En la banca digital, las hojas de cálculo siguen siendo una herramienta imprescindible (y un riesgo)

Con estas potentes y seguras herramientas digitales al alcance de la mano, cabría pensar que los altos directivos, analistas y gestores de riesgos tomarían decisiones y las ejecutarían con sólo pasar un dedo por su smartphone.

Esa es la realidad para una pequeña minoría. La realidad para la mayoría de las personas que trabajan en la banca y los servicios financieros es menos glamurosa si la imagen que pinta un reciente artículo publicado en The Banker es exacta.

En lugar de un mundo de lagos de datos perfectamente integrados, herramientas de apoyo a la toma de decisiones basadas en IA y flujos de trabajo automatizados, la realidad es más prosaica. En su lugar, muchas personas que trabajan en servicios bancarios echan mano regularmente de la hoja de cálculo Excel, una herramienta que apareció por primera vez hace 40 años, para resolver problemas empresariales. Los empleados suelen utilizar Excel cuando crean aplicaciones de computación de usuario final (EUC), es decir, aplicaciones empresariales creadas por los usuarios en lugar de por la función de TI corporativa.

Para ilustrarlo, el artículo hace referencia a un estudio del sector que destaca que el 80% de los procesos de previsión de tesorería en banca utilizan Excel de una forma u otra. La previsión de tesorería es un elemento clave en la gestión de la liquidez de los bancos y es esencial para mantener la confianza del mercado y la rentabilidad. Y los bancos siguen utilizando Excel para llevarla a cabo.

Para ser justos con los bancos, el uso de Excel refleja cómo muchos de esos procesos digitales -aunque ofrecen una agilidad empresarial significativa- simplemente no son lo suficientemente ágiles. Planificar, desarrollar, probar y aprobar los cambios en las aplicaciones por parte de la función corporativa de TI puede llevar demasiado tiempo. Las hojas de cálculo, por el contrario, son flexibles, se despliegan en todos los ordenadores portátiles y de sobremesa de la empresa, y los conocimientos están ampliamente disponibles para obtener resultados con rapidez.

Pero esta flexibilidad tiene un coste.

Cómo gestionar sus hojas de cálculo

El primer paso es crear un inventario centralizado. Esto proporcionará la base para gestionar las hojas de cálculo críticas en los procesos de misión crítica. Esta capacidad permite a los gestores supervisar de forma proactiva la política de riesgos de las hojas de cálculo, así como proporcionar un repositorio de documentos que ayude al proceso de gestión de documentos que los reguladores esperan ver.

La siguiente fase es el descubrimientodonde se identifican las hojas de cálculo de misión crítica a partir del vasto patrimonio de hojas de cálculo que se encuentra en cualquier institución financiera. Estas hojas de cálculo deben encontrarse en ordenadores personales y portátiles, así como en archivos compartidos, entornos SharePoint y entornos de computación en nube. También es necesario capturar los enlaces a estas hojas de cálculo, ya sea a otras hojas de cálculo o a otras fuentes de datos, tanto ascendentes como descendentes.

La última fase consiste en implantar una capacidad de gestión proactiva. De este modo, se detectan los problemas relacionados con la falta de datos, los errores y los enlaces rotos, de modo que puedan detectarse antes de que tengan un impacto material en la empresa. Esta capacidad también permite supervisar los cambios por usuario y aprobador, de modo que exista una pista de auditoría que garantice la transparencia que se espera de las instituciones.

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