Ahorro de costes gracias a la automatización de los procesos financieros y de cumplimiento de la normativa

A falta de procesos automatizados basados en la tecnología, la carga de garantizar manualmente la exactitud de los datos contenidos en las hojas de cálculo recae por completo en los profesionales. En consecuencia, con un gran número de procesos críticos para la empresa que se llevan a cabo en hojas de cálculo a menudo mal controladas, el beneficio de la hoja de cálculo para los usuarios está disminuyendo gradualmente. Las ventajas de utilizar hojas de cálculo -es decir, flexibilidad, agilidad, eficiencia y productividad- se están anulando, ya que gestionarlas se está convirtiendo en una sangría para el tiempo y los recursos de los usuarios. Además, casi el 50% de los profesionales de riesgos, finanzas y cumplimiento esperan que en los próximos dos años se produzca una pérdida financiera y/o de reputación importante atribuida a un error en la hoja de cálculo.

A pesar de ello, y paradójicamente, se espera que el uso de hojas de cálculo para procesos críticos de la empresa aumente en los próximos dos años según los auditores (casi el 60%), los reguladores (40%) y los profesionales del riesgo y el cumplimiento (casi el 45%). Está claro que las hojas de cálculo son una herramienta valiosa para determinados procesos y tareas. Cumplen su función allí donde quizá los sistemas financieros corporativos, que son la opción preferida para los procesos operativos, no llegan a satisfacer las necesidades de los usuarios. Las hojas de cálculo se utilizan mucho en entornos financieros para cálculos y modelizaciones complejas. Al mismo tiempo, las hojas de cálculo son uno de los principales factores de riesgo financiero, normativo, operativo y reputacional.

No tiene ningún mérito dirigir una empresa utilizando aplicaciones de hojas de cálculo sin control. Estas herramientas merecen el mismo nivel de escrutinio y gestión que el que se concede a los sistemas financieros corporativos. En automatizar la gestión de los procesos financieros y de cumplimiento en el entorno de las hojas de cálculo, las organizaciones reducen el riesgo de pérdidas, sanciones relacionadas con el cumplimiento y daños a la reputación a largo plazo. Y lo que es más importante, las organizaciones optimizan su eficiencia y aumentan su productividad, con lo que consiguen ahorros financieros tangibles gracias a la reducción del esfuerzo manual.

He aquí un escenario simplista: hay una población de 100 hojas de cálculo operativas en una organización, con una media de ocho horas al mes dedicadas a cada aplicación por un empleado que cuesta 50 dólares la hora. Por tanto, cada hoja de cálculo le cuesta a la empresa 400 dólares al mes o 4.800 dólares al año. Para toda la población de hojas de cálculo, el coste operativo tangible para la empresa es de 480.000 dólares.

La automatización permite a las organizaciones conseguir un entorno de hojas de cálculo bien gestionado, controlado y, al mismo tiempo, flexible y ágil. La tecnología puede respaldar las hojas de cálculo a lo largo de su ciclo de vida, desde su creación hasta su retirada y desmantelamiento, incorporándolas a los sistemas centrales de la empresa. Esto elimina por completo el riesgo y la ineficacia de la comprobación manual, y ofrece garantías de que los resultados derivados de los datos de las hojas de cálculo son realmente precisos.

[bctt tweet="El 88% de los profesionales de auditoría interna, finanzas, cumplimiento y gestión de riesgos reconocen los riesgos que plantean las aplicaciones de hojas de cálculo." via="no"]