La gestión de políticas está en el epicentro de las operaciones empresariales.
Miles de acuerdos corporativos, interminables contratos con proveedores, control de versiones y duras auditorías: es un camino de rosas y no alcanzar los objetivos empresariales puede dejar expuestas a las organizaciones. ¿Cómo puede la tecnología de gestión de políticas ofrecer una mayor eficiencia en los procesos? ¿Puede una buena gestión de políticas ayudar a los responsables a dar forma al futuro de sus organizaciones?
La gestión eficaz de las políticas no sólo es la base fundamental para construir la cultura corporativa, sino también para lograr el éxito operativo.
En este artículo, exploramos en detalle la gestión de políticas en 2022 y la enorme ventaja empresarial que supone elegir al socio tecnológico adecuado. Apoye esta lectura escuchando The RegTech Report Podcast - La importancia de la gestión de políticas.
El mundo cambia constantemente y Covid-19 ha alterado para siempre nuestra forma de trabajar. En la era del trabajo híbrido, las políticas son fundamentales para definir la cultura de una organización, establecer las obligaciones de todos los miembros del equipo y garantizar el cumplimiento de las distintas leyes y normativas.
¿Cómo construye una organización un programa ágil de gestión de políticas?
Estructura política
Lograr una estructura óptima de gestión política tiene dos caras:
- Back Office de gestión de políticas: Asegúrese de que las políticas se mantienen actualizadas, autorizadas, aprobadas, mantenidas y supervisadas.
- Front Office de gestión de políticas: Garantice el compromiso de los empleados y la fácil accesibilidad a las políticas dentro de un portal dedicado.
Colaboración
Cree un entorno que permita la creación colaborativa de políticas, en el que varias personas puedan trabajar en una política al mismo tiempo.
En los tiempos que corren se producen cientos de cambios cada día, por lo que dotar a su organización de tecnología colaborativa que permita procesos de revisión ágiles en tiempo real, en lugar de en una secuencia lineal, es clave para mantener las políticas actualizadas.
Comunicación política
La forma de redactar las políticas es importante, evite a toda costa una redacción descuidada. Asegúrese de utilizar una voz activa en lugar de pasiva. Sea concreto, no cree párrafos demasiado complejos que resulten confusos y difíciles de entender.
Visualización de la política
No sólo importa la redacción, sino también la forma de presentar las políticas al equipo. Asegúrate de crear documentos políticos atractivos que inviten a leer, analizar y digerir.
Compromiso
Tener un documento de política perfectamente elaborado no tiene ningún valor si no se comunica, supervisa y aplica con el objetivo de crear el máximo compromiso por parte del equipo.
Saldo
Las políticas ayudan a las organizaciones a alcanzar sus objetivos. El equilibrio adecuado de las políticas es crucial para garantizar la coherencia de los procesos empresariales y repercute directamente en la consecución de los objetivos y el aumento del rendimiento.
Identificación de riesgos
Recuerde que las políticas son documentos de riesgo. El mero hecho de que exista un documento de política significa que alguien dentro de la organización identificó un riesgo potencial.
Conformidad
Los documentos de política son también documentos de cumplimiento. Ayudan a definir cuáles son los límites del comportamiento, cómo los cumplimos y dan forma a la integridad y la reputación de la organización. Además, conforman la cultura de la organización.
Arquitectura
El problema de muchos programas de gestión de políticas es que carecen de un diseño claro, un portal común de gestión de políticas, una plantilla de documentos de políticas y un administrador de políticas. Defina una arquitectura clara que ponga remedio a estos problemas.
Terceros
Recuerde que sus proveedores externos forman parte del ecosistema corporativo de su organización. Asegúrese de que todos ellos pasan por el mismo nivel de detalle en la gestión de políticas que su equipo interno. Haga el trabajo y realice una diligencia debida continua y permanente en todos sus terceros.
Medio ambiente
No subestime la importancia de un proceso de descubrimiento exhaustivo. Sea exhaustivo con el tipo de políticas que existen y cómo están configurando el entorno.
Tecnología
Por último, el éxito de la gestión de las políticas no puede lograrse sin el socio tecnológico adecuado. Elija una solución que ofrezca tres ángulos estratégicos: eficiencia, eficacia y agilidad.
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