Guía de cumplimiento de E-Verify para empresarios
A la hora de contratar a un nuevo empleado, es probable que tenga una larga lista de criterios que le ayuden a identificar al candidato adecuado. Aunque las aptitudes y la experiencia son importantes, también hay un aspecto crucial que no debe pasarse por alto: la idoneidad para trabajar en Estados Unidos.
Aunque la verificación de algunos criterios de empleo queda a discreción de los procedimientos internos de contratación, los empleadores están obligados a confirmar la elegibilidad para el empleo de cada empleado mediante la cumplimentación del formulario I-9. Para determinados tipos de empleo y en algunos estados, los empleadores están obligados a dar un paso más y presentar el formulario I-9 cumplimentado a través del sistema E-Verify.
El sistema E-Verify es una base de datos electrónica que cruza la información proporcionada en el formulario I-9 con los registros del gobierno para confirmar que un empleado es, de hecho, elegible para trabajar en los EE.UU..
Aunque E-Verify es una herramienta útil para todos los empresarios que deseen asegurarse de que los formularios I-9 se han cumplimentado correctamente, en los casos en los que se requiere E-Verify es un paso adicional obligatorio. Las sanciones por incumplimiento de los requisitos de E-Verify dependen del estado en el que se encuentre una empresa, pero pueden incluir la cancelación del contrato y la reversión de los fondos, la inelegibilidad para futuros contratos públicos e incluso la suspensión y/o revocación de licencias y permisos comerciales.
Como tal, el cumplimiento de todos los requisitos de E-Verify es crucial para todas las empresas a las que se aplica la obligación de utilizar el sistema. Pero el cumplimiento de E-Verify no tiene por qué ser una carga onerosasi se siguen las mejores prácticas que se exponen a continuación.
1. Compruebe si estáestá obligado a utilizar E-Verify
Aunque E-Verify puede ayudar a garantizar que cualquier empresa cumpla con los requisitos legales de contratación, hay algunos casos en los que los empleadores están obligados a presentar el formulario I-9 a través del sistema o pueden estar sujetos a fuertes sanciones. El primer paso para cumplir con E-Verify es saber si el sistema es obligatorio para su empresa. Una orden ejecutiva presidencial y la norma del Reglamento de Adquisiciones Federales (FAR) exigen que los contratistas federales utilicen E-Verify para verificar la situación laboral de cualquier empleado que trabaje bajo ciertos tipos de contratos públicos. Excepto en los casos exigidos por la norma FAR, E-Verify no puede utilizarse para verificar la situación de los empleados existentes.
Las normas de E-Verify también varían de un estado a otro, y es importante confirmar los requisitos en función de dónde esté ubicada su empresa y de los tipos de contratos con los que trate. En algunos casos, los requisitos de E-Verify dependen de si el contrato es con una entidad pública (municipal, del condado, estatal) y/o del valor en dólares del contrato. Por el contrario, la legislación de California no permite a las empresas verificar el estatus migratorio de los posibles empleados, salvo determinadas excepciones, lo que subraya la importancia de conocer sus obligaciones específicas.
2. No confunda el formulario I-9 y las obligaciones de E-Verify
Puede parecer que el Formulario I-9 y E-Verify cumplen fines similares, pero no son lo mismo - y el cumplimiento de uno no garantiza el cumplimiento del otro. Incluso si un empleado ha rellenado un formulario I-9 y usted lo ha conservado con sus registros, los empleadores que están obligados a E-Verify deben dar el paso adicional de presentar una consulta a través del sistema electrónico con los plazos requeridos.
Del mismo modo, incluso después de que se verifique el estatus de un empleado, los empresarios que no conserven un formulario I-9 cumplimentado para cada persona en su nómina (o que reciba remuneración de otro modo) pueden enfrentarse a sanciones de cumplimiento por separado. El software de cumplimiento I-9 con capacidades de presentación directa de E-Verify puede ayudar a garantizar el cumplimiento en estos dos frentes.
3. Comprender los requisitos de E-Verify
Una vez que tenga claros los requisitos de E-Verify, es importante que sepa qué necesitará para utilizar el sistema. Para empezar, las empresas que están obligadas a utilizar E-Verify tendrán que inscribirse en el sistema. Una vez inscritas, las empresas que utilizan el sistema están obligadas a exhibir un cartel que revele su participación en el programa E-Verify, así como un cartel educativo sobre los derechos de los empleados.
Cuando los empleadores utilizan E-Verify, se requiere que sus empleados proporcionen su SSN en la Sección 1. Además, la empresa debe conservar una copia si se presenta un documento con fotografía (pasaporte de EE.UU., tarjeta de pasaporte de EE.UU., EAD y tarjeta de residente permanente). Si un empleado presenta un documento de la Lista B, se requiere que dicho documento contenga una fotografía. Los empleadores pueden iniciar el E-Verify para una nueva contratación tan pronto como el individuo acepta una oferta de empleo y completa su I-9. El I-9 debe completarse en un plazo de tres días. Si no se inicia el proceso de E-Verify en el plazo de tres días, puede iniciarse una revisión de cumplimiento.
4. Abordar las ETN de forma rápida y adecuada
De vez en cuando, un empleado puede recibir una No Confirmación Provisional (TNC) del sistema E-Verify. Tales notificaciones no significan que un empleado no sea elegible para trabajar - sólo significan que el sistema requiere más información para verificar su elegibilidad. Tales notificaciones deben ser tratadas con prontitud tanto para proteger los derechos del empleado como para reducir el riesgo de que un error corregible dé lugar a un resultado de No Confirmación Definitiva, que puede obligarle a despedir al trabajador.
En el caso de una notificación de TNC, el empleador debe notificar rápidamente a la nueva contratación, proporcionando un aviso de Acción Adicional Requerida (FAN) para que el empleado lo revise y firme, que explique la razón de la TNC. El empleado también debe decidir si desea tomar medidas en relación con la TNC. Actuar significa que el empleado se compromete a tomar las medidas necesarias para ponerse en contacto con la agencia gubernamental apropiada para resolver la TNC. No tomar medidas significa que el empleado no está dispuesto a tomar medidas y, en última instancia, resulta en una No Confirmación Final, lo que significa que E-Verify no puede confirmar la elegibilidad de empleo del individuo.
En caso de que el empleado desee impugnar la TNC, el empleador debe proporcionar al empleado una Confirmación de Fecha de Remisión y no puede tomar ninguna medida adversa contra el empleado hasta que se resuelva la TNC. El empleado debe decidir si desea ponerse en contacto con la agencia gubernamental apropiada para resolver la TNC. Si no lo hace, puede resultar en una no confirmación final, lo que significa que E-Verify no puede confirmar la elegibilidad de empleo del individuo.
Los empleados tienen ocho días hábiles del gobierno federal para resolver la TNC a partir de la fecha en que se remite el caso. Esta cuenta atrás no comienza en la fecha de la TNC, sino en la fecha en que el empleado firma el FAN y el caso se remite a E-Verify. Un sistema electrónico I-9 que muestre de un vistazo las actualizaciones del estado de la TNC puede ayudar a garantizar que los empleados obtengan la información que necesitan de manera oportuna.
5. Ahorrar tiempo y reducir errores aplicando un proceso y unas herramientas coherentes
Abordar E-Verify caso por caso puede aumentar la complejidad de garantizar que sus empleados reúnen los requisitos para trabajar, así como el riesgo de encontrarse con problemas de cumplimiento. En su lugar, emplear un enfoque holístico respaldado por herramientas que faciliten la navegación por el sistema E-Verify puede ayudar a agilizar y ahorrar tiempo, así como a reducir el riesgo de infracciones evitables en materia de cumplimiento.
Por ejemplo, si su empresa no está sujeta a las normas estatales que prohíben el uso de E-Verify, entonces puede reducir el riesgo de olvidar inadvertidamente verificar a un empleado requerido haciendo de E-Verification una práctica estándar para todas las nuevas contrataciones. Un sistema que le permita realizar la verificación electrónica con un solo clic después de cargar el formulario I-9 de un empleado significa que puede hacerlo sin añadir mucho trabajo innecesario. Una solución de software específica también puede ayudarle a detectar errores antes de enviarlos y proporciona notificaciones oportunas y procesables en caso de que se requieran medidas adicionales.
¿No está seguro de si su empresa está obligada a realizar el E-Verify? Consulte esta guía por estados para conocer sus obligaciones. Y cuando haya terminado, explore otras buenas prácticas de E-Verify y el formulario I-9.
