Les interruptions d'activité surviennent sans prévenir, et le pire scénario serait de ne pas y être préparé. Un plan de continuité des activités bien défini peut constituer une bouée de sauvetage et permettre à votre organisation de faire face à l'imprévu.
Lorsque les ouragans, les incendies de forêt et les tremblements de terre font la une des journaux, nous avons tendance à penser aux personnes et aux communautés touchées par ces catastrophes naturelles. Mais combien de fois pensons-nous à leur impact sur les entreprises ?
Septembre est le mois national de la préparation. Nous souhaitons donc souligner l'importance d'une bonne préparation aux catastrophes et de la continuité des activités (BCDR) pour les entreprises.
Définition de la continuité des activités
La continuité des activités est un processus, un plan et des procédures qui identifient les risques et menaces potentiels pour une organisation, évaluent l'impact de ces risques sur les opérations commerciales et fournissent le cadre nécessaire pour établir la résilience et la préparation de l'organisation.
La gestion de la continuité des activités regroupe des disciplines essentielles telles que la gestion des incidents, la notification d'urgence, la reprise après sinistre et la continuité des activités.
L'objectif d'un plan de continuité des activités solide est de maintenir les processus fondamentaux d'une entreprise opérationnels en cas de catastrophe et de réduire les temps d'arrêt. Un plan de continuité des activités peut envisager divers scénarios, tels que des catastrophes naturelles, des incendies de forêt, des cyberattaques ou un incident isolé. Cependant, il est important de disposer d'un plan d'action général. Celui-ci doit inclure toutes les personnes impliquées dans le processus de communication de crise et leurs responsabilités en cas de crise.
La continuité des activités est essentielle pour les entreprises de toutes tailles. Le coût d'une interruption d'activité peut entraîner la fermeture définitive d'une petite entreprise. Une grande entreprise devra non seulement faire face à des factures élevées, mais aussi gérer l'atteinte à sa réputation.
Continuité des activités et reprise après sinistre : comprendre la différence
La reprise après sinistre est une sous-catégorie de la continuité des activités. Si cette dernière se concentre davantage sur la préparation et le renforcement de la résilience, la planification de la reprise après sinistre vise à atténuer les processus post-défaillance et à rétablir les opérations aussi rapidement que possible après une perturbation. La reprise après sinistre peut impliquer la gestion de divers éléments, tels que la récupération des données et la remise en état des installations physiques.
4 étapes pour planifier la continuité des activités
La planification de la continuité des activités est un processus continu qui peut impliquer différents services dans la conception d'un plan visant à faire face à toute crise potentielle. Plusieurs étapes peuvent aider à créer un plan de continuité des activités solide.
1. Évaluer et hiérarchiser les menaces potentielles pour une entreprise
La première étape dans l'élaboration d'un plan de préparation aux catastrophes pour votre entreprise consiste à identifier les situations ou les événements qui présentent le plus de risques pour celle-ci. Différents scénarios peuvent représenter différentes menaces pour la continuité de vos activités, mais tous peuvent paralyser vos processus.
Disposez-vous d'une protection sécurisée contre les cyberattaques ? Savez-vous, vous et vos employés, comment réagir en cas de fusillade dans vos locaux ? Qui est responsable de la communication en cas d'urgence ?
Suivre les étapes d'un plan simple d'évaluation des risques peut vous aider à identifier la probabilité d'une menace donnée et son impact sur votre entreprise.
2. Élaboration d'un plan de préparation aux catastrophes
La meilleure façon d'élaborer un plan fiable et organisé est de désigner une personne chargée de cette tâche. Cette personne sera responsable de la conception d'un tel plan, mais c'est à vous, en tant que chef d'entreprise, de préciser ce qu'il doit contenir. Pensez à poser les questions suivantes lorsque vous confiez une tâche importante.
- Votre spécialiste en continuité des activités a-t-il besoin d'une équipe de soutien ?
Il est utile de disposer d'une équipe chargée d'assurer la continuité des activités dans les grandes entreprises comportant différents départements. Chaque département a ses propres processus et réglementations ; c'est pourquoi il est essentiel d'éliminer les conjectures et de faire en sorte qu'un membre de chaque équipe représente ses intérêts. De plus, si vous traitez quotidiennement avec des fournisseurs ou des prestataires que vous considérez comme essentiels à vos activités, ceux-ci devraient également être représentés au sein de votre équipe de préparation aux catastrophes. - Quelle est la portée de votre plan ?
Un bon plan de préparation aux catastrophes vise à garantir la sécurité de vos employés, la stabilité de votre lieu de travail et la continuité de vos processus de travail. Définir la portée de votre plan aidera toutes les personnes impliquées à rester concentrées. Les éléments fondamentaux d'un plan comprennent :
- Un plan d'évacuation.
- Plan de communication de crise, détaillant les coordonnées des personnes à contacter en cas d'urgence.
- Qui est responsable de l'arrêt de tous les équipements ou de l'exécution d'autres fonctions finales essentielles ?
- Autres instructions particulières
3. Mise en œuvre d'un plan de continuité des activités et formation du personnel
Une fois rédigé, votre coordinateur de la continuité des activités/reprise après sinistre, l'équipe et vous-même devez approuver le plan. Cependant, votre implication ne s'arrête pas là. Contrairement à ce que l'on croit généralement, un plan de reprise après sinistre n'est pas destiné à prendre la poussière sur une étagère. Dès que le plan est terminé, vous avez de nombreuses mesures à prendre. L'objectif est d'identifier ce qui peut être fait dès maintenant, avant qu'une crise ne survienne.
Parmi les exemples, on peut citer certains des matériaux suivants :
- Plan de communication d'urgence
- Trousse d'urgence
- Exercices de formation et de test, tels que des exercices sur table
Tous vos employés doivent être formés à la manière d'évacuer le bâtiment, aux endroits où obtenir des informations en cas d'urgence ou d'interruption des activités, et à la manière d'accéder aux informations générales relatives à la sécurité. Votre équipe chargée de la continuité des activités doit être formée à ses rôles et responsabilités tels que décrits dans un plan. Il en va de même pour votre équipe chargée de la communication de crise, qui doit être parfaitement formée pour élaborer des messages spécifiques adaptés à différentes situations.
4. Perfectionnement et mise à l'essai d'un plan de continuité des activités
Aucun plan, aussi complet soit-il, n'a de valeur s'il n'est pas régulièrement revu et mis à jour. Votre entreprise est une entité en constante évolution, votre plan de préparation aux catastrophes doit donc s'adapter aux besoins de votre entreprise à chaque étape.
Il est important de garder à l'esprit que la question n'est pas de savoir si, mais quand l'imprévu va se produire. Investissez dans l'élaboration de votre propre plan de préparation aux catastrophes afin d'assurer la pérennité de votre entreprise.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Preparis Business Continuity Software. En octobre 2024, Mitratech a acquis Preparis, un fournisseur de premier plan de solutions de planification de la continuité des activités et d'intervention d'urgence. Le contenu a été mis à jour pour refléter les offres de produits élargies de Mitratech, les progrès de l'industrie et les développements réglementaires.
