6 Principios prácticos para la gestión de políticas y procedimientos

Las buenas políticas no son sólo un conjunto de normas, sino el marco en el que un empleado debe actuar para mantener los estándares establecidos por la organización. Los incidentes suelen producirse cuando las políticas no están bien concebidas, comunicadas o actualizadas.

Existen varias estrategias eficaces para desarrollar, mantener, revisar y comunicar las políticas, pero hay algunas "mejores prácticas" comunes que deben utilizarse como base de un marco sobre el que se construya su sistema de gestión de políticas.

Cultura de cumplimiento

Para que las políticas sean una parte eficaz del marco de cumplimiento, deben formar parte de "la cultura del cumplimiento" y esta cultura debe impulsarse de arriba abajo. La tarea de redactar políticas y mantenerlas actualizadas es una parte fundamental del cumplimiento de la organización y debe considerarse en ese contexto. Mantener las políticas al día lleva mucho tiempo y deben asignarse recursos a esta tarea.

Estructura

Es mucho más fácil leer una política si su estructura es coherente y sigue un patrón lógico. Debe definirse una plantilla para las políticas, ya que esto beneficiará tanto al lector como a los redactores de la política, puesto que los expertos en la materia pueden no ocuparse de los documentos en el día a día.

Claro y conciso

Las políticas deben redactarse en un lenguaje claro y conciso para que no haya ambigüedades y explique claramente lo que se requiere para cumplir con la política. Sin embargo, a la vez que proporciona claridad, el contenido debe ser preciso y actualizado, lo que puede requerir la colaboración de varios revisores, y es responsabilidad del responsable de la política asegurarse de que las personas adecuadas participan en esta labor. En los casos en que la política se rija por una normativa, ésta deberá mostrar cómo se relaciona con las actividades específicas llevadas a cabo en la organización.

Comunicación

Por muy bien redactada que esté, una política que no se haya comunicado a la empresa sirve de poco si simplemente se deja "en la estantería" o se cuelga en la Intranet de la organización como un "poste y a esperar". Hay que centrarse en comunicar la política sólo a los empleados afectados; recuerde que el exceso de comunicación suele ser tan negativo como la falta de comunicación. Los empleados no sólo deben leer la política, sino que, en el caso de las políticas críticas, también deben demostrar su nivel de comprensión respondiendo a preguntas sobre la misma.

Consulte

Las políticas son "documentos vivos" sujetos a cambios en función de las prioridades o los acontecimientos de la empresa. Cada política debe someterse a un proceso de revisión periódica en el que participen tanto el responsable de la política como los expertos en la materia.

Tecnología

Las organizaciones deben aprovechar la tecnología, ya que la tarea de garantizar el cumplimiento de las políticas no debe subestimarse, especialmente en organizaciones con una plantilla diversa y distribuida. Los días del "Manual del personal" impreso han pasado a la historia y los empleados deben poder acceder a un "centro de políticas" central, dondequiera que se encuentren.

En resumen: las políticas forman una parte vital de la defensa de la organización y el propio Michael Rasmussen ha dicho cómo "para defenderse, la organización debe ser capaz de mostrar un historial detallado de qué política estaba en vigor, cómo se comunicó, quién la leyó, quién recibió formación sobre ella, quién dio fe de ella, qué excepciones se concedieron y cómo se controló y gestionó la violación y resolución de las políticas".