Die Bedeutung von Sichtbarkeit und Kontrolle innerhalb der Compliance-Funktionen

Wenn wir über Sichtbarkeit und Kontrolle in einer Compliance-Abteilung sprechen, sind sie so etwas wie die zwei Seiten einer Medaille. Die eine kann ohne die andere nicht existieren, und beide Seiten sind für das ordnungsgemäße Funktionieren der Abteilung unerlässlich. Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, warum Sichtbarkeit und Kontrolle in allen Compliance-Funktionen unerlässlich sind.

In einer beispiellosen Periode wie dem COVID-19-Ausbruch werden Sichtbarkeit und Kontrolle noch wichtiger, da es so viele Stellen gibt, an denen die Einhaltung der Vorschriften versagen kann.

Um das Verständnis zu erleichtern, betrachten wir dies durch die Linse der Richtlinien und Verfahren, aber die gleiche Perspektive kann auch auf andere Bereiche angewendet werden.

Warum sind Sichtbarkeit und Kontrolle so wichtig?

Sichtbarkeit und Kontrolle von Richtlinien sind wesentliche Elemente für die Aufrechterhaltung einer guten Compliance-Praxis innerhalb einer Organisation, unabhängig von der Abteilung oder Funktion. Erstens sollten Richtlinien nur dann sichtbar sein , wenn sie benötigt werden. So könnte es beispielsweise erforderlich sein, einem Mitarbeiter die Einsicht in eine bestimmte Richtlinie zu verwehren, weil sie nur der Finanzabteilung zugänglich ist. Es könnte vertrauliche handelsbezogene Richtlinien geben, die von Mitarbeitern außerhalb der Abteilung nicht gelesen werden sollten.

Zweitens, und das ist noch wichtiger, sollte die korrekte Version der Richtlinie für den jeweiligen Mitarbeiter oder Interessenvertreter sichtbar sein. Es hat keinen Sinn, dass ein Mitarbeiter eine veraltete Richtlinie lesen und befolgen kann. Auch das Berichtswesen spielt hier eine wichtige Rolle, indem es sicherstellt, dass die Mitarbeiter die für ihre Aufgaben relevanten Richtlinien gemäß den Unternehmensrichtlinien gelesen und zur Kenntnis genommen haben.

Wir sehen also, dass Sichtbarkeit und Kontrolle eng miteinander verbunden sind, um sicherzustellen, dass die richtigen Mitarbeiter die richtigen Richtlinien zur richtigen Zeit lesen und befolgen.

Einige praktische Beispiele

Hier sind einige einfache Beispiele dafür, wie Sichtbarkeit und Kontrolle, wenn sie auf eine bestimmte Richtlinie angewendet werden, hilfreich sein können.

Nehmen wir zum Beispiel die typische "Anti-Korruptionspolitik " - jede Organisation hat diese in irgendeiner Form. Mitarbeiter werden in gutem Glauben eingestellt und beschäftigt, und unter den üblichen Umständen würde ein Mitarbeiter niemals freiwillig eine Bestechung annehmen. Aber wie soll er/sie den Unterschied zwischen einem akzeptablen Geschenk, das den Geber beleidigen kann, wenn er es nicht annimmt, und einem Geschenk, das als Bestechung angesehen werden kann, erkennen? Eine korrekte Sichtbarkeit und Kontrolle der "Anti-Korruptions-Politik" kann dem Unternehmen dabei helfen, herauszufinden, ob sich der Mitarbeiter der aktuellen Unternehmensrichtlinien in Bezug auf das, was akzeptabel ist oder nicht, bewusst ist.

Oder denken Sie an die "Whisteblower-Politik", die fast jedes Unternehmen in der einen oder anderen Form anwendet. Hier sehen wir das andere Ende des Spektrums. Können wir getrost sagen, dass ein Mitarbeiter in einer Organisation Maßnahmen ergreifen und zum "Whistleblower" werden wird, wenn es nötig ist? Hier wollen wir, dass ein Mitarbeiter auf eine bestimmte Weise tätig wird. Wenn der Mitarbeiter nicht sicher ist, dass er sich über die zu ergreifenden Schritte im Klaren ist und dass er vor Konsequenzen geschützt ist, ist der ganze Sinn der Politik gescheitert.

Was passiert, wenn entweder die Sichtbarkeit oder die Kontrolle versagt?

Die oben dargestellten Beispiele basieren auf zwei zufälligen Richtlinien, die ich aus unseren eigenen Unternehmensrichtlinien entnommen habe. Aber wir können unser Netz noch weiter spannen und uns auch Beispiele aus dem wirklichen Leben ansehen. Der vielbeachtete Abgasskandal bei Volkswagen hätte wahrscheinlich vermieden werden können, wenn es eine transparente und kontrollierte Whistleblowing-Politik gegeben hätte.

Es bestand durchaus die Möglichkeit, dass ein Ingenieur in der Testabteilung die Angelegenheit an die Spitze des Unternehmens hätte bringen können, wenn er/sie die "Whistleblowing"-Politik ausreichend gekannt hätte. Dies hat dazu geführt, dass die Frage aufgeworfen wurde, wo die "Whistleblower" im Unternehmen zu diesem Zeitpunkt waren. Meines Erachtens stellt sich eher die Frage, ob es zum Zeitpunkt des Vorfalls eine angemessene Sichtbarkeit und Kontrolle gab, um eine angemessene Whistleblowing-Kultur in der Organisation zu schaffen.

Wie kann man sich am besten vor einem Ausfall schützen?

Technologie kann sicherlich den Schutz vor mangelnder Transparenz und Kontrolle in allen Abteilungen erleichtern. Sie kann die Verwaltung und Berichterstattung erleichtern und zu strengeren Kontrollen beitragen. Außerhalb der Technologie sollten die Abteilungsleiter befähigt und dafür verantwortlich gemacht werden, dass ihre Teams jederzeit die richtigen Richtlinien und Verfahren befolgen.

Doch damit nicht genug: Auch die einzelnen Mitarbeiter müssen ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten bei der Befolgung und Aufrechterhaltung der einschlägigen Verfahren verstehen. Dies ist nur dann möglich, wenn eine angemessene Schulung stattfindet und die Mitarbeiter Zugang zu den relevanten Informationen haben, die ihnen zur Verfügung stehen. Wenn sie sich jedes Mal an eine Person wenden müssen, fühlen sie sich möglicherweise unwohl und folgen lieber eingebildeten Verfahren als festgelegten Protokollen.

Abschließende Gedanken

Unternehmen und Mitarbeiter wollen das Richtige tun. Aber oft liegt das Problem nicht bei den Menschen, sondern bei der Art und Weise, wie Informationen organisiert und kaskadiert werden. Ob es einem gefällt oder nicht, Sichtbarkeit und Kontrolle sind wesentliche Elemente dieser Struktur. Daher ist eine gut durchdachte Methode zur Gewährleistung der Transparenz und gleichzeitigen Kontrolle der Informationen der Schlüssel zum Erfolg. Dies wird einer Organisation bei der Einhaltung von Vorschriften und Bestimmungen helfen, was wiederum Ressourcen freisetzt, so dass sich das Unternehmen auf sein Kerngeschäft konzentrieren und dieses ausbauen kann.

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