En los últimos años se ha producido una tendencia hacia una mayor integración entre la gestión de procesos empresariales (BPM) y la automatización de documentos. Esto ha evolucionado hasta el punto de que muchos consideran la automatización de documentos como un subconjunto de la BPM.
Para muchas grandes organizaciones, la automatización de documentos es una parte integral de su proceso empresarial.
Por ejemplo, los flujos de trabajo en los bancos suelen implicar el procesamiento y la aprobación de documentos legales. Sin embargo, la mayoría de los programas de BPM estándar carecen de la capacidad de recopilar datos complejos y utilizarlos para generar los documentos. En consecuencia, muchas organizaciones generan los documentos manualmente antes de volver a introducirlos en el flujo de trabajo para su procesamiento y aprobación.
HotDocs aborda este enfoque inverso permitiendo a los usuarios integrar entrevistas interactivas de automatización de documentos en los flujos de trabajo existentes. Al añadir lógica a los documentos de su organización, estos pueden transformarse en plantillas de documentos. Estas plantillas inteligentes se integran en los sistemas BPM para que funcionen dentro de los flujos de trabajo, produciendo documentos dentro del sistema BPM, simplificando los procesos empresariales y dando como resultado documentos totalmente conformes en todo momento.
Las organizaciones que ahorran tiempo y dinero mediante la producción fluida de documentos precisos y conformes con la normativa son una tendencia cada vez más extendida. La incorporación de la producción automatizada de documentos a los sistemas BPM crea un escenario ideal en el que las empresas tienen la garantía de que los datos que entran en su flujo de trabajo BPM a través de una base de datos empresarial siguen siendo la única fuente de verdad, ya que se incorporan a HotDocs para crear documentación comercial y de clientes perfectamente precisa y con un formato impecable. Sin necesidad de volver a introducir datos, sin duplicación de esfuerzos, sin errores humanos.
Para muchas organizaciones, la generación de documentación compleja requiere una supervisión estricta para garantizar el cumplimiento normativo. Una excelente manera de facilitar esto es mediante la automatización de documentos, que permite incorporar medidas de seguridad en el proceso, garantiza las mejores prácticas y reduce el riesgo de errores humanos.
Ya se trate de contratos de venta o acuerdos de préstamo, el documento final está controlado por el propietario del contenido. Dado que HotDocs está totalmente integrado en su flujo de trabajo, desde la entrevista interactiva hasta la generación de los contratos finales, el cumplimiento normativo nunca es un problema.
El software de ensamblaje automatizado de documentos HotDocs proporciona a las empresas la capacidad de supervisar el cumplimiento normativo de los documentos con un sistema de procesos empresariales más amplio. Para obtener más información, póngase en contacto con nosotroso solicite una demostración de 30 minutos.
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
