Die Verwaltung von Richtlinien ist das Herzstück des Geschäftsbetriebs.
Tausende von Unternehmensvereinbarungen, endlose Lieferantenverträge, Versionskontrolle und strenge Audits - es ist eine wilde Fahrt, und wenn die Unternehmensziele nicht erreicht werden, sind die Unternehmen schutzlos. Wie kann die Technologie für das Richtlinienmanagement zu einer größeren Prozesseffizienz beitragen? Kann ein gutes Richtlinienmanagement den Verantwortlichen helfen, die Zukunft ihres Unternehmens zu gestalten?
Ein wirksames Richtlinienmanagement ist nicht nur die wichtigste Grundlage für den Aufbau einer Unternehmenskultur, sondern auch für den operativen Erfolg.
In diesem Artikel befassen wir uns eingehend mit der Richtlinienverwaltung im Jahr 2022 und den enormen geschäftlichen Vorteilen, die die Wahl des richtigen Technologiepartners mit sich bringt. Unterstützen Sie diese Lektüre, indem Sie zuhören: The RegTech Report Podcast - Die Bedeutung von Richtlinienmanagement.
Die Welt verändert sich ständig, und Covid-19 hat die Art und Weise, wie wir arbeiten, für immer verändert. Im Zeitalter der hybriden Arbeit sind Richtlinien der Schlüssel zur Definition der Kultur einer Organisation, zur Festlegung der Pflichten aller Teammitglieder und zur Gewährleistung der Einhaltung verschiedener Gesetze und Vorschriften.
Wie kann eine Organisation ein agiles Richtlinienverwaltungsprogramm aufbauen?
Politische Struktur
Es gibt zwei Seiten, um eine optimale Struktur für die Verwaltung der Politik zu erreichen:
- Back-Office für die Richtlinienverwaltung: Sorgen Sie dafür, dass die Richtlinien auf dem neuesten Stand gehalten, verfasst, genehmigt, gepflegt und überwacht werden.
- Front Office für die Richtlinienverwaltung: Sorgen Sie für die Einbindung der Mitarbeiter und den einfachen Zugang zu den Richtlinien über ein spezielles Portal.
Zusammenarbeit
Schaffen Sie eine Umgebung, die die gemeinsame Erstellung von Richtlinien ermöglicht, in der mehrere Personen gleichzeitig an einer Richtlinie arbeiten können.
In der heutigen Zeit, in der jeden Tag Hunderte von Änderungen anfallen, ist es wichtig, dass Ihr Unternehmen über eine kollaborative Technologie verfügt, die flexible Überarbeitungsprozesse in Echtzeit und nicht in einer linearen Abfolge ermöglicht, um die Richtlinien auf dem neuesten Stand zu halten.
Politische Kommunikation
Die Art und Weise, wie die Politiken geschrieben werden, ist von Bedeutung; vermeiden Sie unbedingt schlampige Formulierungen. Achten Sie darauf, eine aktive Stimme statt eines Passivs zu verwenden. Seien Sie konkret, erstellen Sie keine übermäßig komplexen Absätze, die verwirrend und schwer zu verstehen sind.
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Es kommt nicht nur auf die Formulierung an, sondern auch auf die Art und Weise, in der die Richtlinien dem Team präsentiert werden. Stellen Sie sicher, dass Sie ansprechende Grundsatzdokumente erstellen, die zum Lesen, Analysieren und Verstehen einladen.
Verlobung
Ein perfekt ausgearbeitetes Richtliniendokument hat keinen Wert, wenn es nicht mit dem Ziel kommuniziert, überwacht und durchgesetzt wird, ein maximales Engagement des Teams zu erreichen.
Bilanz
Richtlinien helfen Organisationen, ihre Ziele zu erreichen. Das richtige Gleichgewicht in den Richtlinien ist entscheidend für die Konsistenz der Geschäftsprozesse und wirkt sich direkt auf die Erreichung der Ziele und die Steigerung der Leistung aus.
Identifizierung von Risiken
Denken Sie daran, dass Richtlinien Risikodokumente sind. Allein die Tatsache, dass es ein Richtliniendokument gibt, bedeutet, dass jemand in der Organisation ein potenzielles Risiko erkannt hat.
Einhaltung der Vorschriften
Grundsatzdokumente sind auch Compliance-Dokumente. Sie tragen dazu bei, die Grenzen des Verhaltens zu definieren, wie wir sie einhalten, und prägen die Integrität und den Ruf der Organisation. Darüber hinaus prägen sie die Kultur der Organisation.
Architektur
Das Problem vieler Richtlinienverwaltungsprogramme besteht darin, dass ihnen ein klares Design, ein gemeinsames Portal für die Richtlinienverwaltung, eine Vorlage für Richtliniendokumente und ein Richtlinienverwalter fehlen. Definieren Sie eine klare Architektur, die diese Probleme behebt.
Drittparteien
Denken Sie daran, dass Ihre Drittanbieter Teil des Ökosystems Ihres Unternehmens sind. Stellen Sie sicher, dass alle diese Unternehmen die gleiche Sorgfalt bei der Verwaltung der Richtlinien walten lassen wie Ihr internes Team. Machen Sie sich die Arbeit und führen Sie eine fortlaufende und kontinuierliche Due-Diligence-Prüfung bei allen Ihren Drittanbietern durch.
Umwelt
Unterschätzen Sie nicht die Bedeutung eines gründlichen Rechercheprozesses. Untersuchen Sie gründlich, welche Art von Politiken es gibt und wie das Umfeld durch sie geprägt wird.
Technologie
Und schließlich ist eine erfolgreiche Verwaltung von Richtlinien ohne einen geeigneten Technologiepartner nicht zu erreichen. Wählen Sie eine Lösung, die drei strategische Aspekte bietet: Effizienz, Effektivität und Agilität.
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