Aunque las grandes empresas pueden seguir cualquier número de caminos evolutivos hacia el destino final del ensamblaje de documentos de grado industrial (automatización de documentos), uno de los más comunes incluye una parada en Visual Basic for Applications (VBA) o posiblemente en Visual Studio Tools for Office (VSTO), una tecnología de Microsoft más evolucionada que ya se utiliza en los departamentos de TI comprometidos con el marco .NET de Microsoft. Ambos entornos permiten a los profesionales incorporar características de automatización de documentos en los documentos de Microsoft Word.
Un escenario habitual es el siguiente: un directivo de algún departamento de alguna empresa, responsable de generar, por ejemplo, contratos de arrendamiento comercial complejos, acaba hartándose del coste que supone generar los contratos o de los problemas aparentemente interminables que se derivan de los errores humanos. Para mejorar la situación, el directivo decide comenzar a sistematizar el proceso. El primer paso puede ser algo tan simple como adjuntar una lista de verificación a cada contrato de arrendamiento, en la que se indique que los pasos principales, como buscar y sustituir los nombres antiguos por los nuevos, se han completado en el documento de Word antes de imprimirlo.
En algún momento, alguien puede sugerir que se podrían emplear macros de teclado para agilizar aún más el proceso. Una vez que una empresa comienza a seguir este camino, incorporando funciones de automatización en un documento de Word, el siguiente paso lógico es comenzar a escribir lógica de scripting en las macros. Parece sencillo, pero la realidad es que casi cualquiera puede escribir macros de teclado, mientras que la programación dentro de una macro de teclado es dominio de los ingenieros de software con conocimientos de VBA o VSTO.
Dada la visión que finalmente comparten el gerente y todos los demás —un sistema de ensamblaje de documentos casi infalible que generará sofisticados contratos de arrendamiento en una fracción del tiempo, por una fracción del costo y con una fracción de la exposición—, el gerente supera las dificultades y convence al departamento de TI para que dedique un ingeniero al proyecto. Un ingeniero se convierte en dos cuando se toma la decisión de automatizar otros documentos, y así sucesivamente.
El problema es que este tipo de aplicaciones de software (automatización y ensamblaje de documentos) son extremadamente volátiles, y cualquier factor, incluyendo los cambios en la legislación, podría afectar drásticamente a las aplicaciones, lo que requeriría una reingeniería. En algún momento, la empresa, que ya ha gastado una fortuna en crear y mantener aplicaciones de ensamblaje de documentos basadas en VBA (o, según el caso, aplicaciones basadas en VSTO), comienza a ver el proyecto como un viaje al proverbial país de las maravillas.
El hecho es que, aunque tanto VBA como VSTO son potentes entornos de ingeniería que permiten automatizar documentos de MS Word, ambos son tecnologías generales y ninguno de ellos viene equipado con una serie de características básicas que cualquier sistema de ensamblaje de documentos necesita, como la gestión de archivos de respuesta y una sólida lista de funciones preconstruidas para realizar rápidamente innumerables tareas necesarias de ensamblaje de documentos.
Al final, estas empresas, acosadas por el proceso de automatización de documentos de Word con VBA/VSTO, pero aún impulsadas por su visión, encuentran su camino hacia HotDocs, el estándar de referencia en tecnología de ensamblaje y automatización de documentos de nivel empresarial.
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
