine Möglichkeit, die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten. Legen Sie in diesen Richtlinien fest, was Sie bezahlen und was nicht, und wie die Fälle behandelt werden sollen. So können Sie beispielsweise in den Richtlinien festlegen, dass Sie keine Kosten für Forschungsarbeiten oder für die Ausbildung von Praktikanten übernehmen. Sie können auch die Anzahl der Personen festlegen, die einen Fall oder eine bestimmte Veranstaltung bearbeiten.
Nach innen wenden
Warum sollten Sie einen Aufpreis für Arbeiten zahlen, die von Ihrem internen Team effizienter erledigt werden können? Wenn es um Verfahren geht, die eine eingehende Kenntnis Ihres Unternehmens erfordern, ist Ihre Rechtsabteilung am besten für diese Arbeit geeignet. Ihr externer Rechtsberater kann jedoch auch Fälle übernehmen, die spezielles Fachwissen erfordern. Nutzen Sie Ihre ELM-Plattform, um den besten Einsatz Ihrer Ressourcen zu ermitteln.
Prozesse vereinfachen
Wenn Sie mit externen Anwälten zusammenarbeiten, sollten Sie ein System für den Austausch von Informationen und Dokumenten einrichten. Anstatt die Zeit, die Sie mit der Durchsicht zahlreicher E-Mails verbracht haben, nach Stunden abzurechnen, sollten Sie Ihren Rechtsbeistand bitten, eine Zusammenfassung der Angelegenheit zu erstellen und diese in Ihr System zur Verwaltung von Angelegenheiten hochzuladen. Aktivieren Sie die elektronische Dokumentenverwaltung, um den Zugriff auf wichtige Dokumente zu erleichtern.
Wenn Ihr externer Rechtsberater zu viel in Rechnung stellt, können Sie jedes Jahr Tausende von Dollar für unbedeutende Aufgaben verlieren ! Ein umfassender Plan senkt die Kosten sowohl für Ihr internes Team (das sich nicht mehr um die Dokumentenverwaltung kümmern muss) als auch für Ihre externen Anwälte.
Automatisieren Sie den Abrechnungsprozess
Wie bereits erwähnt, kann Technologie eine große Hilfe bei der Verwaltung von Rechtskosten sein. Die ELM-Technologie (Enterprise Legal Management) kann Ihre Beziehungen zu Ihren externen Rechtsberatern verändern. Ersparen Sie sich die unangenehmen Telefonate zur Klärung eines Abrechnungsstreits und vergessen Sie das Durchsuchen von Papierstapeln zur Verwaltung der Abrechnung.
Gewinnen Sie die Kontrolle über den Rechnungsprozess durch eine technologische Lösung zu:
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- Prüfen Sie Ihre Rechnung bis ins kleinste Detail, um Fehler und Problemstellen zu finden.
- Automatische Genehmigung von Rechnungen, die nicht gegen zahlreiche Richtlinien verstoßen.
- Sicherstellung der fristgerechten Einreichung von Rechnungen.
- Erhalten Sie Warnmeldungen zu Problemen in Rechnungen.
Die Last veralteter Prozesse abschütteln
Manuelle Prozesse sind ein Ballast, der die Effizienz, die Produktivität, den Kundenservice und die Qualität Ihrer Beziehungen zu externen Anwälten und anderen Rechtsdienstleistern beeinträchtigt. Die Automatisierung wichtiger Prozesse in der Rechtsabteilung, wie z. B. der Rechnungsstellung und Rechnungsprüfung, führt zu besseren Ergebnissen für alle Beteiligten und ermöglicht es der Rechtsabteilung, dem Vorstand zu zeigen, dass sie sich weiterentwickelt hat, um den neuen Gegebenheiten, mit denen alle Unternehmen heutzutage konfrontiert sind, gerecht zu werden.
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