Las interrupciones de la actividad empresarial se producen sin previo aviso, por lo que el peor escenario posible es no estar preparado en absoluto. Un plan de continuidad de la actividad bien definido puede servir de salvavidas y permitir a su organización hacer frente a lo inesperado.
Cuando las noticias sobre huracanes, incendios forestales y terremotos ocupan los titulares, tendemos a pensar en las personas y comunidades afectadas por estos desastres naturales. Pero, ¿con qué frecuencia se piensa en el impacto sobre las empresas?
Septiembre es el Mes Nacional de la Preparación. Así que nos gustaría destacar la importancia de una adecuada preparación ante desastres y continuidad de la actividad empresarial (BCDR) para las empresas.
Definición de continuidad de las actividades
La continuidad de la actividad es un proceso, un plan y unos procedimientos que identifican los riesgos y amenazas potenciales para una organización, estiman el impacto de esos riesgos en las operaciones empresariales y proporcionan el marco para establecer la resistencia y la preparación de la organización.
La gestión de la continuidad de la actividad consolida disciplinas tan críticas como la gestión de incidentes, la notificación de emergencias, la recuperación en caso de catástrofe y la continuidad de la actividad.
El objetivo de un plan sólido de continuidad de negocio es mantener operativos los procesos fundamentales de una empresa durante una catástrofe y reducir el tiempo de inactividad. Un plan de continuidad de negocio puede contemplar diversos escenarios, como catástrofes naturales, incendios forestales, ciberataques o un incidente aislado. Sin embargo, es importante disponer de un esquema general de un plan de acción. Debe incluir a todos los implicados en el proceso de comunicación de crisis y sus responsabilidades durante una crisis.
La continuidad de la actividad es fundamental para empresas de cualquier tamaño. El coste del tiempo de inactividad de una pequeña empresa puede suponer su cierre definitivo. Una empresa más grande no solo tendrá que hacer frente a elevadas facturas, sino también a daños en su reputación.
Continuidad de negocio frente a recuperación ante desastres: Comprender la diferencia
La recuperación en caso de catástrofe es una subdivisión de la continuidad de la actividad. Si esta última se centra más en la preparación y la creación de resiliencia, la planificación de la recuperación de catástrofes tiene por objeto mitigar los procesos posteriores al fallo y restablecer las operaciones lo antes posible tras una interrupción. La recuperación de catástrofes puede implicar la gestión de varios elementos, como la recuperación física y de datos.
4 pasos para planificar la continuidad de la actividad
La planificación de la continuidad de la actividad es un proceso continuo que puede implicar a distintos departamentos en el diseño de un plan para hacer frente a cualquier crisis potencial. Hay varios pasos que pueden ayudar a crear un plan sólido de continuidad de la actividad.
1. Evaluar y priorizar las amenazas potenciales para una empresa
Como fase inicial de la elaboración de un plan de preparación ante catástrofes para su empresa, debe identificar qué situaciones o acontecimientos suponen un mayor riesgo para ella. Cada situación puede suponer una amenaza distinta para la continuidad de tu empresa, pero todas pueden paralizar tus procesos.
¿Dispone de protección segura contra ciberataques? ¿Saben usted y sus empleados qué hacer si se produce una situación de tirador activo en su oficina? ¿Quién es responsable de la comunicación durante una emergencia?
Seguir los pasos de un sencillo plan de evaluación de riesgos puede ayudarle a identificar la probabilidad de una determinada amenaza y su impacto en su empresa.
2. Creación de un plan de preparación ante catástrofes
La mejor manera de crear un plan fiable y organizado es contar con una persona designada para esta tarea. Esta persona será responsable de diseñar dicho plan, pero usted, como propietario de la empresa, debe especificar qué debe incluirse en él. Considere la posibilidad de plantearse las siguientes preguntas cuando asigne una tarea importante.
- ¿Necesita su especialista en continuidad de negocio un equipo de apoyo?
Resulta útil contar con un equipo que trabaje para garantizar la continuidad de la actividad cuando se trata de grandes empresas con distintos departamentos. Cada departamento tiene sus propios procesos y normativas; por eso es crucial eliminar las conjeturas y que alguien de cada equipo represente sus intereses. Además, si trata a diario con vendedores o proveedores y los considera cruciales para sus operaciones, también deben estar representados en su equipo de preparación ante catástrofes. - ¿Cuál es el alcance de su plan?
Un buen plan de preparación ante catástrofes tiene por objeto garantizar la seguridad de los empleados, la estabilidad del lugar de trabajo y la continuidad de los procesos de trabajo. Definir el alcance de su plan ayudará a todos los implicados a mantener la concentración. Los elementos básicos de un plan son:
- Un plan de evacuación.
- Plan de comunicación de crisis, con información detallada sobre los contactos de emergencia.
- Quién es responsable de apagar todos los equipos o de realizar otras funciones finales esenciales.
- Otras instrucciones especiales
3. Implantación de un plan de continuidad de las actividades y formación de los trabajadores
Una vez redactado, su coordinador de continuidad de negocio/recuperación tras catástrofe, el equipo y usted deben aprobar el plan. Sin embargo, su participación no termina aquí. Contrariamente a la creencia generalizada sobre lo que es un plan de recuperación en caso de catástrofe, no está pensado para acumular polvo en una estantería. En cuanto el plan esté completo, tendrá muchos elementos de acción. El objetivo es determinar qué se puede hacer ahora, antes de que se produzca una crisis.
Entre los ejemplos se encuentran algunos de los siguientes materiales:
- Plan de comunicación de emergencia
- Kit de emergencia
- Ejercicios de formación y ensayo, como ejercicios teóricos
Todos sus empleados deben recibir formación sobre cómo evacuar el edificio, dónde obtener información en caso de emergencia o interrupción de la actividad y cómo acceder a información general sobre seguridad. Su equipo de continuidad de la actividad debe recibir formación sobre sus funciones y responsabilidades descritas en un plan. Lo mismo cabe decir de su equipo de comunicación de crisis, que debe estar plenamente capacitado para elaborar mensajes específicos para distintas situaciones.
4. Perfeccionamiento y prueba de un plan de continuidad de las actividades
Ningún plan, por exhaustivo que sea, sirve de nada si no se revisa y actualiza periódicamente. Su empresa es una entidad en continua evolución, por lo que su plan de preparación ante catástrofes debe adaptarse a las necesidades de su empresa en cada momento.
Es importante recordar que la cuestión no es si ocurrirá algo inesperado, sino cuándo ocurrirá. Invierta en diseñar su propio plan de preparación ante catástrofes por el bien de la longevidad de su empresa.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Preparis Business Continuity Software. En octubre de 2024, Mitratech adquirió Preparis, un proveedor líder de soluciones de planificación de continuidad de negocio y respuesta a emergencias. El contenido ha sido actualizado para reflejar la oferta ampliada de productos de Mitratech, los avances de la industria y los desarrollos regulatorios.
