Por muy ineficaces que sean estos sistemas, las cadenas telefónicas eran antes el único tipo de sistema de notificación de emergencias en el que confiaban las empresas, escuelas y organizaciones para comunicarse entre sí durante una situación de crisis. Gracias a los avances tecnológicos, los sistemas automáticos de alerta de emergencias han sustituido a las cadenas telefónicas, y elmercado mundial de notificaciones masivas sigue expandiéndose.
Según un estudio realizado por YouGov Omnibus, el 41 % de las personas afirman no estar preparadas para un desastre natural. ¿En qué situación deja esto a las empresas y a los empresarios? Si se produce un desastre, un sistema de telefonía fija no podrá distribuir las actualizaciones, lo que pondrá inmediatamente en riesgo a su plantilla. Reevalúe sus métodos de comunicación y, si su empresa ya utiliza un sistema de notificación de emergencias, las siguientes prácticas recomendadas le ayudarán a asegurarse de que lo está utilizando en todo su potencial.
1. Información actualizada
Tu sistema es tan capaz como la información que contiene. La información de contacto de tus empleados, incluyendo direcciones de correo electrónico y números de teléfono, debe estar actualizada para garantizar que reciban mensajes en situaciones críticas. ¿Tus empleados actualizan ellos mismos su información personal? ¿El departamento de RR. HH. mantiene la base de datos de contacto de tus empleados? Estas y muchas otras preguntas deben responderse antes de que ocurra un incidente.
2. Segmentación de listas
La segmentación de los usuarios permite enviar mensajes más precisos y específicos. Las grandes empresas tienen oficinas en diferentes ubicaciones y suelen gestionar una gran plantilla. Para evitar confusiones, solo es necesario alertar a la oficina que pueda verse afectada por un posible incidente. Si el único grupo de personas que debe estar al tanto del incidente es el equipo directivo, es necesario tener esa lista a mano. Algunos ejemplos de segmentos son los departamentos, las plantas de los edificios de oficinas, los equipos de crisis o el personal directivo.
3. Plantillas prediseñadas
En caso de crisis, el tiempo es esencial. Lo mejor para su empresa es tener plantillas de mensajes preparadas y listas para enviar. Es fundamental proporcionar información valiosa e instrucciones claras. El mensaje también debe centrarse en las medidas a tomar, más que en la amenaza en sí. Por ejemplo, cree plantillas basadas en las instrucciones que desea dar, en lugar de en el tipo de interrupción del negocio que pueda estar experimentando su empresa.
4. Medios de comunicación
El objetivo de un mensaje es llegar a una persona. La mejor manera de garantizar su entrega es utilizar tantos canales de comunicación como sea posible: mensajes de texto, correo electrónico, mensajes de voz tanto en teléfonos móviles como fijos. Cuantas más opciones haya disponibles, más eficaz será el sistema y más posibilidades habrá de que se vea el mensaje.
5. Asignar funciones y proporcionar formación
Asigne a los empleados que se encargarán de enviar una alerta de emergencia durante un incidente. Además, considere la posibilidad de designar «suplentes» para los emisores principales. Tanto los emisores principales como los suplentes deben recibir formación sobre el sistema de notificación de emergencias para garantizar una comunicación rápida y eficaz.
6. Pruebas periódicas
Es posible que su sistema de notificación de emergencias parezca funcionar a la perfección, pero las pruebas periódicas le permiten detectar posibles deficiencias en el marco. Las pruebas trimestrales a nivel de toda la empresa examinarán el sistema, las configuraciones y los datos que utiliza su organización. Estas pruebas también mostrarán a los empleados qué pueden esperar, lo que eliminará la confusión cuando se envíe el primer mensaje de incidente. Además, estas pruebas generarán una métrica para futuras comparaciones.
7. Seguimiento de pruebas internas
Una vez completada la prueba de notificación de emergencias, su empresa podrá identificar las deficiencias del sistema, si las hubiera. Es útil organizar una reunión informativa en la empresa una vez finalizada la prueba para revisar el proceso y cómo abordar los problemas del sistema.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Preparis Business Continuity Software. En octubre de 2024, Mitratech adquirió Preparis, un proveedor líder de soluciones de planificación de continuidad de negocio y respuesta a emergencias. El contenido ha sido actualizado para reflejar la oferta ampliada de productos de Mitratech, los avances de la industria y los desarrollos regulatorios.
