La importancia de la visibilidad y el control en las funciones de cumplimiento normativo
Cuando hablamos de visibilidad y control dentro de un departamento de cumplimiento, se asemejan a las dos caras de una moneda. Una no puede existir sin la otra, y ambas son esenciales para el buen funcionamiento del departamento. Veamos por qué la visibilidad y el control son esenciales en todas las funciones de cumplimiento.
Durante un periodo sin precedentes como el brote de COVID-19, la visibilidad y el control adquieren una importancia aún mayor, ya que hay muchos lugares en los que el cumplimiento de la normativa puede fallar.
Para que resulte más fácil de entender, veámoslo desde el punto de vista de las políticas y los procedimientos, pero la misma perspectiva puede aplicarse también a otros ámbitos.
¿Por qué son importantes la visibilidad y el control?
La visibilidad y el control de las políticas son elementos esenciales para mantener una buena práctica de cumplimiento dentro de una organización, independientemente del departamento o función. En primer lugar, las políticas deben ser visibles sólo cuando sea necesario. Por ejemplo, puede ser necesario impedir que un empleado vea una política concreta porque está restringida al departamento de tesorería. Podría haber políticas confidenciales relacionadas con el comercio que no deberían ser leídas por empleados ajenos al departamento.
En segundo lugar, y lo que es más importante, la versión correcta de la política debe ser visible para el empleado o la parte interesada. No tiene sentido que un empleado pueda leer y cumplir una política que no está actualizada. La elaboración de informes también desempeña un papel fundamental al garantizar que los empleados han leído y reconocido las políticas pertinentes para sus funciones, de acuerdo con las directrices de la empresa.
Así podemos ver cómo la visibilidad y el control están estrechamente relacionados para garantizar que los empleados adecuados leen y cumplen las políticas adecuadas en el momento adecuado.
Algunos ejemplos prácticos
He aquí algunos ejemplos sencillos de cómo la visibilidad y el control, cuando se aplican a una política concreta, pueden ser útiles.
Tomemos por ejemplo la típica "política antisoborno ": todas las organizaciones tienen alguna forma de ella. Los empleados son contratados de buena fe y, en circunstancias normales, nunca aceptarían un soborno. Pero, ¿cómo puede saber la diferencia entre un regalo aceptable que puede ofender a quien lo da si no se recibe y un regalo que puede constituir un soborno? Una visibilidad y un control correctos de la "política antisoborno" pueden ayudar a la organización a saber si el empleado está al corriente de las últimas directrices de la empresa en cuanto a lo que es aceptable o no.
O consideremos la "política de denuncia de irregularidades" que casi todas las empresas tienen de una forma u otra. Aquí vemos el otro extremo del espectro. ¿Podemos afirmar con seguridad que un empleado de una organización actuará y se convertirá en "denunciante" si es necesario? En este caso, queremos que un empleado actúe de una determinada manera. A menos que el empleado confíe en que tiene claras las medidas que debe tomar y el hecho de que está protegido de las repercusiones, todo el sentido de la política ha fracasado.
¿Qué ocurre si falla la visibilidad o el control?
Los ejemplos ilustrados anteriormente se basan en dos políticas aleatorias que he extraído de nuestras propias políticas corporativas. Pero también podemos ampliar nuestra red y examinar ejemplos de la vida real. El sonado escándalo de las emisiones de Volkswagen probablemente podría haberse evitado si hubiera habido visibilidad y controles en relación con una política adecuada de denuncia de irregularidades.
Había muchas posibilidades de que un ingeniero del departamento de pruebas hubiera elevado el caso a la cúpula de la empresa si hubiera tenido conocimiento de la política de "denuncia de irregularidades". Esto ha llevado a preguntarse dónde estaban los "denunciantes" en la empresa en ese momento. Creo que la pregunta más pertinente es si había visibilidad y control suficientes para instaurar una cultura adecuada de denuncia de irregularidades en la organización en el momento del incidente.
¿Cuál es la mejor manera de protegerse contra el fracaso?
No cabe duda de que la tecnología puede facilitar la protección contra los fallos de visibilidad y control en todos los departamentos. Puede facilitar la administración y la elaboración de informes y contribuir a establecer controles más estrictos. Al margen de la tecnología, los jefes de departamento deben estar facultados y responsabilizados para garantizar que sus equipos siguen las políticas y procedimientos adecuados en todo momento.
La responsabilidad no acaba ahí, y los empleados también deben comprender sus funciones y responsabilidades a la hora de seguir y mantener los procedimientos pertinentes en todo momento. Esto sólo puede ocurrir cuando existe una formación adecuada y los empleados tienen acceso a la información pertinente al alcance de la mano. Si tienen que recurrir a una persona cada vez, pueden sentirse incómodos y preferir seguir procedimientos imaginarios a seguir protocolos definidos.
Reflexiones finales
Las organizaciones y los empleados quieren hacer lo correcto. Pero a menudo el problema no está en las personas, sino en la forma de organizar y distribuir la información. Nos guste o no, la visibilidad y el control son elementos esenciales de esta estructura. Por eso, un método bien pensado para proporcionar visibilidad y, al mismo tiempo, controlar la información es la clave del éxito. Esto ayudará en gran medida a una organización a cumplir los requisitos normativos y de conformidad, lo que a su vez libera recursos para que la empresa pueda centrarse y destacar en su actividad principal.
[bctt tweet="La visibilidad y el control liberan recursos para que una organización pueda centrarse y destacar en su actividad principal." via="yes"]
