Dokumentautomatisierung, Dokumentenzusammenstellung und Dokumentenerzeugung - all dies sind Bezeichnungen für den Prozess der Verwendung von Vorlagen zur Erstellung fehlerfreier Dokumentation. Fügen Sie das Wort "Software" am Ende eines dieser Begriffe hinzu und Sie erhalten die wahrscheinlichste Google-Suche nach Software wie HotDocs.
Aber ist eine dieser Bezeichnungen die genaueste Beschreibung dessen, was die Software tatsächlich tut? Erklären diese Namen am besten, warum unsere Software regelmäßig als integraler Bestandteil von Geschäftsprozesslösungen eingesetzt wird?
Verschiedene Branchen sehen in Software zur Automatisierung von Dokumenten unterschiedliche strategische Vorteile. Unternehmen wie Banken oder große Anwaltskanzleien nutzen die Technologie zur Dokumentenautomatisierung häufig, um Risiken zu verringern, indem sie die menschliche Interaktion mit der Dokumentation minimieren.
Juristische Dokumente wie Verträge, Versicherungsformulare, Testamente usw. sind notorisch instabil - jedes Mal, wenn ein Gremium zusammentritt, können sich die für die Dokumente geltenden Gesetze ändern. Diese Tatsache - die Instabilität von Rechtsdokumenten - führte zur Entwicklung von Plattformen, die speziell für die Automatisierung von Rechtsdokumenten entwickelt wurden.
Tausende von Anwaltskanzleien und Rechtsabteilungen von Unternehmen in aller Welt nutzen HotDocs, um fehlerfreie Dokumente zu erstellen und Risiken zu minimieren.
Wenn es um Banken oder Finanzinstitute geht, ist das wichtigste Nutzenversprechen, das sie zu Software für die Dokumentenautomatisierung bewegt, eine bessere Dokumentation(und wiederum ein geringeres Risiko). Jede Institution in diesem Sektor - von globalen Banken bis hin zu lokalen landwirtschaftlichen Kreditgenossenschaften - hat das gleiche Problem: Nichtjuristen, die verbindliche Verträge im Wert von beträchtlichen Summen erstellen und ausführen. Daher benötigen die Banken eine Plattform für die Zusammenstellung von Dokumenten, die komplexe, geschäftsfähige Verträge erstellen kann. Der geschäftsfähige Teil ist entscheidend, da das menschliche Element bei der Vorbereitung der Verträge zu rechtlichen Risiken führen kann.
Systeme zur Automatisierung von Dokumenten wurden in den späten 1980er Jahren in Anwaltskanzleien eingeführt, lassen sich aber auch in jedem anderen Geschäftsumfeld einsetzen, in dem regelmäßig komplexe juristische Dokumente erstellt werden.
Ein System zur Automatisierung von Dokumenten könnte beispielsweise dazu genutzt werden, das Fachwissen eines leitenden Juristen in der Rechtsabteilung einer Bank zu erfassen. Dies wiederum würde es nichtjuristischen Mitarbeitern an entfernten Standorten ermöglichen, rechtsverbindliche Kreditdokumente mit fachlicher Präzision zu erstellen. Ein solches System würde einen Kreditsachbearbeiter durch die komplexen Geschäftsregeln für die Erstellung von Kreditdokumenten leiten und ihm bereits bei der Dateneingabe Schutzmaßnahmen und fachliche Beratung bieten.
Dann haben Sie die Vorteile, diese Art von Software als Teil einer umfassenderen Lösung für das Geschäftsprozessmanagement (BPM) einzusetzen. Unternehmen integrieren regelmäßig spezialisierte Software für die Automatisierung von Dokumenten in das von ihnen gewählte BPM-System, da diese weitaus besser in der Lage ist, mit sehr komplexen Dokumenten umzugehen. Dies geschieht, obwohl eine Reihe von BPM-Lösungen mit einfachen Werkzeugen zur Dokumentenerstellung ausgestattet sind. Die Forderung nach einer anspruchsvolleren Lösung für die Dokumentenerstellung dient zumindest teilweise der Risikominimierung.
Systeme zur Automatisierung von Dokumenten in Unternehmen unterscheiden sich zwar von Expertensystemen durch die Entwicklung eines prozeduralen Ansatzes zur Definition von Geschäftsregeln, werden aber seit langem für einen ähnlichen Zweck wie Expertensysteme eingesetzt: die Erfassung und Nutzung des Wissens eines Experten, um Nicht-Experten in die Lage zu versetzen, die gleichen Ergebnisse zu erzielen. In Bezug auf die Dokumentenerstellung geht es auch hier um Risikominderung.
Die wiederholte Verwendung von Wörtern wie "automatisieren", "generieren" oder "zusammenstellen" bei der Erörterung der Funktionen und Möglichkeiten von Software wie HotDocs legt die Vermutung nahe, dass die von mir eingangs erwähnten Namenskonventionen zutreffend sind. Ich möchte jedoch entgegnen, dass der Hauptgrund für den Einsatz dieser Art von Technologie in der Industrie in einem besseren Risikomanagement liegt.
Aufgrund dieser Beobachtung schlage ich vor, die Softwaredefinition in "Software zur Risikominderung von Dokumenten" umzubenennen. Ich bin mir nicht sicher, ob sich das durchsetzen wird, aber jede Revolution muss irgendwo beginnen.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie HotDocs Ihrem Unternehmen helfen kann, Risiken zu reduzieren, vereinbaren Sie einen 30-minütigen Demo-Termin.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich veröffentlicht auf HotDocs.com. Im Juni 2024 erwarb Mitratech die fortschrittliche Dokumentenautomatisierungsplattform HotDocs. Der Inhalt wurde seither aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, Änderungen der Vorschriften und die Einhaltung von Vorschriften abgestimmt sind.
