Dado que los requisitos de los flujos de trabajo varían tanto de una organización a otra, e incluso de una división a otra o de una unidad de negocio a otra dentro de una misma organización, es difícil ofrecer consejos sobre el diseño general de los flujos de trabajo. Sin embargo, los requisitos de generación de documentos de los flujos de trabajo dentro de las organizaciones tienden a estar más estandarizados. Teniendo esto en cuenta, he aquí ocho pasos para el éxito a la hora de transformar sus procesos empresariales centrados en documentos del mundo real en flujos de trabajo automatizados:
1. No se conforme con menos que la preparación de documentos en línea
Prácticamente ninguno de los principales sistemas BPM tiene capacidad de generación de documentos (al menos, no la capacidad adecuada para documentos complejos, como los documentos de préstamo). En consecuencia, los proveedores de BPM pueden dar por sentado que usted generará los documentos mediante algún proceso oscuro, fuera de línea, y luego pasará los documentos terminados al flujo de trabajo para su enrutamiento y aprobación.
Pero la idea de flujos de trabajo centrados en documentos que en realidad no tienen la capacidad de generar documentos parece... bueno, como si alguien estuviera perdiendo el punto. En cualquier caso, esa es la razón por la que necesita una plataforma de generación de documentos de nivel empresarial que trabaje al unísono con sus BPM para recopilar toda la información necesaria para los propios documentos y para generar los documentos desde dentro del flujo de trabajo. Todo lo que no sea esto equivale a una solución elegante que se puede solucionar con cinta adhesiva y pegamento.
2. Elija una plataforma de generación de documentos de nivel empresarial
En el mercado existen multitud de utilidades ligeras de creación de plantillas que pueden suponer una mejora respecto a la funcionalidad nativa de generación de documentos de su BPM. Estas aplicaciones ligeras suelen estar diseñadas para fusionar variables simples en documentos de procesadores de texto y controlar la inclusión de bloques de lenguaje con lógica de negocio simple. Pero tales aplicaciones pueden no permitir el despliegue en servidor/nube (crítico con una integración BPM) y, las que lo hacen, pueden no tener el tipo de APIs flexibles necesarias para integrarse con un BPM robusto.
En cambio, las plataformas de generación de documentos para empresas, como HotDocs, permiten la implantación en servidores locales o en la nube (alojados). Asimismo, estos sistemas disponen de potentes API que permiten integrar entrevistas (secuencias interactivas de recopilación de datos similares a las de un asistente) en un flujo de trabajo, dondequiera que se necesiten.
3. Centrarse en la recopilación de datos
Prácticamente todos los BPM disponen de utilidades para crear formularios sencillos de recogida de datos. Y en muchos tipos de flujos de trabajo, estos formularios sencillos pueden ser adecuados. Sin embargo, en cualquier flujo de trabajo que incluya la generación de documentos complejos (como los flujos de trabajo de originación de préstamos), los formularios BPM probablemente no harán el trabajo.
La automatización de la generación de documentos complejos requiere formularios de recogida de datos muy sofisticados, que sólo pueden diseñarse y crearse después de haber automatizado los propios documentos. Dicho de otro modo, no sabrá qué preguntas deben formularse para generar los documentos hasta que no haya integrado las variables y la lógica empresarial en los propios documentos. Las variables que se incorporan al documento sirven como campos de preguntas en los formularios de recogida de datos.
Además, una secuencia de formularios de recogida de datos (una entrevista) para documentos jurídicos complejos debe reflejar la estructura interna y la lógica empresarial de los documentos subyacentes. De lo contrario, a los usuarios del sistema se les plantearían docenas -incluso cientos- de preguntas irrelevantes. (Véase "Creación de formularios interactivos de recogida de datos para flujos de trabajo definidos por BPM"). Para automatizar los documentos y reflejar la estructura y la lógica empresarial en una entrevista, necesitará una plataforma de generación de documentos de nivel empresarial, como HotDocs.
Y aquí está el punto clave: ya que tiene que utilizar la plataforma de generación de documentos para crear entrevistas lo suficientemente sofisticadas como para recopilar datos para sus documentos complejos, también podría utilizar la plataforma de generación de documentos para generar todos los formularios de recopilación de datos en todos sus flujos de trabajo.
4. Integrar salvaguardias en la secuencia de recogida de datos (entrevista)
Una de las principales ventajas de cualquier tipo de automatización de procesos empresariales es la codificación de las mejores prácticas. En el caso de los flujos de trabajo centrados en documentos, el cumplimiento de las mejores prácticas no solo mejora la eficiencia, sino que también evita que se cometan errores costosos.
Como ya se ha mencionado, las plataformas de generación de documentos de élite tienen, posiblemente, la capacidad de entrevista más potente disponible, un subproducto de la necesidad de generar secuencias de recopilación de datos para instrumentos jurídicos sofisticados. Estas plataformas le permitirán diseñar entrevistas tipo asistente que guíen a los usuarios del flujo de trabajo a través del proceso de recopilación de todos los datos necesarios. Los campos de preguntas pueden incluir lógica de validación, y se pueden adjuntar recursos de ayuda a preguntas individuales. Los diseñadores de flujos de trabajo pueden incluso llamar a servicios web externos para ayudar a los gestores de préstamos a obtener la respuesta correcta en cada campo. Un banco internacional comprueba cada respuesta que se introduce en un campo con las directrices y políticas internas del banco. Las respuestas se codifican por colores en función de su grado de conformidad con la política (por ejemplo, las respuestas no conformes se colorean en rojo ). (Véase "Estudio de caso del Royal Bank of Scotland").
Dada una lógica empresarial correcta y completa en las plantillas de documentos, la clave para generar documentos transaccionales perfectos es la introducción correcta de los datos. Las salvaguardas en la secuencia de entrevistas son la clave.
5. Contabilización de ambos tipos de documentos (texto y PDF)
Dependiendo de los tipos de documentos implicados en sus flujos de trabajo, los documentos generados a partir de su flujo de trabajo pueden incluir documentos basados en texto (documentos de procesador de textos), así como formularios PDF (formularios gráficos con campos y casillas de verificación). Al elegir una plataforma de generación de documentos, asegúrese de que puede gestionar los complejos problemas de automatización de ambos tipos de documentos.
Una funcionalidad clave a tener en cuenta es el uso compartido de componentes, lo que significa que las variables utilizadas en la automatización de, por ejemplo, un contrato de préstamo basado en texto, pueden utilizarse también en cualquier otra plantilla de documento, incluidos los formularios PDF. Este enfoque permite actualizar un componente (variable) en un único lugar y tenerlo actualizado globalmente, en todos los documentos y formularios PDF. Además, permite al personal del banco (agentes de crédito, por ejemplo) introducir una respuesta una sola vez y hacer que aparezca en todos los documentos y formularios.
6. Contabilizar la integración profunda de los datos con los sistemas de almacenamiento de la empresa
Una de las primeras etapas de su flujo de trabajo debe ser una comprobación de los sistemas de almacenamiento de la empresa para ver si ya dispone de datos relevantes relacionados con la transacción en cuestión. Dado que es probable que desee utilizar una plataforma de generación de documentos para crear entrevistas de recopilación de datos, asegúrese de que la plataforma que elija pueda integrarse con sus sistemas de almacenamiento de datos existentes. Debe poder rellenar campos en sus entrevistas de flujo de trabajo, así como escribir nuevos datos (introducidos durante el proceso de entrevista) en los sistemas de almacenamiento de datos.
7. Centrarse en el enrutamiento de datos más que en el de documentos
Dado que la mayoría de los BPM no tienen una capacidad sofisticada de generación de documentos, la mayoría de los proveedores de BPM asumen que usted generará documentos fuera del flujo de trabajo. En este escenario, se deduce que los documentos terminados se pasarán al flujo de trabajo, donde pueden ser encaminados para varias etapas de aprobación.
Pero recopilar todos los datos necesarios para generar documentos dentro del flujo de trabajo (así como para cualquier otra necesidad de datos dentro del flujo de trabajo) facilita un enfoque mucho más eficaz: enrutar datos para su aprobación en lugar de documentos.enviar datos para su aprobación, en lugar de documentos. En la sección de salvaguardas anterior, mencioné un banco que utiliza un flujo de trabajo automatizado para la originación de préstamos. El flujo de trabajo codifica por colores las respuestas de una entrevista en función de su conformidad con la política del banco. El conjunto completo de respuestas se envía de los gestores de relaciones (los miembros del personal que interactúan con los clientes y recopilan realmente los datos del préstamo) a un comité de aprobación de préstamos. El comité puede revisar rápidamente el conjunto de respuestas codificadas por colores, en lugar de pasar horas leyendo complejos documentos de préstamo. Este enfoque ha permitido al banco reducir el proceso de originación de préstamos comerciales de tres días a menos de una hora. Y lo mejor es que ahora el banco concede menos préstamos dudosos.
8. Planificar el futuro
Los flujos de trabajo que está imaginando ahora pueden ser simples o complejos, incorporando su lista actual de deseos de características y funcionalidad. Pero es muy probable que lo que imagina hoy sea rudimentario comparado con lo que querrá o necesitará dentro de uno o dos años.
No se deje arrastrar por el canto de sirena de la simplicidad. Elija un BPM y una plataforma de generación de documentos que tengan las características y la funcionalidad necesarias para manejar prácticamente cualquier nivel de sofisticación tecnológica. (Véase "Solucionar el problema de lo "sencillo"") De ese modo, no tendrá que abandonar una inversión tecnológica un par de años más adelante y realizar otra inversión que realmente sea adecuada para sus necesidades a largo plazo.
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
