Warum wurde die Verwaltung von Rechtsangelegenheiten so schnell so wichtig und so umfangreich? Angesichts der Herausforderung, jedes Jahr Tausende neuer Rechtsangelegenheiten aus internen und externen Quellen zu verwalten, haben die Rechtsteams der Unternehmen erkannt, dass es nicht mehr möglich ist, diesen Prozess manuell zu verwalten .

Sie benötigen nicht nur Automatisierung und Kontrolle während des gesamten Lebenszyklus einer Angelegenheit, sondern auch eine zentrale Quelle für die Verwaltung der Routineprozesse bei der Eröffnung von Angelegenheiten, der Verwaltung von Arbeitsabläufen und der Erstellung von Berichten.

Was genau ist Matter Management? Matter Management (auch als Legal Matter Management bezeichnet) umfasst die Verwaltung aller Aktivitäten im Zusammenhang mit der juristischen Praxis eines Unternehmens. Dies unterscheidet sich vom Fallmanagement, das sich auf die spezifischen Aktivitäten einer Anwaltskanzlei bezieht.

Um wirklich effektiv zu sein, sollte eine Lösung für die Verwaltung von Rechtsangelegenheiten alle Arten von Rechtsangelegenheiten im Unternehmen unterstützen, die eine Vielzahl von Aufgaben umfassen können:

• Streitigkeiten und Rechtsstreitigkeiten
• Verträge und Transaktionen
• Geistiges Eigentum
• Ansprüche
• Juristische Forschung
• Governance und Compliance

Warum streben Rechtsteams auf der ganzen Welt nach einem zentralisierten, automatisierten und rationalisierten Ansatz? Wir werden die Vorteile weiter unten erforschen, aber lassen Sie uns zunächst einen Blick auf die Herausforderungen werfen, die Legal Ops von "traditionellen" Prozessen und Ansätzen weg und hin zu Softwareplattformen für die Verwaltung von Angelegenheiten treiben.

Welche Herausforderungen treiben die Unternehmensjuristen in Richtung Matter Management?

Eine von Hobson & Company durchgeführte Studie über die Rentabilität von Software für die Verwaltung von Rechtsangelegenheiten hat zwei wichtige geschäftliche Herausforderungen aufgedeckt, denen diese Art von Lösung gerecht wird. Wie aus Interviews mit Assistant General Counsel, Directors of IT, Directors of Legal Ops und Administratoren in mehreren großen US-Unternehmen hervorging, sind diese beiden Herausforderungen:

1. Mangel an standardisierten Prozessen
2. Ineffiziente Systeme für die Verwaltung externer Anwälte

Schauen wir uns nun jede einzelne näher an.

Herausforderung Nr. 1: Mangel an standardisierten Prozessen

Ein Mangel an standardisierten Prozessen kann negative Auswirkungen auf den gesamten Lebenszyklus von Angelegenheiten haben. Das Fehlen der richtigen Kanäle kann sich auf alles auswirken, von der Eröffnung neuer Angelegenheiten über die Verwaltung bestehender Angelegenheiten bis hin zur Berichterstattung über Angelegenheiten in jeder Phase ihres Lebenszyklus.

"Es ist zwar sehr wichtig, sich darüber klar zu werden, wo man aus technologischer Sicht hin will und warum, aber es ist auch wichtig, dass man Änderungen im Management des Prozesses vornimmt. Auf diese Weise können Sie die Maßstäbe dafür setzen, was Sie tun und wohin Sie sich als Unternehmen bewegen."

Das sagt Brian McGovern, ehemaliger Chief Data Officer für den Bereich Recht, wo er für die weltweit größte erfolgreiche Implementierung von Software für das Rechtsmanagement in Unternehmen verantwortlich war. McGovern, jetzt Executive Director bei Mitratech, ist ein großer Befürworter der Verbesserung von Prozessen, nicht nur der Aufrüstung von Technologie, und der Erstellung eines klaren Fahrplans, um den Erfolg Ihres Unternehmens im Bereich Legal Ops zu fördern.

Ohne ein geeignetes System und geeignete Prozesse können Unternehmen nicht darauf hoffen, den notwendigen Einblick in ihre rechtlichen Abläufe, Ausgaben und Angelegenheiten zu erhalten.

Die Folgen? Versäumte Fristen, fehlende Unterlagen, ineffiziente Prozesse und mangelnde Vorhersehbarkeit und Kontrolle der Rechtsausgaben, um nur einige zu nennen.

Eröffnung neuer und Verwaltung bestehender Angelegenheiten

Wenn es um die Eröffnung neuer Angelegenheiten, die Verwaltung bestehender Angelegenheiten und die Berichterstattung über den Fortschritt der Angelegenheiten geht, wird die Effizienz der Mitarbeiter durch das Fehlen eines standardisierten Prozesses erheblich beeinträchtigt. Ohne ein automatisiertes System ist es für Unternehmen schwierig, eine Standardisierung einzuführen und durchzusetzen, um diesen Aufwand zu rationalisieren.

Noch schlimmer ist es, wenn Unternehmen mehrere Datenbanken im Einsatz haben, die nicht miteinander kommunizieren oder integriert sind. Der Zeitaufwand für das manuelle Hin- und Herschieben von Daten zwischen den Systemen - und die daraus zwangsläufig resultierenden Dateneingabefehler - beeinträchtigen die Effizienz und Effektivität der Mitarbeiter zusätzlich.

Wie löst eine gute Softwarelösung für die Verwaltung von Angelegenheiten diese Probleme?

• Es bietet leistungsstarke Workflow- und Integrationsfunktionen, die mehrere Systeme automatisieren und integrieren, um Menschen und Prozesse im gesamten Unternehmen miteinander zu verbinden, und lässt sich an die individuellen Anforderungen des Unternehmens anpassen.
• Die Lösung bietet ein Repository mit einer einzigen Anmeldung und einer einzigen Wahrheitsquelle, in dem die Mitarbeiter der Rechtsabteilung alles finden, was sie für ihre Arbeit benötigen, und schafft so Konsistenz und Abstimmung für alle. Für Unternehmen, die jedes Jahr mit einigen hundert bis zehntausend neuen Angelegenheiten konfrontiert sind, führt die Verbesserung der Mitarbeiterproduktivität durch standardisierte und automatisierte Prozesse zu großen ROI-Gewinnen.

Berichterstattung über Angelegenheiten

Wie funktionierte das Berichtswesen, bevor die Unternehmen begannen, Systeme zur Verwaltung von Angelegenheiten einzuführen? Hier ist, was ein Director of Operations eines Fortune-500-Unternehmens für Gesundheitsprodukte in einer Studie über den ROI von Materieverwaltungssoftware über den "Prozess" der Berichterstattung in seinem eigenen Unternehmen zu sagen hatte:

"Führungskräfte auf höherer Ebene verbrachten viel Zeit mit E-Mails und Anrufen, um nach Dokumenten zu suchen und zu fragen. Der gesamte Prozess war sehr ineffizient."

Die wichtigsten Herausforderungen, mit denen sie konfrontiert waren, waren, dass es kein einheitliches, zentralisiertes System gab, das mehr Integration und Übersicht bot als siloartig verteilte E-Mails, Tabellenkalkulationen und manuelle Arbeitsabläufe. Es gab zwei Hauptprobleme:

1. Fehlender Zugang zu Sachdaten
2. Mangelnder Einblick in die Ausgaben für Rechtsberatung

Ohne ein einziges System mussten die Mitarbeiter zahlreiche Tabellenkalkulationen und E-Mails durchforsten, um die benötigten Daten zu finden und manuell Berichte zu erstellen.

In beiden Fällen sind die Geschäftsanwender bei der Ausführung von Berichten oder der Erstellung von Berichtsvorlagen auf technisches Personal (ihr eigenes oder das eines Anbieters) angewiesen, was den Zeitaufwand für die Berichterstellung erhöht und die Möglichkeiten der Berichterstellung einschränkt. Infolgedessen sind die Unternehmen nicht in der Lage, ihre Berichtsanforderungen zu erfüllen oder zu optimieren.

Die Unmöglichkeit, auf vollständige Daten zuzugreifen , macht die Verwaltung von Aktenportfolios für die Anwälte mühsam. Mit einem manuellen System oder einem Softwaresystem der letzten Generation verbringen die Anwälte viel Zeit mit der Suche nach Daten, dem Abgleich von Datenlücken und Inkonsistenzen und der Zusammenstellung der Daten für Analysen und Berichte.

Jedes Unternehmen, das im Rahmen der ROI-Studie befragt wurde, kam zu den gleichen Ergebnissen. Bei Dutzenden, Hunderten und in einigen Fällen sogar Tausenden von Mitarbeitern der Rechtsabteilung stellten ineffiziente Berichterstattungsprozesse eine große Belastung für die Produktivität der Rechtsabteilung dar.

Herausforderung Nr. 2: Ineffiziente Systeme für die Verwaltung externer Anwälte

Bereits 2012 haben Führungskräfte aus der Rechtsabteilung von Unternehmen über externe Anwälte und den Wert, den sie für ihre Ausgaben für Rechtsberatung erhalten, gesprochen, heißt es in der Harvard Business Review:

Es ist nicht nur die Höhe einer bestimmten Rechnung, die Führungskräfte verärgert, sondern auch, dass sie das Gefühl haben, wenig Einfluss darauf zu haben, was sie ausgeben und was sie dafür bekommen - und dass die Rechenschaftspflicht viel geringer zu sein scheint als bei den meisten anderen Unternehmensdienstleistungen.

Wenn externe Rechtsberater auf ineffiziente Weise manuell verwaltet werden, kann dies zu unglücklichen (und teuren) Ergebnissen für ein Unternehmen führen. So verringern Situationen, in denen externe Anwälte ihre Mitarbeiter regelmäßig per Telefon und E-Mail über den aktuellen Stand der Dinge informieren müssen , nicht nur die Produktivität der internen Rechtsteams, sondern erhöhen auch die Zahl der abrechenbaren Stunden, die von externen Firmen erhoben werden.

Angesichts der Vielzahl von Angelegenheiten und der verschiedenen Firmen, mit denen die Anwaltsteams häufig zusammenarbeiten, ist dieses Verfahren höchst ineffizient. Wenn Anwaltskanzleien mehr Zeit für die Kommunikation mit ihren Firmenkunden aufwenden müssen, steigen zwangsläufig die Rechnungen der Zeitnehmer, während die Geschwindigkeit der Bearbeitung einer Angelegenheit sinkt.

Die Nutzung bestehender Unternehmensbeziehungen zu Anwaltskanzleien kann dem Unternehmen helfen, niedrigere Tarife und AFAs auszuhandeln. Aber wenn es schwierig ist, Informationen innerhalb der Rechtsabteilung auszutauschen? Dann werden diese Chancen verpasst.

Auch die Zuweisung neuer Aufgaben und die Verwaltung der Arbeitsbelastung von Anwaltskanzleien in einem manuellen oder dezentralen System ist eine Herausforderung.

Andere unbeantwortete Fragen?

Andere Fragen , die ein dezentraler, manueller Ansatz unbeantwortet lässt?

• Wie können interne Juristen die richtige Kanzlei auswählen, wenn sie keinen Zugang zu den erforderlichen Informationen haben?
• Wie können Unternehmen leistungsschwächere Anwaltskanzleien aussondern, wenn sie keinen Zugang zu Echtzeitdaten über die Ergebnisse ihrer Arbeit haben?
• Wie können Unternehmen andererseits die leistungsstärksten Unternehmen erkennen und besser nutzen?
• Wie können Unternehmen ohne eine Möglichkeit, den Umfang der von den einzelnen Anwaltskanzleien geleisteten Arbeit zu verfolgen, erkennen, wann sie ihre Beziehung nutzen können, um einen besseren Preis auszuhandeln?

Dies sind nur einige der Fragen, die eine zentralisierte Softwarelösung für die Verwaltung von Angelegenheiten beantwortet.

Wie das Matter Management diese Herausforderungen löst

Warum ist die Verwaltung von Rechtsangelegenheiten mit Hilfe einer soliden Cloud-basierten Softwarelösung das grundlegende Element eines effektiven Rechtsmanagementprogramms ?

In erster Linie bringen juristische Softwareprogramme unmittelbaren Nutzen (und ROI) für ein Unternehmen. Laut einer von Hobson & Company durchgeführten Studie erzielten Unternehmen mit einer guten Lösung für die Verwaltung von Rechtsangelegenheiten eine 7- bis 10-fache Kapitalrendite. Ein Teil des ROI ergibt sich einfach aus der effizienteren und effektiveren Verwaltung der externen Anwälte, die eine einzige Lösung bietet.

Darüber hinaus bietet die Implementierung einer Sachbearbeitungslösung drei wesentliche Vorteile:

• Verringerung des Zeit- und Arbeitsaufwands für die Eröffnung neuer Angelegenheiten. Durch die Automatisierung der Verfahrenseröffnung, die Verwendung von Vorlagen und die Schaffung standardisierter Prozesse reduziert diese Software die Zeit, die für die Eröffnung eines neuen Verfahrens benötigt wird , von 60 Minuten auf 15 Minuten.
• Einrichtung einer zentralen Stelle für alle Angelegenheiten. Mit einer einzigen Wahrheitsquelle kann die Rechtsabteilung eine vollständige und genaue Datenbank sicherstellen, die später umfassende Analysen zur Ermittlung von Trends und zur proaktiven Risikominderung enthalten kann.
• Kostenmanagement - proaktiv. Durch die Zentralisierung von Vorgangsdaten und die Verbesserung des Einblicks in die Vorgänge können die Rechtsteams die Arbeitsbelastung und die Kosten besser verwalten und so jährlich 1,5 % der externen Rechtsausgaben einsparen.

Die Einblicke, die eine solche Lösung für die Kostenkontrolle bietet, sind für Entscheidungsträger aus der Rechtsabteilung und der IT-Branche sehr attraktiv, die die Verwaltung von Angelegenheiten, die Budgetierung und die Rechnungsstellung zu den wichtigsten Verwendungszwecken von Legal Analytics zählen .

Auch 31 % der Befragten einer Umfrage der Coalition of Technology Resources for Lawyers (CTRL) aus dem Jahr 2018 nutzten ein System zur Verwaltung von Rechtsangelegenheiten, wobei 20 % der Befragten die Einführung eines solchen Systems innerhalb der nächsten 12 Monate planten. Der wichtigste Anwendungsfall für diese Systeme ist die Verwaltung von Rechtsangelegenheiten. 60 % würden es für die "Budgetierung von Ressourcen" verwenden.

Weitere Vorteile der Software für die Verwaltung von Angelegenheiten

Die Vorteile, die Unternehmen durch eine Lösung für die Verwaltung von Rechtsangelegenheiten erzielen können, beschränken sich jedoch nicht auf die Verwaltung der Ausgaben. Hier sind nur einige weitere Beispiele dafür, wie eine erstklassige Software für die Verwaltung von Rechtsangelegenheiten eine Rechtsabteilung eines Unternehmens unterstützen kann:

• Verbesserung der Produktivität der Endbenutzer durch die Integration mit anderen Systemen
• Weniger Zeitaufwand für das Erstellen, Speichern und Nachschlagen von Rechtsdokumenten
• Geringerer Zeitaufwand für die Erstellung von Berichten für Geschäftsanwender
• Digitalisierung und automatische Archivierung von Dokumenten und Prozessdaten
• Automatisierte Benachrichtigungen, die die Anzahl der manuellen E-Mails reduzieren
• Schnellere Datensuche
• Rationalisierte, effizientere Verteilung der Arbeit auf die Ressourcen zur Maximierung der Produktivität
• Verbesserte Zusammenarbeit und Ergebnisse innerhalb des Rechtsteams
• Verbesserte Risikominderung, eingebaut in die besten Angebote
• Verbesserte Sicherheits- und Compliance-Praktiken für den Umgang mit Daten und Dokumenten

Noch mehr Gründe für den Einsatz der besten Software für die Verwaltung von Rechtsangelegenheiten

Weitere Vorteile des Einsatzes von Materieverwaltungssoftware, wie Acuity ELM, sind:

• Nahtlose Integration. Die Software kann nahtlos in Ihre bestehenden Systeme integriert werden, einschließlich:
  • Finanzen
  • HR und Personalverwaltung.
  • Interne Dokumentenverwaltung.
• Datenkonvertierungen: Wenn Sie die historischen Daten Ihres Unternehmens auf Ihre Website laden, können Ihre Teams sofort Trends in den Daten erkennen.
• Verbesserte Effizienz durch Workflows. Die Verfolgung des Erstellungs- und Genehmigungsprozesses in der Rechtsabteilung auf Sach- oder globaler Ebene wird durch konfigurierbare Workflows erleichtert.

Durch die Zentralisierung der Sachbearbeitung gibt eine Sachbearbeitungslösung Ihrem Unternehmen die Werkzeuge an die Hand, die es zur Förderung der Zusammenarbeit und Produktivität im gesamten Unternehmen benötigt.