Ya hemos comentado en otras ocasiones el trabajo pionero que NetApp está realizando en la transformación de operaciones jurídicas. No es muy sorprendente que la prensa jurídica haya reconocido lo mismo. ¿En esta ocasión? TAP recibe una mención especial por ayudar a hacerlo realidad.
Corporate Counsel ha publicado un extenso perfil de NetApp, en el que destaca cómo han extendido la transformación de Legal Ops fuera de su propio departamento, e incluso más allá de los límites de la empresa.
¿Una de las mejores cosas de la historia? Que comienza con una cita de una de nuestras personas favoritas en NetApp, Emily Teuben, que ofrece su punto de vista sobre cómo un equipo jurídico debe adoptar la tecnología para impulsar la transformación de las operaciones jurídicas:
"Sólo empieza".
Pero no se trata de saltar antes de mirar. Podemos dar fe de ello: NetApp pasó por un largo y riguroso proceso de evaluación antes de decidir que TAP era la solución de automatización de flujos de trabajo jurídicos que se ajustaba a sus planes.
Pero, como explica Emily en el artículo, demasiada cautela puede hacer que el departamento de Operaciones Jurídicas se quede cada vez más rezagado a la hora de utilizar nuevas herramientas e impulsar cambios positivos.
"Mucha gente en otros departamentos jurídicos tiene miedo de avanzar en algo, o piensan que necesitan trazar completamente el 100% de su proceso antes de la mudanza", dice a Corporate Counsel. "Agarra cualquier cosa. Encuentra algo y avanza en ello".
Declarar "una guerra al papel"
El impulso de NetApp se remonta al momento en que Matthew Fawcett se incorporó como Consejero General. Un día, "entraba en el departamento jurídico y se encontraba con pilas de contratos de un metro de alto para enviar a Ámsterdam".
El exceso de papel era derrochador y costoso, lo sabía, y contribuía a grandes retrasos en la elaboración, entrega y aprobación de contratos internacionales, lo que reducía los ingresos. Su departamento "declaró esencialmente la guerra al papel", afirma Matthew Fawcett, y parte de la estrategia consistió en contratar a Connie Brenton para crear y dirigir un equipo de Operaciones Jurídicas centrado en la tecnología.
La automatización del flujo de trabajo jurídico fue clave para ello. Corporate Counsel explica cómo TAP se puso a trabajar para agilizar procesos como los que garantizan el cumplimiento del nuevo Reglamento General de Protección de Datos de la UE:
El departamento también utilizó TAP para facilitar el cumplimiento del artículo 30 del GDPR, que dice que los responsables del tratamiento de datos "mantendrán un registro de las actividades de tratamiento." El equipo creó un formulario de entrada que captura información sobre todos los controladores y procesadores de datos existentes de la empresa, estableciendo una recopilación de información sobre qué datos se almacenan, dónde y durante cuánto tiempo.
Extender la transformación de las operaciones jurídicas... ¿a todas partes?
El equipo de operaciones jurídicas de Connie ha trabajado posteriormente con otros departamentos de NetApp para identificar casos de uso del flujo de trabajo de TAP, y Emily incluso forma a otros equipos ibn cómo utilizar TAP. "El departamento jurídico se encuentra en una posición única en la que colaboramos con toda la empresa", explica a Corporate Counsel. "Cuando el departamento jurídico se reúne con RR.HH. o ingeniería y oye hablar de un proceso y cree que puede ser un buen caso de uso, me pone en contacto con ese equipo, que colabora conmigo en la formación".
¿Algunas de estas conversiones recientes de TAP en NetApp? Emily trabajó con el departamento de ventas y marketing en la creación de un flujo de trabajo de evaluación de riesgos y diligencia debida para partners. TAP les permitió diseñar un cuestionario electrónico que les permitía clasificar a los socios potenciales en función del riesgo y, a continuación, enviar los cuestionarios a la persona adecuada para realizar la diligencia debida.
Cuando el departamento de ventas de NetApp cambió a una plataforma que habría requerido que los formularios de autorización se puntuaran manualmente, Legal Ops creó un flujo de trabajo TAP con puntuación automatizada en menos de una semana, ahorrando más de cien costosas horas de trabajo.
Abrir nuevas fronteras es más fácil que nunca
Hay mucho más en el artículo, y aunque es muy generoso sobre TAP y lo que podemos ofrecer, es sobre todo un testimonio de cómo un equipo como el de NetApp puede tomar la iniciativa, impulsar la innovación y ofrecer una transformación de las operaciones jurídicas capaz de repercutir en toda una empresa.
¿Qué pasa con los pioneros? Cuando abren una frontera, facilitan que otros sigan el mismo camino. Ahora que TAP está integrado en la plataforma TeamConnect ELM de Mitratech, es aún más sencillo para los equipos de operaciones jurídicas seguir el ejemplo de NetApp. ¿Cómo? Introduciendo la eficiencia, precisión y aceleración de la automatización del flujo de trabajo jurídico en todos los rincones de sus organizaciones.
Cuando se dispone de la solución adecuada, no hay razón para posponer la transformación de las operaciones jurídicas. Como concluye Connie Brenton: "Hay que empezar. Eso es lo más difícil. Empezar. Y una vez que empiezas, empieza a autoperpetuarse".
