En muchas de las entradas de este blog se da por sentado que ya se tienen conocimientos básicos de las partes fundamentales del funcionamiento de HotDocs. Sin embargo, estas entradas de "Vuelta a lo básico" están diseñadas específicamente para aquellos de ustedes que son nuevos en HotDocs, para discutir las características básicas que necesita conocer.
Una plantilla HotDocs es un patrón o guía para sus documentos. Le ayuda a crear documentos personalizados de forma rápida y sencilla, mediante un sencillo proceso de preguntas y respuestas, en lugar de empezar desde cero o editar un documento antiguo cada vez. Creada en su procesador de textos con HotDocs Developer, una plantilla HotDocs le ahorra tiempo y dinero, ya que simplifica enormemente el proceso de creación de documentos.
Por ejemplo, supongamos que trabajas en recursos humanos y necesitas crear contratos de trabajo para un grupo de nuevos empleados de la empresa. Podrías crear cada documento individualmente... o crear una plantilla de HotDocs y utilizarla para crear un número ilimitado de contratos de trabajo de una forma mucho más rápida y sencilla.
Parte de tu plantilla podría tener un aspecto similar al siguiente:
Cada fragmento de texto en color es una variable que se completará durante el proceso de entrevista. Cuando esté listo para completar los contratos de trabajo, solo tiene que rellenar las preguntas de la entrevista de HotDocs de la siguiente manera:
Cuando haya terminado, la plantilla generará un documento impecable que podrá guardar en su formato original (Word, WordPerfect o PDF), editar, imprimir, enviar por correo electrónico, enviar a un sistema de gestión de documentos, etc. Gracias a su plantilla HotDocs, no tendrá que preocuparse por cambiar manualmente todos los pronombres de género, asegurarse de que las fechas estén en el formato correcto y comprobar que se hayan incluido todos los párrafos correctos. Y, desde luego, no tendrá que dedicar horas a corregir y editar.
Pero espere, aún hay más. Si ya tiene toda la información de sus empleados almacenada en una base de datos, su plantilla de HotDocs puede conectarse a esa base de datos y rellenar la entrevista automáticamente. También puede guardar todas las respuestas que haya rellenado y volver a utilizarlas más adelante para crear muchos otros documentos además del contrato de trabajo, como cartas de oferta, solicitudes de seguros y mucho más.
Para obtener más información sobre las plantillas de HotDocs y cómo funcionan, vea nuestro seminario web gratuito Introducción a HotDocs.
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
