Si bien muchos de los bancos y las instituciones financieras más grandes del mundo están adoptando la tecnología BPM, los bancos pequeños y las cooperativas de crédito también están avanzando hacia la automatización de procesos. Por ejemplo, una cooperativa de crédito regional ha automatizado su proceso de concesión de préstamos y está obteniendo enormes beneficios.
Para esta cooperativa de crédito en particular, su antiguo proceso manual era largo y tedioso. Una vez aprobado un préstamo, los agentes de préstamos debían completar una lista de verificación de varias páginas para especificar la información y las disposiciones necesarias para el departamento de documentación de préstamos. Uno de los problemas de esta etapa del proceso era que cada agente de préstamos tenía su propia forma de completar la lista de verificación. Las variaciones en la metodología daban lugar a verificaciones de ida y vuelta entre el departamento de documentación de préstamos y el agente. Una vez finalizada la lista de verificación, el departamento de documentación de préstamos utilizaba una plantilla de Microsoft Word y una combinación de campos combinados y VBA para generar el conjunto completo de documentos del préstamo. Aunque este método era mejor que simplemente cortar y pegar, el sistema no era fácil de usar. Pocos empleados de la cooperativa de crédito sabían cómo utilizarlo correctamente y muchos tardaron años en comprenderlo por completo. Finalmente, la cooperativa de crédito decidió automatizar su proceso de generación de préstamos.
Intrigada por el concepto de un enfoque de tipo sistema experto, la cooperativa de crédito buscó una solución. Tras adoptar y posteriormente abandonar varios programas, la cooperativa de crédito descubrió HotDocs. Se formó un comité para diseñar todo el proceso de concesión de préstamos, que los expertos en contenido (en lugar de los ingenieros de software) modelaron en una aplicación de procesos de HotDocs.
Con la nueva aplicación HotDocs, la lista de verificación se sustituyó por una «entrevista maestra», en la que los agentes de préstamos introducen ahora toda la información sobre los clientes y los préstamos. A partir de esta entrevista maestra, la cooperativa de crédito puede generar documentos en una fracción del tiempo que antes le llevaba. De hecho, la cooperativa de crédito informa de que un préstamo comercial a corto plazo que antes tardaba entre dos y tres días en tramitarse, ahora solo lleva unas horas o, en algunos casos, «unos minutos».
Según la cooperativa de crédito, uno de los aspectos más interesantes de HotDocs es su facilidad de uso. Todo el trabajo de automatización fue diseñado, completado y probado por los usuarios finales (los expertos en contenido), por lo que la empresa no necesitó programadores externos para crear el sistema.
Otra ventaja importante de HotDocs es el nivel de estandarización que ha impuesto al antiguo y caótico proceso. «A medida que aumenta la complejidad de las normativas del sector financiero, la estandarización cobra cada vez más importancia. Nuestro sistema de concesión de préstamos HotDocs se ha convertido en nuestro medio de comunicación», afirma un miembro del equipo directivo de la cooperativa de crédito. «Independientemente del tipo de préstamo que se conceda, siempre se hace a través del sistema HotDocs. Es el programa que utiliza todo el mundo y, como tal, nos aseguramos de que todos los cambios en las normativas o los procedimientos se incorporen inmediatamente al sistema HotDocs. Este enfoque nos proporciona una enorme seguridad. Nuestros agentes de préstamos no tienen que preocuparse por las nuevas actualizaciones. HotDocs simplemente les guía a lo largo del proceso».
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
