Hay mucha presión para cubrir ese puesto. El responsable de contratación te llama a diario, los compañeros que están asumiendo tu trabajo están al límite y tú realmente quieres resolverlo. Pero encontrar al candidato equivocado es peor que no encontrar a nadie, ya que significa tener que empezar de nuevo en unos meses. Según el Departamento de Trabajo de EE. UU., el coste de una mala decisión de contratación puede llegar a ser hasta un 30 % del salario anual de un empleado. Eso supone una pérdida de 24 000 dólares en gastos para un puesto de 80 000 dólares. No dejes que la presión te lleve a tomar una decisión precipitada. Tómate tu tiempo para evitar estos errores comunes en la contratación y encontrar al candidato adecuado a la primera.
1. Falta de preparación
Los pintores viven según el lema «Todo está en la preparación», y los reclutadores también deberían hacerlo. Antes de publicar ese anuncio, asegúrese de saber qué (no a quién) está contratando. Eso comienza con una descripción actualizada y precisa del puesto que describa el trabajo, no al trabajador. Reúnase con el gerente para planificar la estrategia y, juntos, revisen la descripción del puesto para encontrar al candidato perfecto. «¿Cuándo fue la última vez que se revisó la descripción del puesto?», pregunta usted. Se estremece cuando le responden: «¿Qué descripción del puesto?» o «Ni idea». Pero el tiempo que dedique ahora a actualizarla será tiempo bien empleado.
Definir correctamente las funciones te da el poder de contratar a la persona adecuada. ¿Cuáles son las responsabilidades más importantes del puesto? ¿Qué hacen a diario, semanalmente, mensualmente, anualmente? ¿Qué experiencia, habilidades o titulación se requiere? ¿Qué requisitos físicos deben cumplirse? Disponer de esa información es fundamental. En mis años como reclutador, a menudo ejercí mi influencia en RR. HH. y les dije a los gerentes que no podía publicar su puesto hasta que la descripción del trabajo estuviera actualizada. Aunque se resistían, la mayoría admitía que el tiempo que dedicábamos a la preparación les ayudaba a contratar al candidato adecuado, que solía convertirse en un empleado valioso y duradero.
Una vez que la descripción esté actualizada, pregúntale al gerente qué características cree que debe tener un candidato para tener éxito en el puesto. ¿Es necesario prestar mucha atención a los detalles? ¿El equipo es muy relajado y busca a alguien que encaje en él? ¿Se necesita una actitud positiva para trabajar con clientes difíciles? Estas cualidades no son fáciles de detectar en un currículum, pero se pueden buscar durante el proceso de entrevista, lo que te ayudará a encontrar al candidato adecuado. ¡Todo es cuestión de preparación!
2. Lanzar una red estrecha
Publicas tus ofertas de empleo en los mismos sitios de siempre y ¿adivina qué? Los mismos candidatos se presentan una y otra vez. Quizás sea el momento de ampliar el radio de búsqueda. Aunque algunos puestos requieren candidatos locales (como policías y bomberos), la mayoría no lo hacen. Ampliar la red te proporciona un grupo de candidatos más amplio. Y siempre es mejor tener más opciones que menos. Abrir la puerta a una mayor variedad de candidatos también puede ayudarte a diversificar tu personal con una gama más amplia de habilidades, experiencia y puntos de vista.
Hoy en día, los candidatos rara vez buscan trabajo en los periódicos locales. Utilizar tu sitio web para publicar ofertas de empleo es una buena idea, pero solo si los candidatos llegan a tu página en el momento adecuado. Necesitas otros sitios web que dirijan el tráfico hacia el tuyo, hacia tu página de Facebook, tus cuentas de Twitter y LinkedIn, todo ello en el momento adecuado. Utilizar un sistema de alimentación de currículums es justo lo que necesitas para ampliar tus opciones a la hora de contratar para un puesto específico o para atraer un gran volumen de candidatos cuando realizas contrataciones masivas.
¿Busca empleados altamente cualificados? Publique anuncios en las revistas especializadas que ellos leen. ¿Busca candidatos sin experiencia? Póngase en contacto con grupos comunitarios o agencias que trabajen con personas discapacitadas, sin hogar u otras personas necesitadas. Al establecer una relación con esos grupos para todos sus puestos que requieren formación, podrá reforzar su canal de contratación y sentirse muy satisfecho por ello.
3. Resistencia a la tecnología
¿Sigues llevando tu ropa al río para lavarla en las rocas? ¿Cuelgas tu ropa interior en los arbustos para que se seque? Por supuesto que no: hay una forma mejor de hacerlo y sería una tontería no utilizarla. Lo mismo se aplica a la selección de candidatos. Revisar esa montaña de currículos es algo totalmente prehistórico. Imprimir todos los correos electrónicos que recibes es una pérdida de tiempo y recursos. Sabes exactamente lo que estás buscando. El siguiente paso debería ser examinar a los mejores candidatos, no leer un currículum tras otro que «no cumple tus requisitos, pero está muy interesado en aprender».
El uso de sistemas de seguimiento de candidatosno solo permite ampliar el alcance para atraer candidatos, al dirigir el tráfico directamente a su publicación, sino que también permite seleccionar inmediatamente a los mejores candidatos. En lugar de llevarse a casa un maletín lleno de currículos para leer (todos lo hemos hecho), puede pasar directamente a programar entrevistas telefónicas y presenciales y cubrir ese puesto. No solo es inteligente, sino también rentable y más cómodo para su espalda.
4. Saltarse la entrevista telefónica
Las entrevistas previas, como una llamada telefónica de 10 minutos, son fundamentales para optimizar su tiempo. El currículum vitae se ve muy bien, pero no siempre le brinda información crítica. Es posible que indiquen que tienen un «excelente dominio del idioma inglés» para ese puesto en el centro de llamadas, pero solo una entrevista telefónica puede garantizar que sea cierto. La necesidad de un candidato bilingüe solo puede verificarse por teléfono. Algunos candidatos no incluyen información crucial, como su historial salarial, a menos que reciban una llamada telefónica; otros pueden ya no estar disponibles o interesados. Aunque la entrevista telefónica puede ser un paso que los candidatos no prefieren, es muy útil para los reclutadores cuando intentan optimizar el tiempo real de la entrevista cara a cara que dedican a cada contratación.
5. Tener demasiados cocineros
Incluso si vas a contratar a un chef, demasiados cocineros realmente estropean el caldo. La mejor práctica: limita al mínimo el número de candidatos y entrevistadores. Si vas a cubrir un solo puesto, cuantos más candidatos veas, más fácil será olvidar quién dijo qué y cómo se presentaron. Y no, no puedes hacerles fotos para recordar quién es quién, ¡la EEOC se daría un festín!
Para una sola vacante, planee entrevistar a los cinco mejores candidatos. Decida quiénes deben participar realmente en el proceso de entrevista: cuándo los necesita y cómo hacer un seguimiento de sus aportaciones. Su objetivo es que el candidato pase por todo el proceso de forma eficiente, asegurándose de que se escuchen todas las opiniones, sin hacer perder el tiempo a nadie.
Muchas empresas dejan que RR. HH. realice las primeras entrevistas y envíe a los candidatos que superan la selección. Otras dejan que los jefes de departamento gestionen sus propias contrataciones desde el principio. Sea cual sea el proceso, es importante mantener un número razonable de entrevistas. El responsable de contratación es fundamental, pero ¿es necesario que los compañeros de trabajo participen en el proceso? Contar con un grupo de personas en la primera entrevista, algunas de las cuales no hacen ni una sola pregunta, no solo es un desperdicio de recursos, sino que puede intimidar a los candidatos y transmitir el mensaje de que se toma la decisión de forma colectiva.
Recuerde también que, si no están debidamente formados, las personas que participan en el proceso de entrevista pueden plantear preguntas inapropiadas o incluso ilegales. «¿Cuántos hijos tiene?» es una pregunta para romper el hielo para el personal de base, pero para el director de RR. HH. es una pesadilla. Sea sencillo y eficiente.
6. Hablar en lugar de escuchar
Ya tienes a los mejores candidatos listos para las entrevistas. Les has enviado la descripción del puesto, con la esperanza de que la lean y hagan preguntas inteligentes sobre el trabajo y la empresa. Estás planeando un día maratoniano de entrevistas. Ahora, cállate. Sí, cállate. La mayoría de los entrevistadores hablan demasiado y hacen las preguntas correctas de forma incorrecta.
«Como has visto en la descripción del puesto, necesitamos a alguien que haya hecho xyz, ¿es tu caso?». Esa pregunta suscita una respuesta afirmativa o negativa, lo que no resulta precisamente esclarecedor. Hacer preguntas abiertas, como «cuéntame tu experiencia con xyz...», requiere una respuesta reflexiva que no solo te dará una idea de sus antecedentes, sino que también les dará la oportunidad de hablar y revelarse. Si se produce un silencio incómodo, déjalo estar. Dígales que se tomen un momento para pensar en su respuesta. Intentarán llenarlo y usted obtendrá mucha más información de la que obtendría de otra manera. El papel del entrevistador es hacer preguntas que provoquen una respuesta larga y detallada. Por término medio, hable un 20 % del tiempo y escuche un 80 %.
7. No comprobar las referencias
En teoría parecen excelentes candidatos, en la entrevista dieron la impresión de que no solo eran los dueños del lugar, sino que además planeaban ponerlo en el mapa. Todos los que participan en el proceso de contratación están emocionados por su incorporación y ya están planeando una fiesta de bienvenida. Pero, ¿son realmente quienes parecen ser? Algunas personas se desenvuelven tan bien en las entrevistas que te preguntas si lo han conseguido por practicar tanto. Otras no tienen las habilidades necesarias para «venderse», pero sí para desempeñar su trabajo.
Ya se trate de candidatos excelentes o de personas tímidas que esperan florecer, es fundamental verificar que son quienes dicen ser y que han hecho lo que dicen haber hecho. Desde los candidatos sin experiencia que exageran su experiencia (o falta de ella) hasta los candidatos de alto nivel que inflan sus logros, «confía, pero verifica» es el dogma de los recursos humanos.
Hace muchos años, cuando empecé a trabajar en recursos humanos como reclutador, un mentor me dijo: «Diez años después de graduarse, el título de una persona no tiene ningún valor: o bien ha estado realizando el trabajo para el que se formó, lo que significa que su experiencia supera a su título, o bien no lo ha hecho, lo que hace que su título sea inútil. Pero, en cualquier caso, hay que verificar que lo tiene y todo lo demás que dice haber hecho». No puedo contar las veces que esas palabras me han salvado de cometer graves errores en la contratación.
Algunas personas lo llaman «exageración inofensiva», otras lo llaman «exageración publicitaria», pero en realidad, es simplemente mentir. Una vez tuve un candidato para un puesto científico muy especializado que superó con éxito varias semanas de entrevistas: era el candidato ideal. El último paso era comprobar sus referencias antes de redactar su carta de oferta. No hay problema, pensé. Hasta que intenté verificar su formación académica: su universidad no solo negó que tuviera un máster, sino que me dijo que había abandonado los estudios hacía más de una década. Cuando se lo planteé al candidato, admitió que había mentido. Pero lo más impactante fue su comentario: «Eres la primera persona que lo ha comprobado». ¡Llevaba más de 10 años trabajando en ese campo, fingiendo tener el título!
¿Por qué iniciar una relación con alguien en quien no puedes confiar? Es necesario comprobar todas y cada una de las referencias para tomar la mejor decisión posible.
Si evitas estos errores comunes en la contratación y utilizas tu instinto y tu experiencia, es de esperar que establezcas relaciones laborales duraderas y mutuamente beneficiosas con tus nuevos empleados. ¡Buena suerte!
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Trakstar.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Trakstar, un proveedor líder de soluciones de gestión del rendimiento, adquisición de talento y análisis de la fuerza laboral. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar el compromiso más amplio de Mitratech para apoyar el ciclo de vida completo del empleado - desde la contratación y la incorporación hasta el aprendizaje y el desarrollo -, así como la integración de las mejores prácticas de cumplimiento de RRHH a través de nuestra creciente cartera de Recursos Humanos.
