Kosteneinsparungen durch Automatisierung von Finanz- und Compliance-Prozessen
In diesem Jahr wird die Zahl der Unternehmen, die automatische Kontrollen für die Verwaltung von Tabellenkalkulationen einführen, zunehmen, da sie die Risiken erkennen, die diese Anwendungen für ihr Unternehmen darstellen. Dadurch werden die Verwendung und der Geschäftszweck von Tabellenkalkulationen transparenter, aber die Unternehmen werden auch Kosteneinsparungen bei der betrieblichen Effizienz erzielen.
Unsere Untersuchung zeigt, dass 88 % der Fachleute aus den Bereichen Innenrevision, Finanzen, Compliance und Risikomanagement die von Tabellenkalkulationsanwendungen ausgehenden Risiken erkennen. Nur 24 % der Unternehmen setzen systematisch eine manuelle Kontrollpolitik durch, und nur eine Minderheit hat tatsächlich automatisierte Kontrollen eingeführt, um die Risiken von Tabellenkalkulationen zu mindern. Fachleute verbringen im Durchschnitt 43 % ihrer Zeit mit der Überwachung und Validierung von Informationen in Tabellenkalkulationen. Bei den Führungskräften sind es sogar 47 % der Zeit, die sie dafür aufwenden.
In Ermangelung technologiegestützter automatisierter Prozesse liegt die Last der manuellen Sicherstellung der Richtigkeit der in Tabellenkalkulationen enthaltenen Daten vollständig bei den Fachleuten. Da eine große Anzahl geschäftskritischer Prozesse in oft schlecht kontrollierten Tabellenkalkulationen durchgeführt wird, nimmt der Nutzen der Tabellenkalkulation für die Benutzer allmählich ab. Die Vorteile der Verwendung von Tabellenkalkulationen - d. h. Flexibilität, Agilität, Effizienz und Produktivität - werden zunichte gemacht, da die Verwaltung der Tabellenkalkulationen immer mehr Zeit und Ressourcen der Benutzer in Anspruch nimmt. Außerdem erwarten fast 50 % der Risiko-, Finanz- und Compliance-Fachleute, dass in den nächsten zwei Jahren ein erheblicher finanzieller und/oder rufschädigender Schaden eintritt, der auf Tabellenkalkulationsfehler zurückzuführen ist.
Ein wertvolles Instrument, das schlecht verwaltet wird
Trotzdem wird paradoxerweise erwartet, dass die Verwendung von Tabellenkalkulationen für geschäftskritische Prozesse in den nächsten zwei Jahren zunehmen wird, so die Meinung von Wirtschaftsprüfern (fast 60 %), Regulierungsbehörden (40 %) und Risiko- und Compliance-Experten (fast 45 %). Tabellenkalkulationen sind eindeutig ein wertvolles Instrument für bestimmte Prozesse und Aufgaben. Sie erfüllen ihre Aufgabe dort, wo die Finanzsysteme der Unternehmen, die für operative Prozesse bevorzugt werden, den Anforderungen der Benutzer nicht gerecht werden. Tabellenkalkulationen werden im Finanzbereich häufig für komplexe Berechnungen und Modellierungen eingesetzt. Gleichzeitig sind Tabellenkalkulationen einer der Hauptverursacher von Finanz-, Regulierungs-, Betriebs- und Reputationsrisiken.
Es ist nicht sinnvoll, ein Unternehmen mit unkontrollierten Tabellenkalkulationsanwendungen zu führen. Diese Werkzeuge müssen genauso sorgfältig geprüft und verwaltet werden wie die Finanzsysteme der Unternehmen. Durch Automatisierung der Verwaltung der Finanz- und Compliance-Prozesse in der Tabellenkalkulationsumgebung verringern Unternehmen das Risiko von Verlusten, Compliance-bezogenen Strafen und langfristigen Rufschädigungen. Wichtig ist auch, dass die Unternehmen ihre Effizienz und Produktivität optimieren und durch den geringeren manuellen Aufwand spürbare finanzielle Einsparungen erzielen.
Senkung der (erschreckenden) Kosten für manuelle Kontrollen
Ein einfaches Szenario: In einem Unternehmen gibt es 100 betriebliche Tabellenkalkulationen, für die ein Mitarbeiter durchschnittlich acht Stunden pro Monat aufwendet, was 50 Dollar pro Stunde kostet. Jede Tabellenkalkulation kostet das Unternehmen also 400 Dollar pro Monat oder 4.800 Dollar pro Jahr an Betriebskosten. Für die gesamte Tabellenkalkulation belaufen sich die greifbaren, operativen Kosten für das Unternehmen auf 480.000 $.
Die Automatisierung ermöglicht es Unternehmen, eine gut verwaltete, kontrollierte und dennoch flexible und agile Tabellenkalkulationsumgebung zu schaffen. Die Technologie kann Tabellenkalkulationen während ihres gesamten Lebenszyklus unterstützen - von der Erstellung bis zur Stilllegung und Außerbetriebnahme, indem sie in die Kernsysteme des Unternehmens integriert werden. Dadurch werden das Risiko und die Ineffizienz einer manuellen Überprüfung vollständig beseitigt, und es wird sichergestellt, dass die aus den Daten in Tabellenkalkulationen abgeleiteten Ergebnisse tatsächlich korrekt sind.
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