¿Qué ha hecho que la gestión de asuntos sea tan importante, tan amplia y tan rápidamente? Ante el reto de gestionar miles de nuevos asuntos jurídicos cada año, procedentes tanto de fuentes internas como externas, los equipos jurídicos de las empresas reconocieron que gestionar este proceso manualmente ya no es una opción.

No sólo necesitan automatización y control a lo largo del ciclo de vida de un asunto, sino que los equipos jurídicos necesitan una fuente centralizada para gestionar los procesos rutinarios de apertura de asuntos, gestión del flujo de trabajo y elaboración de informes.

¿Qué es exactamente la gestión de asuntos? La gestión de asuntos (también denominada gestión de asuntos jurídicos) implica la gestión de todas las actividades relacionadas con la práctica jurídica empresarial. Es distinta de la gestión de asuntos, que se refiere a las actividades específicas de un bufete de abogados.

Para ser realmente eficaz, una solución de gestión de asuntos debe admitir todos los tipos de asuntos jurídicos corporativos, que pueden incluir una variedad de tareas:

• Disputas y litigios
• Contratos y transacciones
• Propiedad intelectual
• Reclamaciones
• Investigación jurídica
• Gobernanza y cumplimiento

¿Por qué los equipos de operaciones jurídicas de todo el mundo se decantan por un enfoque centralizado, automatizado y racionalizado? A continuación analizaremos las ventajas, pero primero echemos un vistazo a los retos que alejan a Legal Ops de los procesos y enfoques "tradicionales" y los acercan a las plataformas de software de gestión de asuntos.

¿Qué retos impulsan a los juristas de empresa hacia la gestión de asuntos?

Un estudio realizado por Hobson & Company sobre el retorno de la inversión que proporciona el software de gestión de asuntos puso de manifiesto dos retos empresariales clave que aborda este tipo de solución. Según se desprende de las entrevistas realizadas a asesores generales adjuntos, directores de TI, directores de operaciones jurídicas y administración de varias grandes empresas estadounidenses, esos dos retos son:

1. Falta de procesos normalizados
2. Sistemas ineficaces de gestión de abogados externos

Veamos cada uno de ellos con más detalle.

Reto nº 1: Falta de procesos normalizados

La falta de procesos estandarizados puede crear un efecto dominó negativo a lo largo de todo el ciclo de vida de los asuntos. No disponer de los canales adecuados puede afectar a todo, desde la apertura de nuevos asuntos hasta la gestión de los existentes o la elaboración de informes sobre asuntos en cualquier fase de su ciclo de vida.

"Aunque es muy importante establecer dónde quieres estar y por qué desde el punto de vista tecnológico, también es importante que hagas cambios en la parte de gestión del proceso. Así puedes establecer las normas de lo que estás haciendo y hacia dónde te estás moviendo como empresa."

Eso es lo que opina Brian McGovern, antiguo Director de Datos Jurídicos, donde estuvo a cargo de la mayor implementación global con éxito de software de gestión jurídica empresarial del mundo. McGovern, ahora director ejecutivo de Mitratech, es un gran defensor de la mejora de los procesos, no solo de la actualización de la tecnología, y del establecimiento de una hoja de ruta clara para impulsar el éxito de las operaciones jurídicas de su empresa.

Sin el sistema y los procesos adecuados, las empresas no pueden esperar tener la visibilidad real que necesitan de sus operaciones, gastos y asuntos jurídicos.

¿Cuáles son las consecuencias? Incumplimiento de plazos, falta de documentación, procesos ineficaces y falta de previsibilidad y control del gasto legal, por nombrar sólo algunas.

Apertura de nuevos asuntos y gestión de los existentes

Cuando se trata de abrir nuevos asuntos, gestionar asuntos existentes e informar sobre el progreso de los asuntos, no disponer de un proceso estandarizado reduce significativamente la eficiencia del personal. Sin un sistema automatizado, es difícil que las empresas establezcan y apliquen una normalización para agilizar este esfuerzo.

Peor aún es cuando las empresas utilizan varias bases de datos que no se comunican entre sí ni se integran. El tiempo que se tarda en mover manualmente los datos de un sistema a otro -y los consiguientes errores de introducción de datos que inevitablemente se producen- reducen aún más la eficiencia y la eficacia del personal.

¿Cómo resuelve estos problemas una buena solución de software de gestión de asuntos ?

• Proporciona potentes funciones de flujo de trabajo e integración que automatizan y se integran con múltiples sistemas para conectar a las personas y los procesos de toda una empresa, con personalización para satisfacer las necesidades exclusivas de la empresa.
• Proporciona un repositorio de inicio de sesión único y fuente única de verdad donde los empleados jurídicos pueden encontrar todo lo que necesitan para hacer su trabajo, creando coherencia y alineación para todos. Para las empresas que se enfrentan a entre unos cientos y decenas de miles de nuevos asuntos cada año, la mejora de la productividad del personal mediante procesos estandarizados y automatizados genera grandes ganancias en el retorno de la inversión.

Informar sobre asuntos

¿Cómo funcionaban los informes antes de que las empresas empezaran a implantar sistemas de gestión de asuntos? Esto es lo que dijo un Director de Operaciones de una empresa de productos sanitarios de la lista Fortune 500 sobre el "proceso" de elaboración de informes para su propio enfoque en un estudio sobre el ROI del software de gestión de asuntos:

"Los altos directivos dedicaban mucho tiempo a enviar correos electrónicos y llamar para buscar y preguntar por documentos. Todo el proceso era muy ineficiente".

Los principales retos a los que se enfrentaban , a falta de un sistema unificado y centralizado que ofreciera más integración y supervisión que los correos electrónicos, las hojas de cálculo y los flujos de trabajo manuales segregados en silos? Había dos principales:

1. Falta de acceso a los datos sobre la materia
2. Falta de conocimiento del gasto legal

Sin un sistema único, el personal tenía que buscar en numerosas hojas de cálculo y correos electrónicos los datos que necesitaba y crear informes manualmente.

En ambos casos, los usuarios de la empresa dependen del personal técnico (propio o de un proveedor) para ejecutar los informes o crear plantillas de informes, lo que aumenta el tiempo de elaboración de informes y limita su capacidad. Como resultado, las empresas no pueden satisfacer u optimizar sus necesidades de elaboración de informes.

Esta incapacidad para acceder fácilmente a datos completos hace que la tarea de gestionar las carteras de asuntos sea engorrosa para los abogados. Con un sistema de software manual o de última generación, los abogados pasan mucho tiempo buscando datos, conciliando lagunas e incoherencias y recopilando lo que pueden reunir para análisis e informes.

En todas las empresas entrevistadas en el estudio ROI, los resultados fueron los mismos. En decenas, cientos y, en algunos casos, miles de abogados en plantilla, la ineficiencia de los procesos de elaboración de informes suponía una importante merma de la productividad del departamento jurídico.

Reto nº 2: Sistemas ineficaces de gestión de abogados externos

Ya en 2012, los líderes legales corporativos hacían olas sobre el asesoramiento externo y el valor que obtenían por su gasto legal, según la Harvard Business Review:

No es sólo la cuantía de una factura concreta lo que irrita a los ejecutivos; es que sienten que tienen poca influencia sobre lo que gastan y lo que obtienen por ello, y que la rendición de cuentas parece ser mucho menor que la que ofrecen la mayoría de los demás servicios empresariales.

Cuando el asesoramiento externo se gestiona de forma ineficaz a través de medios manuales, puede dar lugar a resultados desafortunados (y costosos) para una empresa. Por ejemplo, las situaciones que obligan a los abogados externos a proporcionar a los abogados de plantilla actualizaciones periódicas sobre los asuntos por teléfono y correo electrónico no solo disminuyen la productividad de los equipos jurídicos internos, sino que también aumentan el número de horas facturables que cobran las empresas externas.

Dado el número de asuntos y las diferentes empresas con las que suelen trabajar los equipos jurídicos, este proceso es muy poco eficiente. Cada vez que los bufetes de abogados tienen que dedicar más tiempo a comunicarse con sus clientes corporativos, la facturación del cronometrador aumenta inevitablemente, al tiempo que disminuye la velocidad de tramitación de un asunto.

Aprovechar cualquier relación existente entre la empresa y los bufetes de abogados puede ayudar a la empresa a negociar tarifas y AFA más bajos. Sin embargo, cuando es difícil compartir información en todo el departamento jurídico? Estas oportunidades se pierden.

También es un reto asignar nuevos trabajos y gestionar la carga de trabajo de los bufetes en un sistema manual o descentralizado.

¿Otras preguntas sin respuesta?

¿Otras preguntas que un enfoque descentralizado y manual deja sin respuesta?

• ¿Cómo puede el personal jurídico interno seleccionar la empresa adecuada para el trabajo sin tener acceso a la información necesaria?
• ¿Cómo pueden las empresas descartar a los bufetes con peores resultados si no tienen acceso a datos en tiempo real sobre los resultados de sus asuntos?
• Por otro lado, ¿cómo pueden las empresas reconocer y utilizar mejor a las empresas con mejores resultados?
• Sin una forma de controlar fácilmente la cantidad de trabajo realizado por cada bufete, ¿cómo pueden las empresas saber cuándo pueden aprovechar su relación para negociar una tarifa mejor?

Estas son sólo algunas de las preguntas a las que responde una solución de software de gestión centralizada de asuntos.

Cómo resuelve estos retos la gestión de asuntos

¿Por qué la gestión de asuntos, aprovechando una sólida solución de software basada en la nube, es el elemento fundamental de cualquier programa eficaz de gestión jurídica ?

Ante todo, los programas de software jurídico generan valor inmediato (y ROI) para una organización. Según un estudio realizado por Hobson & Company, las empresas con una buena solución de gestión de asuntos vieron múltiplos de ROI de 7-10x. Parte del ROI obtenido se debe simplemente a la gestión más eficiente y eficaz de los abogados externos que ofrece una solución única.

Además, la implantación de una solución de gestión de asuntos aporta tres ventajas fundamentales:

• Reducción del tiempo y el esfuerzo para abrir nuevos asuntos. Mediante la automatización de la apertura de asuntos, el uso de plantillas y la creación de procesos estandarizados, este software reduce el tiempo necesario para abrir un nuevo asunto de 60 a 15 minutos.
• Establecer una ubicación central para todos los asuntos. Con una única fuente de información, el departamento jurídico puede garantizar una base de datos completa y precisa, que posteriormente puede albergar análisis exhaustivos para identificar tendencias y mitigar riesgos de forma proactiva.
• Gestión proactiva de los costes. Al centralizar los datos de los asuntos y aumentar su visibilidad, los equipos jurídicos pueden gestionar mejor las cargas de trabajo y los costes de los asuntos, ahorrando un 1,5% al año en gastos jurídicos externos.

La información que proporciona una solución de este tipo para el control de costes es uno de los principales atractivos para los responsables jurídicos y de TI, que clasificaron la gestión de asuntos/presupuestación y facturación entre los principales usos de la analítica jurídica.

Del mismo modo, el 31% de los encuestados en una encuesta de 2018 de la Coalición de Recursos Tecnológicos para Abogados (CTRL) estaban utilizando un sistema de gestión de asuntos legales, y el 20% de los encuestados planeaba adoptar uno dentro de los 12 meses. El principal caso de uso de gestión de asuntos para estos sistemas? El 60% lo usaría para "presupuestar recursos".

Otras ventajas del software de gestión de asuntos

Pero los beneficios que las empresas pueden obtener a través de una solución de gestión de asuntos no se limitan a la gestión de gastos. He aquí otros ejemplos de cómo el mejor software de gestión de asuntos jurídicos puede recompensar al departamento jurídico de una empresa:

• Mejora de la productividad del usuario final gracias a la integración con otros sistemas
• Reducción del tiempo dedicado a generar, almacenar y consultar documentos jurídicos
• Reducción del tiempo dedicado a generar informes para los usuarios empresariales
• Digitalización y archivo automático de documentos y activos de proceso
• Notificaciones automatizadas que reducen el número de correos electrónicos manuales
• Procesos de búsqueda de registros más rápidos
• Asignación racionalizada y más eficiente del trabajo entre los recursos para maximizar la productividad.
• Mejora de la colaboración y los resultados en todo el equipo jurídico
• Mitigación de riesgos mejorada, integrada en las mejores ofertas
• Mejores prácticas de seguridad y cumplimiento de la normativa en el tratamiento de datos y documentos

Más razones para utilizar el mejor software de gestión de asuntos jurídicos

Otras ventajas de utilizar software de gestión de asuntos, como Acuity ELM, son:

• Integración perfecta. El software puede integrarse perfectamente con sus sistemas actuales, incluidos:
  • Finanzas
  • RRHH y gestión de empleados.
  • Gestión interna de documentos.
• Conversión de datos: Cargar los datos históricos de su organización en su sitio permite a sus equipos empezar a reconocer tendencias en los datos de forma inmediata.
• Mayor eficacia gracias a los flujos de trabajo. El seguimiento del proceso de creación y aprobación de trabajos en el departamento jurídico a nivel de asunto o global resulta sencillo gracias a los flujos de trabajo configurables.

Al centralizar la gestión de asuntos, una solución de gestión de asuntos proporciona a su organización las herramientas que necesita para fomentar la colaboración y la productividad en toda la empresa.