Imagina un mundo en el que pudieras filtrar tu asesoramiento externo como filtras tus compras online: estableces el marco general de lo que buscas y el sistema te presenta una lista de las mejores opciones en función de tus criterios.
Imagínese que pudiera utilizar información procesable para avanzar más rápido que sus competidores, tomar decisiones empresariales más rápidas y ganar ventaja. Imagínese ahora que pudiera hacer todo eso ahorrando dinero a su empresa y demostrando el valor comercial de su departamento jurídico.
Este es el mundo hacia el que nos dirigimos: un mundo de datos disponibles en el punto de acción.
Karen Oxenford-Melcher es la Vicepresidenta de Operaciones de Ventas de Mitratech. Con más de 20 años de experiencia en el sector del software, Melcher es experta en aplicar la tecnología para impulsar los resultados empresariales.
"Ahora mismo, la información empresarial es un elemento diferenciador, pero con el tiempo llegará un momento en que será omnipresente. Si no dispones de esta información, te quedarás rezagado con respecto a tus competidores. Tenemos que prepararnos para ese mundo porque vamos a vivir en él", afirma Melcher.
Por ejemplo, supongamos que una empresa tecnológica obtiene una ventaja competitiva al hacer que sus invenciones avancen a través de un proceso de patentes o al conseguir que las marcas se aprueben con mayor rapidez y facilidad.
Si tiene fácil acceso a la información que le ayuda a comprender quiénes son los socios más eficientes, a qué recursos internos puede recurrir para hacer las cosas y quién tiene los conocimientos para el siguiente tipo de patente que desea, esa capacidad de trabajar con rapidez y hacer que las cosas avancen más rápido en el proceso le da una ventaja sobre sus competidores.
Ser la primera empresa en patentar asuntos. Y si su empresa está codo con codo con un competidor, pero su empresa puede hacer esto en semanas mientras que sus competidores tardan meses, usted tiene la ventaja. Y esto es sólo un ejemplo.
"Creo que el poder de la analítica reside en la capacidad de centrarla en un momento concreto", afirma Melcher.
Proporcionar a alguien información en el punto de acción, continúa Melcher, significa que el tipo de información necesaria variará en función de la función que la persona desempeñe en su organización. Por ejemplo, un consejero general que tenga que preparar una reunión del consejo de administración necesitará información sobre asuntos importantes que deban someterse a la atención del consejo.
Sin embargo, para un asistente jurídico o un abogado que tiene que revisar una factura, la información práctica que necesita cambia. Necesitan información que les ayude a saber si el personal adecuado está realizando el trabajo adecuado en la fase adecuada del ciclo de vida de un asunto y con las tarifas acordadas. Es un tipo de información muy diferente.
En lugar del enfoque tradicional de revisar una factura, en el que varios cientos de partidas asaltan tus ojos, la información procesable podría ofrecer primero un resumen. Esto agiliza el proceso de revisión al permitir que el revisor comience con un panel de control que resume la factura por adelantado.
El revisor podría supervisar inmediatamente cómo se distribuye la factura entre los distintos tipos de encargados del control horario, como socios, asociados o asistentes jurídicos. También podría reconocer inmediatamente la naturaleza de los errores que el sistema de facturación electrónica ya había marcado.
A partir del resumen general, el cuadro de mandos podría profundizar y plantear preguntas como las siguientes:
- ¿Son los errores marcados un problema de tarifa?
- ¿Son errores basados en que el trabajo se realiza de forma inadecuada?
Esta información permite a los usuarios profundizar en los datos para determinar los tipos de errores en una factura, el contexto que rodea a una factura y cómo se compara esta factura con el presupuesto para el asunto.
"Obtener ese tipo de resumen por adelantado pone la cabeza en su sitio. Una vez que entiendes lo que realmente está pasando con una factura, puedes hacer una revisión de una manera centrada y significativa. Una forma en la que sólo se miran las cosas que realmente hay que mirar", dice Melcher.
Por un lado, este tipo de información práctica te hace más eficiente, porque obtienes la visión de conjunto de inmediato en lugar de tener que descubrirla sobre la marcha. Por otro lado, hace que tu revisión sea más precisa porque prestas atención inmediatamente a las cosas correctas.
"La visualización es poderosa. La gente entiende los gráficos mucho más rápido que una tabla de datos; por eso los utilizamos", explica Melcher.
Aunque los datos pueden proporcionar resúmenes y respuestas, también pueden plantear más preguntas. Cuando es fácil indagar en los datos, cuando es fácil hacer una pregunta a partir de los datos y obtener la respuesta rápidamente, en minutos u horas en lugar de semanas o meses, el poder que da al equipo de operaciones jurídicas para cambiar su negocio es espectacular.
explica Melcher:
"Se trata de eficiencia, pero la eficiencia no es el objetivo final. Si puedes hacer un análisis de forma eficiente, puedes tomar medidas que tendrán un impacto antes. Ahí es donde reside el verdadero poder".
La mayoría de los (buenos) departamentos jurídicos reconocen que deben ser un socio estratégico de la empresa en general. Disponer de buenos análisis y ser capaz de aprovechar los datos para obtener información procesable sobre lo que ocurre en la empresa te convierte automáticamente en un socio mejor. Te permite ser una voz estratégica en toda la organización.
¿Busca más información sobre cómo aprovechar y mantener sus datos jurídicos? Consulte estos útiles recursos:
