Adopción de tecnología jurídica: Perspectivas de 3 líderes de operaciones jurídicas
La adopción de la tecnología jurídica es un mundo nuevo para muchos departamentos jurídicos. Qué lecciones podemos aprender de los que ya han dado el paso?
Los anfitriones de Mitratech, Steven O'Donnell, Jefe de Marketing de Producto - Operaciones Legales, Brian McGovern, Director General de Automatización de Flujos de Trabajo, y Matt Rygler, Director de Cuentas Estratégicas Globales para ELM en EMEA, tuvieron el placer de sentarse en una mesa redonda (virtualmente) interactiva, La Comunidad que Co-Innova - Una Mesa Redonda de Operaciones Legales, con un panel de expertos sobre el potencial (y las posibles dificultades) que conlleva la adopción de tecnología legal.
Rachita Maker dirige las operaciones jurídicas y el cumplimiento de la normativa en el gigante mundial Tata Communications; Ian Waterworth es Director de Programas y Cambio en Standard Chartered Bank, y Libbie Evans es Vicepresidenta Asociada de Gestión del Conocimiento en TD Bank.
Nos hicieron muchas preguntas y tratamos diversos temas, desde la elección de la herramienta de automatización de flujos de trabajo adecuada hasta la adopción de la tecnología y los retos a los que se enfrenta. Aquí tienes un adelanto de lo que se trató, pero sintoniza el vídeo completo para ver algunas ideas reveladoras y experiencias compartidas de estos líderes de operaciones legales.
Sobre la automatización de los flujos de trabajo
Brian McGovern: ¿Cómo se le ocurrió el objetivo de modernizar la tecnología jurídica y cómo piensa desarrollar su hoja de ruta y su plan, especialmente en torno a la automatización del flujo de trabajo?
Rachita Maker: Cuando me incorporé, el mandato que me dio mi Director General era claro y sencillo: hacer que el departamento jurídico estuviera a la última. Sin presiones.
Pensé que lo mejor era automatizar los flujos de trabajo y examinar algunos de los procesos manuales que llevan mucho tiempo y pueden automatizarse fácilmente. Con algunos de los otros procesos, hay que involucrar a muchas partes interesadas, conseguir la aprobación de diferentes personas de la organización, y eso lleva mucho más tiempo.
Brian McGovern: Entonces, ¿cuáles eran las cosas clave que quería de una herramienta de automatización de flujo de trabajo? ¿Cuáles fueron sus criterios de selección y qué aprendieron en ese proceso?
Rachita Maker: Uno de los puntos clave que me convenció fue la posibilidad de controlar la herramienta de automatización del flujo de trabajo sin tener que depender de un proveedor externo, de mis equipos informáticos internos ni de nadie. Mi equipo es multidisciplinar: tengo abogados, expertos en procesos, técnicos, analistas de datos... Para mí era muy importante poder cambiar las cosas rápidamente y controlar la herramienta.
El hecho de que mi equipo pueda entrar, construir formularios, crear flujos de trabajo, y que el 80-85% del trabajo lo pueda hacer fácilmente una persona que no tenga experiencia en codificación... Esa fue la clave. Esa fue la clave.
Por supuesto, la flexibilidad de la herramienta de automatización era el otro aspecto: nos hacíamos preguntas como: ¿con qué facilidad podemos examinar nuestros procesos? ¿Y cómo se adapta a los distintos procesos?
Los abogados y la adopción de tecnología jurídica
Libbie Evans: Creo que a los abogados a veces les falta confianza en el funcionamiento de la tecnología y creen que, al final, son responsables de lo que se les entrega, y si la tecnología no funciona, su trabajo es aún más difícil. Así que si no confían en la herramienta desde el principio, es posible que digan "mira, voy a hacerlo yo mismo y va a ser más fácil y seguro para mí". Por eso es importante no darles herramientas que no funcionan. O, al menos, acompañarles, porque, por supuesto, nada es perfecto, pero al menos acompañarles.
Ian Waterworth: Estoy de acuerdo, tienes toda la razón, creo que sabes que no va a ser perfecto al principio. Y en mi experiencia, hay muchas cosas en la tecnología que no se utilizan, o se infrautilizan, al principio. Así que al principio sólo se utiliza una pequeña parte de los beneficios esperados.
Creo que mucha gente tiene la idea de que va a cambiarlo todo y que será perfecto el primer día, pero la verdad es que muchas veces no es así y necesita tiempo para evolucionar.
También es importante no olvidar a los usuarios, no dejarlos de lado porque puede convertirse rápidamente en una fuente de frustración y empezar a desanimar a la gente. Hay que dejar tiempo en la hoja de ruta de la estrategia para poder atender esas cuestiones o problemas candentes que la gente cree que hay que resolver.
Después de lanzar el producto, no puedes ceñirte a tu hoja de ruta... ir viento en popa y olvidarte de los demás. Tienes que dedicarles tiempo, asegurarte de que te acompañan. Si hay cosas que son importantes para ellos, las abordas, y poco a poco construyes esa confianza y ese viaje con ellos.
También es importante no olvidarse de los usuarios, no dejarlos de lado porque puede ser algo que se convierta rápidamente en una fuente de frustración.
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