Automatización de documentos, ensamblaje de documentos y generación de documentos son formas de describir el proceso de utilizar plantillas para crear documentación sin errores. Añade la palabra software al final de cualquiera de ellas y llegarás a la búsqueda más probable en Google de un software como HotDocs.
Pero, ¿es alguna de ellas la descripción más exacta de lo que realmente hace el software? ¿Son estas denominaciones las que mejor explican por qué nuestro software se utiliza habitualmente como parte integrante de las soluciones de procesos empresariales?
Diferentes verticales de la industria identifican distintas ventajas estratégicas en el software de automatización de documentos. Organizaciones como los bancos o los grandes bufetes jurídicos suelen utilizar la tecnología de automatización de documentos para reducir riesgos minimizando la interacción humana con la documentación.
Los documentos legales, como contratos, formularios de seguros, testamentos, etc., son notoriamente inestables: cada vez que se reúne un órgano de gobierno, las leyes que rigen los documentos pueden cambiar. Esta realidad -la inestabilidad de los documentos jurídicos- dio paso a plataformas diseñadas específicamente para automatizar la documentación jurídica.
Miles de bufetes de abogados y departamentos jurídicos de empresas de todo el mundo utilizan HotDocs para producir documentos sin errores y minimizar los riesgos.
Cuando se trata de bancos e instituciones financieras, la principal propuesta de valor que les atrae del software de automatización de documentos es una mejordocumentación (y, de nuevo, menos riesgo). Todas las instituciones del sector -desde bancos globales hasta cooperativas de crédito agrícola locales- tienen el mismo problema: expertos no jurídicos que generan y ejecutan contratos vinculantes por valor de una cantidad significativa de dinero. En consecuencia, los bancos necesitan una plataforma de ensamblaje de documentos que pueda generar contratos complejos y listos para el negocio. La parte empresarial es fundamental, ya que es el elemento humano en la preparación de los contratos lo que puede llevar a la exposición legal.
Los sistemas de automatización de documentos empezaron a funcionar en despachos de abogados a finales de los años 80, pero son igualmente aplicables a cualquier entorno empresarial en el que se produzca con regularidad documentación jurídica compleja.
Por ejemplo, un sistema de automatización de documentos podría utilizarse para capturar la experiencia de un abogado senior en el departamento jurídico de un banco. Esto, a su vez, permitiría al personal no jurídico de ubicaciones remotas generar documentos de préstamo legalmente vinculantes con la precisión de un experto. Un sistema de este tipo guiaría a un gestor de préstamos a través de las complejas reglas de negocio de la preparación de documentos de préstamo, proporcionando salvaguardas y asesoramiento experto en el punto de entrada de datos.
Entonces tiene las ventajas de utilizar este tipo de software como parte de una solución más amplia de gestión de procesos empresariales (BPM). Las empresas suelen integrar software especializado en automatización de documentos con el sistema BPM que elijan, debido a su mayor capacidad para gestionar documentos de gran complejidad. Esto se hace a pesar de que varias soluciones BPM vienen completas con herramientas básicas de creación de documentos. La necesidad de una solución de producción de documentos más sofisticada se debe, al menos en parte, al riesgo.
Los sistemas de automatización de documentos para empresas, aunque difieren de los sistemas expertos en el desarrollo de un enfoque procedimental para definir las reglas de negocio, se han utilizado durante mucho tiempo para un propósito similar al de los sistemas expertos: capturar y utilizar el conocimiento de un experto con el fin de permitir a los no expertos alcanzar los mismos resultados. En términos de producción de documentos, se trata de nuevo de reducir riesgos.
El uso repetido de palabras como automatizar, generar o ensamblar al hablar de las funcionalidades y capacidades de programas como HotDocs anima a pensar que las convenciones de nomenclatura que he empezado mencionando son correctas. Sin embargo, yo rebatiría que el tema predominante en el uso de este tipo de tecnología por parte de la industria es gestionar mejor el riesgo.
Basándome en esta observación, propongo que cambiemos el nombre de la definición de software por el de "software de mitigación del riesgo documental". No sé si se pondrá de moda, pero toda revolución tiene que empezar por algún sitio.
Para saber más sobre cómo HotDocs puede ayudar a su organización a reducir riesgos, programe una demostración de 30 minutos.
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
