Hoy en día, las organizaciones son conscientes del valor de disponer de datos precisos. Si bien la mayoría ha trazado y documentado claramente los flujos de datos que entran y salen de los numerosos sistemas empresariales corporativos, muchas -lo que resulta bastante alarmante- siguen sin tener visibilidad de los flujos de datos desde los sistemas corporativos hacia y desde las hojas de cálculo.
Esto está provocando un caos de datos y amenaza la integridad de muchos procesos críticos para la empresa.
Las hojas de cálculo están fuera de control
Debido a la flexibilidad y agilidad de las hojas de cálculo, las empresas suelen depender de ellas para la elaboración de informes, como los de última milla, pero también para complejos modelos financieros, así como para la agregación y manipulación de datos. Debido a su uso desestructurado e incontrolado, las hojas de cálculo se están descontrolando. En un mundo ideal, un director financiero conocería las fuentes de datos que alimentan los informes financieros y su providencia.
La realidad, por desgracia, está mucho menos definida. Los enlaces de datos entre las diferentes hojas de cálculo de los departamentos, regiones y modelos no suelen estar documentados y, por tanto, son imposibles de ver y descifrar.
La tecnología puede ser la panacea
Es crucial que las empresas obtengan una visibilidad completa y un conocimiento profundo del panorama de la información. Esto incluye los sistemas empresariales y los flujos de datos correspondientes, las hojas de cálculo y los EUC y sus flujos de datos distintivos y, en última instancia, los numerosos riesgos potenciales que presentan, entrelazados en todo el panorama combinado.
Intentar comprender manualmente estos vastos y complicados entornos de datos que van más allá de funciones, departamentos y jurisdicciones es una tarea imposible. En cambio, si se adopta un enfoque tecnológico, las organizaciones pueden automatizar el análisis de los flujos de datos, identificar las líneas de datos en todo el entorno y realizar un seguimiento y una supervisión continuos del uso de los datos mediante métodos de gestión de cambios bien definidos. Este enfoque disciplinado aporta mayor calidad, precisión e integridad a los datos que utiliza una organización, así como la transparencia auditable que exige la alta dirección.
Una metodología automatizada y basada en las mejores prácticas para la gestión de datos y hojas de cálculo es clave para superar los retos empresariales que plantea el caos de los datos y mitigar así los riesgos operativos, normativos y de reputación. Cuando los directores financieros revisan sus cuadros de mando financieros, deben confiar plenamente en las cifras y los resultados que ven y pueden presentar a sus consejos de administración.
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