El consentimiento electrónico es vital para los bufetes de abogados de inmigración por dos razones
La privacidad de los datos y el consentimiento son ahora más importantes que nunca, incluso para los bufetes de abogados especializados en inmigración. Los bufetes han aprendido -algunos por las malas- que, al recabar información personal de los clientes, es fundamental obtener previamente un consentimiento informado y voluntario.
El consentimiento es simple y directo en los documentos escritos, en los que normalmente se produce mediante una firma manuscrita. El consentimiento electrónico funciona según el mismo principio y es igual de importante para confirmar quién es el firmante y si está de acuerdo con las condiciones.
Por supuesto, el concepto de consentimiento -tanto electrónico como manuscrito- es bien conocido desde el punto de vista jurídico, pero es posible que los bufetes de abogados no se den cuenta de lo importante que es también desde el punto de vista empresarial.
Así pues, vamos a refrescar un poco la información sobre las recientes leyes de protección y privacidad de datos y, a continuación, repasaremos las dos razones por las que el consentimiento electrónico es importante para el Derecho de extranjería, no sólo desde el punto de vista jurídico, sino también para el desarrollo del negocio de los bufetes de abogados de extranjería.
Entender el GDPR y la CCPA
El Reglamento General de Protección de Datos(GDPR), así como la Ley de Privacidad del Consumidor de California(CCPA), han cambiado la forma en que las organizaciones de todo el mundo recopilan y utilizan los datos personales. El GDPR de Europa es probablemente la pieza más completa de la legislación de privacidad de datos, y afecta a las empresas estadounidenses, incluyendo su bufete de abogados. Independientemente de dónde se encuentre su empresa, debe preocuparse por el GDPR y la CCPA. ¿Necesita una introducción rápida sobre lo que cubren estas leyes? Aquí tiene lo básico:
En términos generales, según Forbes, el GDPR es "un marco legal que obliga a las empresas a proteger los datos personales y la privacidad de los ciudadanos de la Unión Europea (UE) en las transacciones que se realicen dentro de los Estados miembros de la UE. Abarca a todas las empresas que manejan datos de ciudadanos de la UE, en concreto bancos, compañías de seguros y otras empresas financieras." En otras palabras, es un conjunto de normas y reglamentos que restringen el uso de la información personal de los usuarios que muchas de las mayores empresas actuales recogen, almacenan y, a veces, venden como parte de su negocio.
Según TechCrunch, "CCPA, es una ley a nivel estatal que requiere, entre otras cosas, que las empresas notifiquen a los usuarios de la intención de monetizar sus datos, y darles un medio directo de optar por dicha monetización." La CCPA se convirtió en ley de California el 1 de enero de 2020.
¿Qué tiene que ver todo esto con su práctica de la inmigración?
La recopilación de información personal es necesaria en el proceso de inmigración. El nombre del candidato al visado, su fecha de nacimiento, su domicilio y los datos de sus familiares son sólo el principio. También puede ser necesario recopilar datos financieros e historial médico. En la era de GDPR y CCPA, es importante que los bufetes de abogados de inmigración recopilen toda esta información personal de manera segura.
Negarse a aplicar medidas de protección de la privacidad puede exponer a su organización al riesgo de multas y sanciones. Pero cumplir las leyes y normativas vigentes no debe ser su única motivación para utilizar el consentimiento electrónico con el fin de protegerse y proteger los datos de sus clientes.
En concreto, hay dos razones importantes relacionadas con el negocio para dar prioridad al consentimiento electrónico: es la mejor práctica para su bufete de abogados y es cada vez más común en las solicitudes de propuestas (RFP).
El consentimiento electrónico es clave para los bufetes de abogados de inmigración por estas dos razones
Muchas empresas han aprendido la importancia de proteger la privacidad de los clientes a través de fallos de privacidad muy publicitados. Evite unirse a sus filas. La protección de la privacidad debe aplicarse a la recogida, el almacenamiento, el tratamiento, el acceso, la transmisión, el intercambio y la eliminación de los datos. Sí, ya sé que la lista es larga, pero si da prioridad a la privacidad estará protegiendo a sus clientes y a su empresa.
Para los bufetes de abogados especializados en inmigración, una de las formas de dar prioridad a la privacidad es proporcionar el consentimiento electrónico a los clientes que recopilan información personal de ciudadanos extranjeros. Y aquí hay dos razones principales por las que el consentimiento electrónico es genial para su empresa: es una buena práctica óptima para protegerle a usted y a su empresa, y también es una poderosa herramienta de desarrollo de negocios, especialmente cuando se trata de RFP.
1 - El consentimiento electrónico es una buena práctica empresarial
Algunas empresas cometen el error de asumir que sus políticas de ética empresarial establecidas o un código ético son suficientes. Las políticas éticas suelen garantizar que la información confidencial se tratará de forma responsable, pero hay que hacer más para proteger realmente los datos personales.
En lo que respecta al sector de la inmigración, los clientes de los bufetes de abogados exigen cada vez más que se proteja su intimidad de forma proactiva. Por eso, el consentimiento electrónico y otras medidas de protección de la intimidad deben considerarse no solo como algo que se nos exige legalmente, sino como una práctica habitual en todas nuestras operaciones.
Al adherirnos a los requisitos de privacidad de datos del GDPR y la CCPA, nos aseguramos de que tanto sus clientes empleadores como los ciudadanos extranjeros que contratan y apoyan se sientan seguros y sin preocupaciones. Esta protección de datos de alto nivel también es una excelente herramienta de marketing para su bufete, ya que los clientes potenciales eligen los bufetes de abogados no solo por la capacidad de presentar casos, sino también por la experiencia y la asistencia al cliente en general, incluida una sólida protección de datos.
2 - El consentimiento electrónico puede ser un factor decisivo en las licitaciones
Un informe de Forbes Insights reveló que el 46% de las organizaciones sufrieron daños en su reputación como consecuencia de una violación de la privacidad. Y un informe de Pew reveló que para el 90% de los estadounidenses era importante controlar los tipos específicos de información que se recopilaba sobre ellos.
Casi el 75% de los hogares que utilizan Internet en EE.UU. estaban muy preocupados por la privacidad en línea, y según un estudio australiano sobre el impacto de las violaciones de datos en la reputación, el 65% de las personas cuyos datos personales fueron violados perdieron la confianza en la organización a la que confiaron la protección de esos datos.
¿Ya está convencido?
Por este motivo, los clientes corporativos están empezando a exigir más tecnología y protección de datos a sus bufetes de abogados especializados en inmigración, sobre todo durante una solicitud de ofertas en la que buscan cambiar de bufete o quizás añadir un proveedor externo de inmigración durante un periodo de crecimiento. ¿No tienen buenas prácticas de privacidad? No les interesa hacer negocios con usted.
Por este motivo, los bufetes de abogados que apliquen medidas de protección de la privacidad -como el consentimiento electrónico- reforzarán y harán crecer su negocio al convertirse en los preferidos frente a sus competidores que no ofrezcan dichas medidas de protección de la privacidad.
¿Sabías que INSZoom tiene un módulo de consentimiento electrónico?
El módulo E-Consent de INSZoom puede utilizarse para protegerse a sí mismo y a su organización. Asegura la exactitud y validez de la información que sus clientes proporcionan, da a sus clientes la capacidad de pre-consentir a sus Términos de Servicio, y le permite personalizar el mensaje de e-Consent según las necesidades de su organización. El e-Consentimiento en INSZoom es una manera personalizable para que las organizaciones administren y rastreen el consentimiento, ya sean términos de servicio, términos de uso o una declaración de veracidad.
He aquí un ejemplo de cómo funciona. Si su bufete de abogados desea enviar un cuestionario a un extranjero para recopilar información personal o documentación, puede hacer que aparezca una ventana emergente de consentimiento electrónico que pida al extranjero que acepte o rechace un mensaje personalizado. Puede enviar esto por correo electrónico, o directamente en el portal de INSZoom para extranjeros.
En última instancia, si un empleador necesita obtener y rastrear el consentimiento de un ciudadano extranjero, o si necesita obtener una declaración oficial de sus usuarios de que alguna información que están proporcionando es exacta, el consentimiento electrónico en INSZoom es la respuesta.
¿Desea obtener más información sobre el módulo de consentimiento electrónico de INSZoom u obtener información de nuestro equipo si está realizando una solicitud de propuestas y el consentimiento electrónico forma parte del compromiso? Póngase en contacto con un representante de Mitratech para obtener más información.
