Nous avons déjà commenté le travail de pionnier effectué par NetApp dans le domaine de la transformation des opérations juridiques. Il n'est pas très surprenant que la presse juridique ait reconnu la même chose. Cette fois-ci ? Le TAP reçoit une mention spéciale pour avoir contribué à sa réalisation.
Corporate Counsel a publié un long profil de NetApp, soulignant comment la société a étendu la transformation des opérations juridiques au-delà de son propre département, et même au-delà des frontières de l'entreprise.
L'un des aspects les plus intéressants de l'article ? Il commence par une citation de l'une de nos personnes préférées chez NetApp, Emily Teuben, qui donne son point de vue sur la manière dont une équipe juridique devrait s'approprier la technologie pour conduire la transformation des opérations juridiques :
"Commencez".
Mais il ne s'agit pas de sauter avant de regarder. Nous pouvons en témoigner : NetApp a suivi un processus d'évaluation long et rigoureux avant de décider que TAP était la solution d'automatisation du flux de travail juridique qui convenait à ses projets.
Mais comme l'explique Emily dans l'article, un excès de prudence peut faire prendre du retard aux Opérations juridiques lorsqu'il s'agit d'utiliser de nouveaux outils et de susciter des changements positifs.
"Beaucoup de gens dans d'autres services juridiques ont peur d'aller de l'avant, ou pensent qu'ils ont besoin d'une cartographie complète de leur processus avant le déménagement", dit-elle à Corporate Counsel. "Prenez n'importe quoi. Trouvez quelque chose et allez de l'avant.
Déclarer une "guerre du papier"
L'impulsion donnée à NetApp remonte à l'arrivée de Matthew Fawcett en tant que directeur juridique. Un jour, il est entré au service juridique pour y trouver des piles de contrats d'un mètre de haut à envoyer à Amsterdam.
Il savait que cette surabondance de papier était source de gaspillage et de coûts, et qu'elle contribuait à allonger les délais de production, de livraison et d'approbation des contrats internationaux, ce qui réduisait les recettes. Son département a alors "essentiellement déclaré la guerre au papier", explique Matthew Fawcett, et une partie de la stratégie a consisté à embaucher Connie Brenton pour mettre en place et diriger une équipe d'opérations juridiques axée sur la technologie.
L'automatisation du flux de travail juridique en a été la clé. Corporate Counsel explique comment TAP a été mis à contribution pour rationaliser des processus tels que ceux garantissant la conformité avec le nouveau règlement général sur la protection des données de l'UE :
Le département a également utilisé TAP pour faciliter la conformité avec l'article 30 du GDPR, qui stipule que les responsables du traitement des données "tiennent un registre des activités de traitement". L'équipe a créé un formulaire d'admission qui recueille des informations sur tous les responsables du traitement des données et les sous-traitants existants de l'entreprise, établissant une collecte d'informations sur les données stockées, où et pendant combien de temps.
Étendre la transformation des opérations juridiques...partout ?
L'équipe Legal Ops de Connie a ensuite travaillé avec d'autres départements de NetApp pour identifier les cas d'utilisation du flux de travail TAP, et Emily forme même d'autres équipes à l'utilisation de TAP. "Le service juridique occupe une position unique qui lui permet de collaborer avec l'ensemble de l'entreprise", explique-t-elle à Corporate Counsel. "Lorsque le service juridique rencontre les RH ou l'ingénierie, qu'il entend parler d'un processus et qu'il pense qu'il pourrait s'agir d'un bon cas d'utilisation, il me met en contact avec l'équipe concernée, qui travaille avec moi sur la formation.
Quelques-uns de ces récents convertis au TAP chez NetApp ? Emily a travaillé avec le service des ventes et du marketing pour élaborer un processus d'évaluation des risques et de diligence raisonnable pour les partenaires. TAP leur a permis de concevoir un questionnaire électronique leur permettant de classer les partenaires potentiels en fonction des risques, puis d'acheminer les questionnaires à la personne appropriée pour effectuer la diligence raisonnable.
Lorsque le service des ventes de NetApp est passé à une plate-forme qui aurait exigé que les formulaires d'autorisation soient évalués manuellement, Legal Ops a mis en place un flux de travail TAP avec évaluation automatisée en moins d'une semaine, économisant ainsi plus d'une centaine d'heures de travail coûteuses.
Il est plus facile que jamais d'ouvrir de nouvelles frontières
L 'article contient bien d'autres choses, et bien qu'il soit très généreux au sujet du TAP et de ce que nous pouvons apporter, il témoigne surtout de la façon dont une équipe comme celle de NetApp peut saisir l'initiative, stimuler l'innovation et réaliser une transformation des opérations juridiques capable d'avoir un impact sur l'ensemble d'une entreprise.
Qu'est-ce qui caractérise les pionniers ? Lorsqu'ils ouvrent une frontière, ils facilitent la tâche à ceux qui veulent suivre la même voie. Maintenant que TAP est intégré à la plateforme TeamConnect ELM de Mitratech, il est encore plus simple pour les équipes d'exploitation juridique de suivre l'exemple de NetApp. Comment ? En introduisant l'efficacité, la précision et l'accélération de l'automatisation du flux de travail juridique à tous les niveaux de leur organisation.
Lorsque vous avez la bonne solution en main, il n'y a aucune raison de remettre à plus tard la transformation des opérations juridiques. Comme le conclut Connie Brenton, "il faut commencer. C'est le plus difficile. Commencer. Et une fois que vous avez commencé, cela commence à se perpétuer".
