4 formas en que las principales empresas utilizan los datos para impulsar el cumplimiento (y el negocio)
¿Cuál es la mejor manera de poner al día su función de cumplimiento normativo? La mayoría de la gente está de acuerdo en que es aprender de los expertos. La gente que ha estado allí, ha hecho eso y, además, ha conseguido el éxito para sus empresas.
La Semana del Cumplimiento brindó la oportunidad perfecta para extraer de los cerebros de los gigantes del sector las pepitas de oro de la sabiduría del cumplimiento.
Durante su panel sobre Creación de un programa de cumplimiento basado en el riesgo, Jon Stentz, de HMSHost, y Cherie Axelrod, de Western Union, compartieron sus puntos de vista sobre la mejor manera de aprovechar la tecnología y los datos para impulsar el cumplimiento (y el negocio).
Si está preparado para que su función de cumplimiento funcione como una máquina bien engrasada y aporte valor a su empresa, aquí tiene cuatro consejos de la gente que sabe cómo hacerlo.
1 - Poner orden en casa
Antes de poder contar con un programa de cumplimiento funcional y eficaz en su empresa, debe disponer de la tecnología adecuada.
Sin la tecnología adecuada, y sin la información de datos que la tecnología permite, no hay forma de que una empresa pueda obtener la visibilidad que necesita sobre su riesgo global. Sin la tecnología adecuada en una empresa global, tratar de navegar por los datos es como tratar de navegar por una ladera traicionera y empinada a ciegas y en la oscuridad - tal vez alguien pueda hacerlo, pero estoy seguro de que no puedo ver cómo.
Tampoco pudieron hacerlo los expertos del panel.
"Utilizamos la tecnología, no sólo dentro del cumplimiento, sino como parte del objetivo de toda nuestra empresa de ser los mejores del sector y tener un negocio ético", afirma Stentz.
¿Qué tipo de herramientas tecnológicas utilizan? Depende del mercado.
En los mercados en desarrollo, HMSHost desarrolló una herramienta de aprendizaje electrónico y un método en línea para impartir formación.
"No podíamos simplemente volar y dar instrucciones por todo el mundo y enseñar a la gente cómo hacerlo", afirma Stentz. "Creamos un método online para ello".
Ahora, HMSHost no sólo traduce la formación a otros idiomas, sino que puede hacer un seguimiento de cada empleado que la recibe. Esto les permite recopilar datos detallados sobre qué formaciones están siendo realizadas por quién y cuántas personas las completan.
Y éste es sólo un ejemplo de cómo puede ayudar la tecnología.
2 - Evalúe su riesgo
Una de las claves de los programas de cumplimiento eficaces, independientemente de las directrices que se observen, incluye las evaluaciones de riesgos. Sin embargo, sólo el 40% de las empresas las llevan a cabo, según una encuesta de encuesta de Deloitte.
Sin embargo, los expertos del panel están de acuerdo: realizar una evaluación de riesgos es el primer paso para reunir los datos que su equipo necesita para tomar decisiones.
"Desde la perspectiva de Western Union, tenemos un continuo de riesgos", Cherie Axelrod, Directora Adjunta de Cumplimiento Normativo de Western Union afirma.
"Empezamos por la transacción en sí, cuyo riesgo evaluamos en milisegundos en el punto de venta. Luego nos ocupamos de evaluar el riesgo del cliente y sus actividades. Después, pasamos a los nuevos productos, de modo que a medida que lanzamos nuevos productos, una nueva geografía o nuevos corredores, evaluamos el riesgo de cada uno de ellos a medida que entran en la red".
Todos los años, Western Union lleva a cabo una evaluación del cumplimiento y los riesgos en toda la empresa. País por país, pasillo por pasillo, producto por producto, filtran todo el riesgo que entra por la empresa y utilizan los resultados para informar de sus esfuerzos.
Sin embargo, hay muchas maneras diferentes de llevar a cabo este tipo de evaluaciones. El enfoque de su empresa puede ser tan sencillo como unos cuestionarios básicos, o tan detallado como los mapas de calor de HMSHost y Western Union, de los que hablaremos en un minuto.
Aunque las directrices proporcionan parámetros básicos, también dejan un amplio margen de maniobra para que las empresas lleven a cabo la evaluación de riesgos que mejor se adapte a sus necesidades particulares y a su sector.
3 - Trazar lo que está de moda
El siguiente paso tras recibir los datos en bruto, según Stentz? Es hora de analizar los datos (y, por tanto, todo el programa de cumplimiento) en equipo.
¿Una herramienta que tanto HMSHost como Western Union prefieren utilizar para cartografiar estos datos? Un mapa de calor de los riesgos de sus empresas a escala global.
Al compilar sus datos en un complejo mapa de calor, sus equipos pueden visualizar exactamente dónde necesitan tomar medidas y elaborar su plan de juego.
Para analizar estos datos, HMSHost reúne a un equipo interno de expertos en lo que denominan comité de cumplimiento.
"El Comité de Cumplimiento habla de los problemas recopilando datos en 37 áreas específicas en las que nos concentramos. Luego creamos un mapa de calor para decidir dónde debe centrarse nuestra atención. Forma parte de un bucle", afirma Stentz.
Esencialmente, este comité de cumplimiento utiliza los datos que recibe para clasificar el riesgo en las distintas jurisdicciones de manera diferente y responder a ellos de forma proactiva.
"Con la ayuda de auditoría interna hacemos encuestas anuales sobre ética y sobre áreas específicas, y con esa información pensamos si nuestras políticas y procedimientos son buenos", menciona Stentz.
Pero lo más importante es que estos conocimientos no deben limitarse a los límites del cumplimiento. Deben utilizarse para informar a toda la empresa.
4 - Integrar métricas e impulsar la conformidad
Los datos están bien si eres capaz de analizarlos de forma que tengan sentido.
Si sólo dispone de datos brutos sin comprender lo que significao se comprenden los datos pero nunca se utilizan para tomar decisiones, no servirán de nada, coinciden los expertos. El truco está en que la evaluación de riesgos no puede limitarse al cumplimiento. Por el contrario, la información sobre el cumplimiento debe ayudar también a impulsar el negocio.
"No puede ser sólo un ejercicio de cumplimiento. Si elaboramos esta hermosa evaluación de riesgos de cumplimiento y la codificamos por colores, la imprimimos, la encuadernamos y la colocamos en una estantería, eso no ayuda a la empresa", afirma Axelrod.
Para ser eficaces, estos ejercicios de cumplimiento no pueden vivir en un silo. Por el contrario, deben integrarse plenamente en la empresa en su conjunto, permitiendo así que el cumplimiento se convierta en parte de la solución e identifique cualquier punto débil.
Cuando sepa, por ejemplo, cuánto le cuesta exactamente al año a su empresa el conflicto de intereses, podrá demostrar claramente la importante amenaza que este incumplimiento supone para su negocio.
Cuando se utiliza la tecnología correctamente, conocer las métricas adecuadas ayuda a identificar los riesgos para la organización, de modo que pueda hacerles frente. Con las métricas adecuadas, el cumplimiento también puede mostrar al consejo exactamente lo que pueden conseguir con las herramientas adecuadas y cómo pueden aportar más beneficios al resto de la organización.
Entonces, ¿cómo llegó Western Union a un punto en el que fue capaz de integrar las métricas de riesgo en su negocio y utilizarlas para impulsar el valor de toda la organización?
"Ha sido una evolución. En algunas empresas parece que estamos muy avanzados, pero probablemente estemos al principio o en el medio de lo que queremos llegar a ser en cuanto al uso de parámetros. ¿Estamos utilizando los parámetros adecuados? ¿Observamos lo correcto? Siempre estamos tratando de evaluarlo", explica Axelrod.
Al igual que cumplir los requisitos normativos es un trabajo que nunca termina, evaluar el riesgo y revisar los datos relacionados con él tampoco termina nunca. La tecnología adecuada ayuda a las empresas a "mantenerse al día" en la gestión de riesgos. Y no sólo mantenerse al día, sino forjar el futuro en el que el cumplimiento de la normativa se une al negocio.
¿Quiere crear un programa de cumplimiento más eficaz? Aquí tienes otros recursos que te pueden interesar:
