La Gobernanza, Gestión de Riesgos y Cumplimiento (GRC) es una clase de tecnología compleja que tiene muchas facetas. Una de ellas es la automatización de procesos, un método de codificar las mejores prácticas para no cometer errores graves.
Una agencia gubernamental, responsable de un presupuesto multimillonario para la construcción de carreteras, tenía un problema de GRC considerable. Cada vez que se construía o mantenía una carretera, la agencia tenía que crear lo que denominaba un acuerdo de cooperación, que es un largo contrato que consta de aproximadamente 100 páginas, miles de variables y una lógica empresarial ultracompleja que controla la inclusión/exclusión de bloques lingüísticos. El proceso manual de preparación del documento no sólo llevaba una media de tres meses de trabajo, sino que también era susceptible de errores humanos. Estos errores solían dar lugar a una exposición legal que, en algunos casos, desembocaba en altercados.
El enfoque de GRC que eligió este organismo fue la automatización de procesos, concretamente la transformación de su acuerdo de cooperación en una aplicación de procesos con HotDocs, la plataforma líder para el modelado de procesos complejos de generación de documentos. Ahora, cada vez que la agencia necesita generar un nuevo acuerdo de cooperación, un miembro del personal se conecta al sistema HotDocs, completa la entrevista HotDocs y genera el documento. Con la aplicación de procesos HotDocs, lo que antes llevaba a la agencia tres meses, ahora tarda, de media, unas tres horas.
La agencia no sólo ahorró más del 95% del tiempo que empleaba con el método anterior (con la correspondiente reducción de los gastos de preparación de documentos), sino que las circunstancias legales derivadas de documentos defectuosos prácticamente han desaparecido. La agencia cumple mejor la política interna y la legislación vigente. Como resultado, está menos expuesta a riesgos.
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
